Hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế nhanh nhất

Theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, chậm nhất là ngày 01/11/2020 bắt buộc 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chậm trễ trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Phần lớn nguyên nhân là vì các doanh nghiệp không nắm được quy trình để chuyển đổi, không biết cách đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào. Dưới đây là hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.

1. Căn cứ pháp lý để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Cơ sở pháp lý để doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn điện tử căn cứ vào các văn bản sau:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi cho các Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định một số nội dung về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nào để được phát hành hóa đơn điện tử? Căn cứ theo Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp cần có những điều kiện cần thiết sau để sử dụng hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có khả năng giao dịch điện tử, đã từng và đang thực hiện giao dịch điện tử kê khai Thuế với Cơ quan Thuế quản lý.

Doanh nghiệp phải từng giao dịch điện tử kê khai Thuế.

• Doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng, vật chất đáp ứng để triển khai hoá đơn điện tử, bao gồm: địa điểm triển khai, hệ thống mạng thông tin, đường truyền, các thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu về khai thác, sử dụng, kiểm soát, lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có nhân lực đáp ứng yêu cầu: Đội ngũ nhân lực phải đảm bảo đủ trình độ và khả năng để thực hiện việc phát hành, khởi tạo, lập và sử dụng, xử lý hóa đơn điện tử theo quy định.
• Doanh nghiệp cần có chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định.

Doanh nghiệp cần có chữ ký điện tử hợp pháp.

• Doanh nghiệp có giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

3. Hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

3.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bộ hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

• Mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sẽ sử dụng.
• Mẫu số 01 phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
• Mẫu số 02 của phụ lục ban hành kèm với Thông tư  32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Chuẩn bị hồ sơ để đăng ký hóa đơn điện tử.

3.2 Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải đưa ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan Thuế. Quyết định này gửi qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra văn bản bằng giấy gửi trực tiếp.

Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử là mẫu 01 - Phụ lục Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/03/2011 về hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.

3.3 Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đã gửi quyết định áp dụng hóa đơn điện tử cho Cơ quan Thuế, doanh nghiệp tiến hành lập thông báo đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử. Mẫu sử dụng là mẫu 02 trong phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành bởi Bộ Tài Chính, sau đó gửi tới Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

3.4 Bước 4: Thực hiện ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu cho cơ quan Thuế theo cổng giao dịch điện tử. Trong đó, hóa đơn mẫu cần tuân thủ các yêu cầu sau:

• Hóa đơn mẫu cần có đầy đủ các chỉ tiêu của một hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
• Các thông tin của doanh nghiệp trên hóa đơn như: Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế phải trùng khớp với thông tin đã đăng ký trên Cơ quan Thuế.

4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào uy tín?

Hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ làm việc trực tiếp của Kế toán mà còn ảnh hưởng không nhỏ tới nhiều hoạt động của doanh nghiệp về lâu dài. Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cần hết sức cân nhắc và có sự chọn lọc kỹ càng. 

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là đơn vị đã có gần 18 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho nhiều doanh nghiệp tên tuổi. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT hiện đang là giải pháp phổ biến nhất trong doanh nghiệp FDI.

E-invoice - Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều DN tin tưởng.

Với E-invoice, phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ cần đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ cơ bản mà còn phải cập nhật các công nghệ tiên tiến nhất, đi đầu xu hướng nhằm hỗ trợ tối đa cho Kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất, doanh nghiệp vui lòng liên hệ với hệ thống hotline của THAISONSOFT: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768 để được hỗ trợ tốt nhất.

Trên đây là hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế. Những doanh nghiệp còn băn khoăn, vướng mắc về quy trình, thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử có thể tham khảo và thực hiện đăng ký sớm nhất theo quy định của pháp luật.