3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng nhất hiện nay
Cách ký hợp đồng điện tử nào thông dụng được sử dụng phố biến tại các doanh nghiệp? Đối với doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử lần đầu sẽ không tránh khỏi những băn khoăn này. Dưới dây là chia sẻ về 3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng.
3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng hiện nay.
1. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)
Khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng điện tử thường sử dụng chữ ký số (đây là phương pháp ký điện tử an toàn có tính bảo mật và chính xác cao nhất) để ký.
1.1 Chữ ký số (Token)
Chữ ký số Token (còn gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/cá nhân. Đặc trưng của USB Token là có tính riêng biệt, không giống nhau giữa các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân.
Token gồm có:
- Phần cứng - giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
- Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.
Token được dùng để ký số trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.
1.2 Cách ký như sau hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Đầu tiên doanh nghiệp cần mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp uy tín (chữ ký số phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể sử dụng Thai Son Token được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Bước 1: Cài đặt thiết bị
Cắm thiết bị Token vào PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm.
Bước 2: Đổi mật khẩu (nếu là lần đầu sử dụng)
Sau khi cài đặt xong, phần mềm Thai Son Token sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu theo điều hướng của hệ thống.
Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm.
Để ký được hợp đồng lần lượt thực hiện các thao tác sau:
=> Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF
=> Chọn Protect với chức năng Sign&Certify, chọn tiếp Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.
=> Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.
=> Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.
-
Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);
-
Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu chữ ký bằng cách tại: Appearance Type chọn Create New Style. Sau đó sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký đẹp theo mong muốn.
=> Nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số sau đó chọn Save.
=> Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mã pin để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.
=> Mã pin được nhập chính xác phần mềm sẽ ký số vào văn bản, thông tin của doanh nghiệp/đơn vị xuất hiện ngay tại nơi các bạn đã chọn sẽ ký và hoàn tất quá trình ký.
Sau khi hoàn tất người ký có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản. Chữ số token còn được chứng thực, là chữ ký số có giá trị pháp lý cao, an toàn và có tính bảo mật cao nhất trong tất cả các chữ ký.
2. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan thường được áp dụng đối với trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao. Trên thực tế chữ ký scan là chữ ký hình ảnh, mà Pháp luật Việt Nam lại chưa quy định cụ thể đây có phải là một loại chữ ký điện tử hay không. Nhưng trường hợp giao dịch đó đáp ứng các điều kiện của giao dịch có hiệu lực thì cũng không thể loại trừ hiệu lực của văn bản, giao dịch được ký bằng chữ ký scan.
Ký hợp đồng bằng chữ ký scan.
Các bước ký chữ ký scan như sau:
- Bước 1: Các bên thực hiện ký hợp đồng bằng tay, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh hoặc PDF.
- Bước 2: Sử dụng chữ ký để giao kết cho bất cứ giao dịch hợp đồng nào, có giá trị tương tự như 1 chữ ký tay.
Hiện việc ký bằng chữ ký scan thông thường chỉ áp dụng đối với trường hợp đơn vị, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ mang tính chất xác nhận. Người thực hiện ký chữ ký scan thông thường là khách hàng.
3. Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh
Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh cũng tương tự như chữ ký scan. Chữ ký hình ảnh được dùng trong trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao.
Chữ ký hình ảnh thường được thực hiện qua 2 bước như sau:
- Bước 1: Người thực hiện hợp đồng sẽ ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký ảnh.
- Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được thực hiện theo các thủ tục và có giá trị chữ ký như ký tay.
Bên cạnh đó, ở các thiết bị thông minh như điện thoại, ipad, laptop cảm ứng… khách hàng ký hợp đồng còn có thể ký trực tiếp lên thiết bị. Chữ ký ảnh được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng
Như vậy, việc ký hợp đồng điện tử có thể được thực hiện bằng nhiều cách. Tuy nhiên để đảm bảo tính pháp lý thì ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số được chứng thực là phương pháp ký đảm bảo an toàn và có giá trị pháp lý cao nhất.
Các tin tức liên quan:
Vi phạm hợp đồng dân sự có thể khiến các bên phải chịu rủi ro về tài chính. Trong đó mức phạt hành vi vi phạm theo thỏa thuận và tuân thủ luật liên quan.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý Doanh nghiệp, Quý Đối tác về thời gian nghỉ Tết Nguyên đán 2023 và kế hoạch hỗ trợ khách hàng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn ra mắt khấu trừ thuế TNCN điện tử ECN hỗ trợ nghiệp vụ kê khai thuế TNCN theo quy định bắt buộc, đơn giản và điện tử hóa hoàn toàn các nghiệp vụ về thuế TNCN.
Ký hợp đồng là hình thức đảm bảo cho các thỏa thuận được thực hiện trên cơ sở Pháp lý. Tuy nhiên khi ký hợp đồng cần tuân thủ những nguyên tắc nhất định
Tìm hiểu vi phạm hợp đồng là gì? Trong Luật thương mại 2015 đã đưa ra khái niệm về vi phạm hợp đồng tuy nhiên chỉ áp dụng trong lĩnh vực thương mại.
Khái niệm về hợp đồng được quy định trong Bộ Luật dân sự 2015 và khác với hợp đồng điện tử. Hợp đồng bao gồm nhiều loại trong đó có hợp đồng điện tử.
Hợp đồng kinh tế thường được giao kết giữa các bên trong đó một bên là thương nhân nhằm xác lập các mối quan hệ trao đổi lợi ích từ việc mua bán, trao đổi hàng hóa.
Hợp đồng vô hiệu là việc hợp đồng không có giá trị pháp lý, xảy ra ở rất nhiều giao dịch mua bán, hợp tác kinh doanh. Hợp đồng vô hiệu tiềm ẩn rủi ro lớn.
Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bài toán chi phí được giải quyết dễ dàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Luật hợp đồng điện tử tại Việt Nam như thế nào? khi thực hiện giao kết các bên cần phải đặc biệt chú ý để không xảy ra sai sót dẫn đến hợp đồng vô hiệu.
Làm hồ sơ giám định bệnh nghề nghiệp là thủ tục bắt buộc khi người lao động muốn hưởng một số chế độ từ bảo hiểm xã hội. Những lưu ý khi làm hồ sơ giám định.
Bảo hiểm y tế chi trả những khoản nào được đặc biệt quan tâm. Trên thực tế khi khám bệnh, chữa bệnh sẽ có những khoản bệnh nhân phải tự mình chi trả.
