Bản thể hiện của hóa đơn điện tử và những lưu ý
Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn gặp nhiều băn khoăn về hình thức hóa đơn này. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì và những lưu ý khi sử dụng bản thể hiện HĐĐT ra sao? Cùng ThaisonSoft tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi hiểu thế nào là bản thể hiện của hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần nắm rõ khái niệm hóa đơn điện tử. Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khái niệm hoá đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử như sau:
- Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
- Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
- Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.
Quy định về định dạng của HĐĐT trong Thông tư 68/2019/NĐ-CP.
Căn cứ theo quy định trên thì Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.
Như vây, bản thể hiện hóa đơn điện tử là bản hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử. Về công cụ để hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 thì doanh nghiệp có thể xem bằng định dạng PDF hoặc bằng các định dạng khác.
2. Những điều cần lưu ý về bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp khi tìm hiểu về bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần lưu ý những vấn đề sau:
2.1 Có hóa đơn điện tử gốc
Bản thể hiện của HĐĐT phải có HĐĐT gốc đáp ứng quy định tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về tính hợp pháp của HĐĐT.
2.2 Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
Căn cứ Khoản 5, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:
“Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử”.
Do đó, nội dung hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hay tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
- Tổng số tiền phải thanh toán.
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có).
- Thời điểm cần lập hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hay nội dung khác liên quan (nếu có).
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Chữ viết, chữ số hay đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn điện tử.
2.3 Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị giao dịch
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật.
Về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Những lưu ý về bản thể hiện hóa đơn điện tử được lưu ý trong bài viết hy vọng sẽ hữu ích cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm về hóa đơn điện tử và bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể liên hệ theo đường dây nóng 19004767/ 19004768 để được hỗ trợ tốt nhất.
Các tin tức liên quan:
THÔNG BÁO VỀ VIỆC CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ CÔNG TY KHI SÁP NHẬP ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH TỪ 01/07/2025
23/07/2025
Công ty PTCN Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.
Ngày 18/7/2025, BHXH quận Hai Bà Trưng tổ chức Hội nghị phổ biến nội dung mới của Luật BHXH và Luật BHYT năm 2024 cho các hộ kinh doanh trên địa bàn. Đồng hành cùng sự kiện, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã mang đến giải pháp công nghệ hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện kê khai BHXH điện tử thông qua phần mềm eBH.
Việc xác định chính xác các khoản thu nhập chịu thuế TNCN là căn cứ quan trọng để xác định mức thuế TNCN phải nộp. Vậy, lương tháng 13 có tính thuế TNCN không? Trên cơ sở các quy định hiện hành của pháp luật thuế Việt Nam, bài viết này sẽ giải đáp chi tiết và cung cấp thông tin chính xác cho người lao động và người sử dụng lao động hiểu rõ hơn.
Việc kê khai và nộp bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai phương pháp kê khai BHXH, từ đó cho thấy vì sao phần mềm BHXH điện tử là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại.
Từ ngày 01/7/2025 khi luật bảo hiểm xã hội năm 2024 có hiệu lực đã mở rộng thêm đối tượng tham gia BHXH và điều chỉnh mức đóng BHXH bắt buộc.
Người không có lương hưu nếu thỏa mãn các điều kiện kể trên, thì được nhận trợ cấp hưu trí xã hội khi về già, tính từ ngày quy định này có hiệu lực, là ngày 01/7/2025.
Miễn phí bộ giải pháp phần mềm Thái Sơn cho hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử từ 1/6/2025
02/06/2025
Đồng hành cùng cá nhân, hộ kinh doanh áp dụng đúng quy định pháp luật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft gửi đến cá nhân, hộ kinh doanh chương trình ưu đãi đặc biệt: Miễn phí lên đến 12 tháng sử dụng trọn bộ giải pháp phần mềm: Hóa đơn điện tử - Chữ ký số - Quản lý bán hàng – Bảo hiểm xã hội…
Ưu đãi đặc biệt cho hộ kinh doanh: Tặng 2 tháng sử dụng phần mềm eBH - Chỉ trong Quý II/2025
22/05/2025
Đồng hành cùng hộ kinh doanh kịp thời triển khai quy định mới về tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) chính thức triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt trong Quý II/2025: Tặng 2 tháng sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH hoàn toàn miễn phí dành riêng cho hộ kinh doanh.
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5 NĂM 2025
28/04/2025
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, Đối tác lịch nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/4) và Quốc tế Lao động (1/5) năm 2025 như sau
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế
