Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản, dễ hiểu cho người mới dùng

Ngày đăng: 09:57 - 29/11/2019 Lượt xem: 3692 Cỡ chữ

Bạn mới sử dụng hóa đơn điện tử nên còn nhiều băn khoăn, thắc mắc? Bài viết này thaison.vn sẽ hướng dẫn bạn cách  sử dụng hóa đơn điện tử cực đơn giản, dễ hiểu cho người mới dùng.

Hóa đơn điện tử là gì.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Khi muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên, bạn cần hiểu hóa đơn điện tử là gì. Định nghĩa về hóa đơn điện tử đã được giải thích rất chi tiết trong Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

Cụ thể, tại Khoản 1 Điều 3  Thông tư 32/2011/TT-BTC giải thích: Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn bằng phương tiện điện tử. 

Hóa đơn điện tử theo quy định phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ, được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định về giao dịch điện tử.

Về cơ bản, hóa đơn điện tử gồm các loại sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu.
  • Hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Hóa đơn bán hàng.
  • Các hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm hay các loại phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,... có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp luật có liên quan.

2. Cần chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Như đã định nghĩa, hóa đơn điện tử được tạo nên và sử dụng thông qua các phương tiện điện tử nên để khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử, máy tính có kết nối internet và chữ ký số. 

Ngoài ra, muốn sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần phải hiểu rõ về các Thông tư, Nghị định, quy định đối với hóa đơn điện tử thì mới có thể dễ dàng sử dụng loại hóa đơn này và mang lại hiệu quả cao.

Mới nhất, có 3 Nghị định, Thông tư cơ bản, tối thiểu mà bạn cần phải tìm hiểu trước tiên khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử: Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Thông tư 32/2011/TT-BTC có nội dung hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011, chính thức có hiệu lực ngày 01/05/2011.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP có nội dung quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018 và chính thức có hiệu lực ngày 01/11/2018. 

Thông tư 68/2019/TT-BTC có nội dung hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/09/2019 và có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.

3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản nhất

Khi bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu với một tổ chức khởi tạo hóa đơn và mẫu hóa đơn sử dụng phải hợp lệ.

 


Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản nhất.

Theo đó, điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn đã được quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC:

  • Người bán là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Người bán có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản  cũng như lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Người bán có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Người bán có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Người bán có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu hay khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Mẫu hóa đơn điện tử người bán sử dụng chỉ hợp lệ khi đáp ứng các yêu cầu dưới đây:

  • Hóa đơn có ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán;  mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
  • Hóa đơn có ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
  • Hóa đơn buộc phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
  • Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.

Trên đây, thaison.vn đã giới thiệu hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử cực đơn giản, dễ hiểu cho người mới sử dụng.

Mọi thắc mắc về cách dụng hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

  • Miền Bắc: 1900 4767
  • Miền Nam/Trung: 1900 4768

Các tin tức liên quan:

Tin tức cùng chuyên mục