Những điều cần biết khi lập hóa đơn điện tử xác thực
Theo quy định của Cơ quan Thuế có hai loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành là hóa đơn điện tử (theo Thông tư 32/20111/TT-BTC) và hóa đơn điện tử có mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử xác thực và cách lập hóa đơn điện tử xác thực.
1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của Cơ quan Thuế. Theo đó, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan Thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.
Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Không chỉ vậy, trên hóa đơn điện tử xác thực còn có mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn, hạn chế hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn.
1.1 Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực là gì?
- Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao, an toàn, tránh tình trạng làm giả, làm sai lệch hóa đơn bởi được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.
- Giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà: Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Quá trình gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.
- Tối ưu hóa chi phí: Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu kho, vận chuyển hóa đơn,... từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Với hóa đơn điện tử xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan Thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Bởi vậy, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.
2. Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực
Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực tương đối dễ dàng và đơn giản. Dưới đây là các bước cơ bản giúp người dùng có thể nhanh chóng khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp của mình.
Các bước phát hành hóa đơn điện tử xác thực.
Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn
Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, hệ thống cơ sở vật chất như: Chữ ký số, hệ thống máy tính có kết nối Internet, đăng ký ký hiệu hóa đơn dự kiến sẽ phát hành.
Doanh nghiệp cần điền các thông tin theo mẫu, sau đó ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế. Sau khi xác thực tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày, thậm chí là ngay lập tức. Trong trường hợp thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế.
Bước 2: Tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử xác thực
Sau khi nhận được kết quả thông báo đăng ký khởi tạo thành công, doanh nghiệp có thể ngay lập tức phát hành hóa đơn điện tử xác thực. Với hóa đơn này, việc in/xuất hóa đơn cho các giao dịch sẽ được thực hiện trên hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng có sẵn. Phần mềm phục vụ cho hoạt động tạo lập hóa đơn có thể do chính doanh nghiệp tự xây dựng và báo cáo lại Cơ quan Thuế hoặc có thể sử dụng phần mềm của một đơn vị trung gian thứ ba.
Hóa đơn điện tử xác thực có thể gửi tới khách hàng trực tiếp thông qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm: thư điện tử, tin nhắn, fax,... Doanh nghiệp cũng có thể in và gửi trực tiếp tới khách hàng theo cách thức truyền thống khi khách hàng có nhu cầu.
3. Phần mềm tạo lập hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn như 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế.
Không chỉ vậy, phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi tích hợp với các phần mềm cho sẵn như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP,... Các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
- Hotline: 19004767 hoặc 19004768
- Tel: 024.3754.5222
- Website: https://einvoice.vn
Các tin tức liên quan:
Thanh lý hợp đồng là việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hoặc sau khi hợp đồng đã hoàn thành. Việc thanh lý hợp đồng cần được thực hiện đúng quy định pháp luật để đảm bảo quyền và lợi ích của các bên tham gia. Dưới đây là một số điều cần lưu ý về thanh lý hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử là vấn đề được đặc biệt quan tâm trong bối cảnh các giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Thực tiễn cho thấy, hợp đồng điện tử càng được triển khai rộng rãi, các vấn đề về tranh chấp giữa các bên sẽ phát sinh nhiều hơn, đòi hỏi phải nắm vững các quy định pháp luật để xử lý, giải quyết. Tranh chấp hợp đồng điện tử là gì, và có những quy định pháp luật như thế nào về vấn đề này?
Chữ ký số là công cụ không thể thiếu để thực hiện các giao dịch điện tử. Trong một số trường hợp chữ ký số có thể bị khóa ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp. Vậy tại sao chữ ký số bị khóa và cách xử lý nhanh như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Các chính sách mới liên quan đến bảo hiểm xã hội sẽ được áp dụng đồng loạt trong năm 2024, theo đó người lao động và người sử dụng lao động cần sớm nắm bắt và có sự điều chỉnh phù hợp
Chữ ký số dùng trong trường hợp nào? cần lưu ý gì khi sử dụng? Trên thực tế hầu hết các giao địch điện tử của doanh nghiệp, đơn vị hiện nay đều cần đến chữ ký số. Đóng vai trò đảm bảo cho giao dịch an toàn và theo đúng theo quy định của pháp luật.
Khi bị sai thông tin trên tài khoản VssID hoặc muốn đăng ký số điện thoại khác người dùng có thể hủy tài khoản VssID để cập nhật thông tin và sử dụng tài khoản mới
Ngày 29/12/2023 Bộ lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành Thông tư số 20/2023/TT-BLĐTBXH quy định mức điều chỉnh tiền lương và thu nhập tháng đã đóng bảo hiểm xã hội mới áp dụng từ ngày 1/1/2024.
Máy tính không nhận chữ ký số Thái Sơn là trường hợp nhiều người dùng gặp phải. Tuy nhiên, trong trường hợp này bạn không cần quá lo lắng. Sau đây là cách xử lý để giúp bạn nhanh chóng khắc phục được lỗi và không làm gián đoạn hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp.
Hợp đồng trọn gói là văn bản pháp lý thường được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng, ký kết giữa nhà thầu và chủ đầu tư. Hợp đồng trọn gói được quy định như thế nào? Hợp đồng trọn gói có điều chỉnh được không là băn khoăn của nhiều độc giả.
Chữ ký số được tạo ra trở thành cuộc cách mạng lớn trong việc chuyển đổi từ giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử. Vậy chữ ký số trong giao dịch ngân hàng cần điều kiện gì và những lợi ích và xu hướng sử dụng chữ ký số giao dịch ngân hàng hiện nay.
Sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử cần lưu ý gì? Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên để tránh các rủi ro có thể gặp khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin hữu ích thiết thực khi sử dụng chữ ký số.
Năm Quý Mão 2023 đang dần khép lại, không khí chào đón năm mới Giáp Thìn 2024 đang đến thật gần - khoảnh khắc của những tình cảm ấm áp, sum vầy. Trong thời khắc thiêng liêng này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Quý Khách hàng, Quý Đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.