Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản, dễ hiểu cho người mới dùng
Bạn mới sử dụng hóa đơn điện tử nên còn nhiều băn khoăn, thắc mắc? Bài viết này thaison.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hóa đơn điện tử cực đơn giản, dễ hiểu cho người mới dùng.
Hóa đơn điện tử là gì.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Khi muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên, bạn cần hiểu hóa đơn điện tử là gì. Định nghĩa về hóa đơn điện tử đã được giải thích rất chi tiết trong Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Cụ thể, tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC giải thích: Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử theo quy định phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ, được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định về giao dịch điện tử.
Về cơ bản, hóa đơn điện tử gồm các loại sau:
- Hóa đơn xuất khẩu.
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Các hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm hay các loại phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,... có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp luật có liên quan.
2. Cần chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Như đã định nghĩa, hóa đơn điện tử được tạo nên và sử dụng thông qua các phương tiện điện tử nên để khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử, máy tính có kết nối internet và chữ ký số.
Ngoài ra, muốn sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần phải hiểu rõ về các Thông tư, Nghị định, quy định đối với hóa đơn điện tử thì mới có thể dễ dàng sử dụng loại hóa đơn này và mang lại hiệu quả cao.
Mới nhất, có 3 Nghị định, Thông tư cơ bản, tối thiểu mà bạn cần phải tìm hiểu trước tiên khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử: Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Thông tư 32/2011/TT-BTC có nội dung hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011, chính thức có hiệu lực ngày 01/05/2011.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP có nội dung quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018 và chính thức có hiệu lực ngày 01/11/2018.
Thông tư 68/2019/TT-BTC có nội dung hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/09/2019 và có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.
3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản nhất
Khi bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu với một tổ chức khởi tạo hóa đơn và mẫu hóa đơn sử dụng phải hợp lệ.
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản nhất.
Theo đó, điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn đã được quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC:
- Người bán là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Người bán có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản cũng như lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Người bán có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Người bán có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Người bán có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu hay khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
Mẫu hóa đơn điện tử người bán sử dụng chỉ hợp lệ khi đáp ứng các yêu cầu dưới đây:
- Hóa đơn có ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
- Hóa đơn có ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
- Hóa đơn buộc phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
- Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.
Trên đây, thaison.vn đã giới thiệu hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử cực đơn giản, dễ hiểu cho người mới sử dụng.
Mọi thắc mắc về cách dụng hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
- Miền Bắc: 1900 4767
- Miền Nam/Trung: 1900 4768
Các tin tức liên quan:
Thanh lý hợp đồng là việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hoặc sau khi hợp đồng đã hoàn thành. Việc thanh lý hợp đồng cần được thực hiện đúng quy định pháp luật để đảm bảo quyền và lợi ích của các bên tham gia. Dưới đây là một số điều cần lưu ý về thanh lý hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử là vấn đề được đặc biệt quan tâm trong bối cảnh các giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Thực tiễn cho thấy, hợp đồng điện tử càng được triển khai rộng rãi, các vấn đề về tranh chấp giữa các bên sẽ phát sinh nhiều hơn, đòi hỏi phải nắm vững các quy định pháp luật để xử lý, giải quyết. Tranh chấp hợp đồng điện tử là gì, và có những quy định pháp luật như thế nào về vấn đề này?
Chữ ký số là công cụ không thể thiếu để thực hiện các giao dịch điện tử. Trong một số trường hợp chữ ký số có thể bị khóa ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp. Vậy tại sao chữ ký số bị khóa và cách xử lý nhanh như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Các chính sách mới liên quan đến bảo hiểm xã hội sẽ được áp dụng đồng loạt trong năm 2024, theo đó người lao động và người sử dụng lao động cần sớm nắm bắt và có sự điều chỉnh phù hợp
Chữ ký số dùng trong trường hợp nào? cần lưu ý gì khi sử dụng? Trên thực tế hầu hết các giao địch điện tử của doanh nghiệp, đơn vị hiện nay đều cần đến chữ ký số. Đóng vai trò đảm bảo cho giao dịch an toàn và theo đúng theo quy định của pháp luật.
Khi bị sai thông tin trên tài khoản VssID hoặc muốn đăng ký số điện thoại khác người dùng có thể hủy tài khoản VssID để cập nhật thông tin và sử dụng tài khoản mới
Ngày 29/12/2023 Bộ lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành Thông tư số 20/2023/TT-BLĐTBXH quy định mức điều chỉnh tiền lương và thu nhập tháng đã đóng bảo hiểm xã hội mới áp dụng từ ngày 1/1/2024.
Máy tính không nhận chữ ký số Thái Sơn là trường hợp nhiều người dùng gặp phải. Tuy nhiên, trong trường hợp này bạn không cần quá lo lắng. Sau đây là cách xử lý để giúp bạn nhanh chóng khắc phục được lỗi và không làm gián đoạn hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp.
Hợp đồng trọn gói là văn bản pháp lý thường được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng, ký kết giữa nhà thầu và chủ đầu tư. Hợp đồng trọn gói được quy định như thế nào? Hợp đồng trọn gói có điều chỉnh được không là băn khoăn của nhiều độc giả.
Chữ ký số được tạo ra trở thành cuộc cách mạng lớn trong việc chuyển đổi từ giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử. Vậy chữ ký số trong giao dịch ngân hàng cần điều kiện gì và những lợi ích và xu hướng sử dụng chữ ký số giao dịch ngân hàng hiện nay.
Sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử cần lưu ý gì? Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên để tránh các rủi ro có thể gặp khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin hữu ích thiết thực khi sử dụng chữ ký số.
Năm Quý Mão 2023 đang dần khép lại, không khí chào đón năm mới Giáp Thìn 2024 đang đến thật gần - khoảnh khắc của những tình cảm ấm áp, sum vầy. Trong thời khắc thiêng liêng này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Quý Khách hàng, Quý Đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.