Những điều cần biết khi lập hóa đơn điện tử xác thực

Ngày đăng: 08:44 - 09/01/2020 Lượt xem: 2085 Cỡ chữ

Theo quy định của Cơ quan Thuế có hai loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành là hóa đơn điện tử (theo Thông tư 32/20111/TT-BTC) và hóa đơn điện tử có mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử xác thực và cách lập hóa đơn điện tử xác thực.

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của Cơ quan Thuế. Theo đó, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan Thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. 

Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Không chỉ vậy, trên hóa đơn điện tử xác thực còn có mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn, hạn chế hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn.

1.1 Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực là gì?

  • Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao, an toàn, tránh tình trạng làm giả, làm sai lệch hóa đơn bởi được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.
  • Giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà: Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Quá trình gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.
  • Tối ưu hóa chi phí: Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu kho, vận chuyển hóa đơn,... từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
  • Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Với hóa đơn điện tử xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan Thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Bởi vậy, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

2. Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực

Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực tương đối dễ dàng và đơn giản. Dưới đây là các bước cơ bản giúp người dùng có thể nhanh chóng khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp của mình.

Các bước phát hành hóa đơn điện tử xác thực.

Các bước phát hành hóa đơn điện tử xác thực.

Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn

Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, hệ thống cơ sở vật chất như: Chữ ký số, hệ thống máy tính có kết nối Internet, đăng ký ký hiệu hóa đơn dự kiến sẽ phát hành.

Doanh nghiệp cần điền các thông tin theo mẫu, sau đó ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế. Sau khi xác thực tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày, thậm chí là ngay lập tức. Trong trường hợp thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế.

Bước 2: Tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử xác thực

Sau khi nhận được kết quả thông báo đăng ký khởi tạo thành công, doanh nghiệp có thể ngay lập tức phát hành hóa đơn điện tử xác thực. Với hóa đơn này, việc in/xuất hóa đơn cho các giao dịch sẽ được thực hiện trên hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng có sẵn. Phần mềm phục vụ cho hoạt động tạo lập hóa đơn có thể do chính doanh nghiệp tự xây dựng và báo cáo lại Cơ quan Thuế hoặc có thể sử dụng phần mềm của một đơn vị trung gian thứ ba.

Hóa đơn điện tử xác thực có thể gửi tới khách hàng trực tiếp thông qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm: thư điện tử, tin nhắn, fax,... Doanh nghiệp cũng có thể in và gửi trực tiếp tới khách hàng theo cách thức truyền thống khi khách hàng có nhu cầu.

3. Phần mềm tạo lập hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn như 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. 

Không chỉ vậy, phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi tích hợp với các phần mềm cho sẵn như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP,... Các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.

Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
  • Hotline: 19004767 hoặc 19004768
  • Tel: 024.3754.5222
  • Website: https://einvoice.vn

Các tin tức liên quan:

Tin tức cùng chuyên mục