Bản thể hiện của hóa đơn điện tử và 4 điều cần biết

Ngày đăng: 08:10 - 25/02/2020 Lượt xem: 2150 Cỡ chữ

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được chuyển thể từ hóa đơn điện tử một cách chính xác và trọn vẹn về nội dung. Trong nhiều trường hợp cả người bán và người mua cần đến bản thể hiện của hóa đơn điện tử để giúp công việc của mình được thuận lợi hơn. Tuy nhiên, bản thể hiện của hóa đơn điện tử có những điểm khác biệt quan trọng mà kế toán và các bạn cần đặc biệt lưu ý.

1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hợp pháp theo đúng quy định của Pháp luật. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử hiểu một cách đơn giản đó là bản sao của hóa đơn điện tử và là chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phản ánh đầy đủ, trọn vẹn nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử được chuyển đổi và phải có dòng chữ ghi “Bản thể hiện của đơn điện tử”.

Mẫu bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Mẫu bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

2. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử và 4 điểm cần biết

Theo quy định toàn bộ các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh phải hoàn tất việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chậm nhất đến ngày 01/11/2020 theo nội dung quy định tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Như vậy, hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn thay thế cho hóa đơn giấy, là căn cứ pháp lý để thực hiện mọi giao dịch mua bán cũng như làm căn cứ ghi sổ sách kế toán.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần đáp ứng được các quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP là một chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không thể thay thế cho hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý 4 điều sau:

2.1 Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được chuyển thể từ hóa đơn điện tử hợp pháp

Chỉ những hóa đơn điện tử hợp pháp mới có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy vì vậy bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi khi hóa đơn điện tử gốc được lập là hợp pháp.

Căn cứ hóa đơn điện tử hợp pháp được quy định tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 12/9/2018.

Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Khoản 5, Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định này;
  • Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

2.2 Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ về nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử đảm bảo toàn vẹn về nội dung của hóa đơn điện tử gốc, bao gồm các nội dung quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/9/2019.

Đặc biệt trong nội dung của bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy.

2.3 Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực giao dịch

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là chứng từ giấy vì vậy theo quy định bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực giao dịch.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực giao dịch.

2.4 Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có đóng dấu chữ ký xác nhận của bên bán

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử  cần có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo Pháp luật của đơn vị bán để đảm bảo tính xác minh và chính xác của thông tin giao dịch.

Trong nhiều trường hợp bản thể hiện của hóa đơn điện tử được sử dụng để trình với các cơ quan chức năng về nguồn gốc hàng hóa, tạo thuận lợi cho việc đi đường hay tạo niềm tin cho khách hàng khi tư vấn sản phẩm chữ ký và đóng dấu của bên bán sẽ là yếu tố quan trọng thuyết phục khách hàng về nguồn gốc sản phẩm.

2.5 bước lập bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Để lập một bản thể hiện của hóa đơn điện tử bắt buộc phải có hóa đơn điện tử bản gốc được khởi tạo từ máy tính hoặc các thiết bị điện tử có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

5 bước lập bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

5 bước lập bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được lập theo 5 bước sau:

  • Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice nếu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice
  • Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần lập bản thể hiện hóa đơn điện tử ấy
  • Bước 3: Thực hiện thao tác kết nối với máy in trên thiết bị điện tử, click nút in chuyển đổi
  • Bước 4: Nhận bản in tại máy in
  • Bước 5: Người chịu trách nhiệm Pháp lý của bên mua thực hiện ký và đóng dấu lên bản thể hiện hóa đơn điện tử để đảm bảo bản thể hiện hóa đơn điện tử có giá trị Pháp lý.

Như vậy thông qua bản thể hiện của hóa đơn điện tử người bán và người mua sẽ nắm được các thông tin của hóa đơn điện tử gốc. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là một trong các giấy tờ quan trọng phục vụ cho mục đích kinh doanh, làm sổ sách kế toán trong nhiều trường hợp. 

Những lưu ý về bản thể hiện hóa đơn điện tử được Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice lưu ý trong bài viết hy vọng sẽ hữu ích cho bạn. Nếu bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm về hóa đơn điện tử và bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể liên hệ theo đường dây nóng 19004767/ 19004768 để được hỗ trợ tốt nhất.

Các tin tức liên quan:

Tin tức cùng chuyên mục