Quản lý văn thư và các phương pháp quản lý hiệu quả
Quản lý văn thư là công việc quan trọng trong mọi tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Theo như cách quản lý truyền thống thì áp lực của những người làm công tác quản lý văn thư là rất lớn bởi các thủ thư sẽ phải kiểm soát được toàn bộ hệ thống văn bản, giấy tờ khổng lồ và rất dễ xảy ra những rủi ro, mất mát.
Quản lý văn thư là công việc quan trọng trong mọi tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Theo như cách quản lý truyền thống thì áp lực của những người làm công tác quản lý văn thư là rất lớn bởi các thủ thư sẽ phải kiểm soát được toàn bộ hệ thống văn bản, giấy tờ khổng lồ và rất dễ xảy ra những rủi ro, mất mát.
1. Quản lý văn thư dựa vào hệ thống công nghệ thông tin.
May mắn thay, ngày nay sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin, các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã đi vào đời sống của từng tổ chức đơn vị. Việc tin học hóa quy trình quản lý văn thư là xu thế tất yếu trong xã hội hội nhập. Để nâng cao hiệu quả quản lý văn thư thì cần phải chuẩn hóa lại quy trình quản lý văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu một cách khoa học, từ đó mới nâng cao khả năng tìm kiếm, tra cứu văn bản, giảm bới áp lực cho người làm công tác văn thư. Giúp quy trình tiếp nhận xử lý văn bản được xuyên suốt, nhanh chóng và kịp thời hơn
2. Quản lý văn thư dựa vào phần mềm quản lý văn thư chuyên dụng.
Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice là một trong những phần mềm quản lý văn thư rất hiệu quả hiện nay cho các đơn vị tổ chức và doanh nghiệp. Phần mềm CloudOffice cho phép văn thư cập nhật,quản lý lưu trữ các văn bản, hồ sơ, tài liệu vào cơ sở dữ liệu trên máy tính. Các văn bản đến được điện tử hóa thành các file văn bản, thông tin về văn bản được quản lý một cách đầy đủ, chi tiết và khoa học. Do đó việc tìm kiếm văn bản dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các văn bản được văn thư cập nhật vào phần mềm CloudOffice sẽ được chuyển đến các đơn vị phòng ban ngay ở trên máy tính hoặc thiết bị di động. Văn thư không phải chạy đi chạy lại chuyển văn bản như trước đây nữa, tiết kiệm thời gian đi lại, giải phóng áp lực cho công tác văn thư. Chuyên nghiệp hóa công tác văn thư có nghĩa sẽ góp phần lớn nâng cao hiệu quả xử lý công việc chi toàn bộ đơn vị tổ chức.
Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như: Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng không gian lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, nâng cao năng lực điều hành công việc của lãnh đạo là chủ trương đúng đắn và cần thiết của các đơn vị tổ chức doanh nghiệp hiện nay.
Mọi chi tiết về phần mềm cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ CloudOffice:
Điện thoại: 1900 1286, email: info@thaison.vn
Website: http://thaison.vn, http://cloudoffice.com.vn
Nguồn: http://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/quan-ly-van-thu-va-cac-phuong-phap-quan-ly-hieu-qua
Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
Phần mềm quản lý hồ sơ không chỉ mang đến cho các doanh nghiệp, cơ quan một văn phòng không bị choáng ngợp bởi hồ sơ, giấy tờ, sổ sách mà còn tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và hiện đại
Quản lý văn bản và những điều cần biết
25/05/2015
Quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Và để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị
Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice là một trong những phần mềm được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong các tổ chức cơ quan hành chính và các đơn vị doanh nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu về quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đầy đủ, toàn diệnm khả năng tra cứu nhanh chóng, kịp thời
Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice là phần mềm được thiết kế chuyên dụng nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Phần mềm quản lý điều hành công việc CloudOffice có nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kiểm soát và phân công nhiệm vụ một cách đơn giản, nhanh chóng, và chính xác thông qua các thiết bị di động thông minh SmartPhone
Sáng ngày 11/6/2014, tại Hội trường Cục Hải quan Bình Dương đã diễn ra buổi tập huấn giới thiệu và hướng dẫn sử dụng phần mềm xử lý công việc và văn bản CloudOffice. Buổi tập huấn do Cục Hải quan Bình Dương phối hợp với Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn thực hiện. Tham dự tập huấn có hơn 60 cán bộ công chức của Cục Hải quan Bình Dương
Theo kế hoạch, ngày 01/10/2014 Cục Hải quan Bình Dương sẽ chính thức chạy phần mềm điều hành và quản lý công việc CloudOffice thay cho phần mềm Net office cũ.
Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu
Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư
