Những điều cần lưu ý về chữ ký số doanh nghiệp nên biết

Chữ ký số không phải là một khái niệm quá mới mẻ nhưng không phải ai cũng có cái nhìn chính xác.. Để hiểu rõ hơn về chữ ký số điện tử, các quy định xung quanh về việc đăng ký và sử dụng hãy theo dõi cụ thể hơn trong bài viết dưới đây. 

1. Chữ ký số là gì?

Sẽ có rất nhiều câu hỏi được đặt ra khiến các doanh nghiệp lúng túng khi bắt đầu sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Các thông tin dưới đây sẽ phần nào hỗ trợ doanh nghiệp hiểu và sử dụng chữ ký số hiệu quả.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số hay còn gọi là chứng thư số, token điện tử,... là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp, được tạo ra để thay thế người ký tên và có quyền thay đổi con dấu khi ra ngoài pháp lý. 

Các thông tin trong chữ ký số bao gồm:

• Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
• Số hiệu của chứng thư số (số seri).
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
• Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số. 
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
• Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền thông.

2. Ứng dụng của chữ ký số trong thực tế

Chữ ký số được sử dụng trong các giao dịch điện tử, email để mua bán hàng hóa trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến,... đảm bảo an toàn mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master khác.

Bên cạnh đó, chữ ký số cũng có thể dùng để kê khai thuế qua mạng, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này. Chữ ký số giúp quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, làm việc qua email mà không cần ngồi trên bàn giấy ký kết như phương pháp làm việc truyền thống.

Ứng dụng của chữ ký số trong thực tế.

3. Những lợi ích và hạn chế khi sử dụng chữ ký số

3.1 Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Các doanh nghiệp có thể coi chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ những nội dung đã ký, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm với giao dịch của mình. Bên cạnh đó, việc sử dụng chữ ký số cũng giảm thiểu chi phí công văn, giấy tờ với cách quản lý truyền thống; giúp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, ngân hàng điện tử,... 

Từ đó hoạt động điện tử cũng được đẩy mạnh, không tốn quá nhiều thời gian trong quá trình chờ đợi, đi lại. Việc ký kết văn bản điện tử diễn ra nhanh chóng hơn, ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào. Thúc đẩy quá trình chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký kết cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhanh chóng hơn. Qua đó, góp phần nâng cao nhận thức, vai trò cần thiết của việc triển khai văn bản điện tử, giảm thiểu văn bản giấy trong quá trình làm việc, đảm bảo gửi/nhận an toàn và xác thực góp phần tăng cường công tác an toàn thông tin trên môi trường mạng.

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số giá rẻ, phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, hỗ trợ tốt mỗi khi phát sinh lỗi cũng như đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.

Xem thêm >>  Những điều doanh nghiệp cần biết khi tạo chữ ký điện tử

3.1 Hạn chế khi sử dụng chữ ký số

Bên cạnh những lợi ích đạt được thì việc sử dụng chữ ký số hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế. Cụ thể như, vẫn còn lỗi chưa cài đặt Java, hoặc trình duyệt Internet Explorer chưa tương thích, lỗi “hồ sơ chưa đăng ký khai thuế qua mạng”, lỗi “cấu trúc hoặc tên tệp tờ khai không hợp lệ”,...

Khi sử dụng phần mềm kê khai thuế qua mạng sẽ không cập nhật được số liệu điều chỉnh của tờ khai sai khi hết hạn nộp báo cáo thuế. Bên cạnh đó, khả năng truy cập mạng và khai thác các phần hỗ trợ kê khai của chủ doanh nghiệp cũng như nhân viên kế toán thuế còn nhiều hạn chế dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng chữ ký số. Cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin chưa đảm bảo chất lượng, kéo theo đường truyền còn bị nghẽn cục bộ, hệ thống máy tính nhiều doanh nghiệp chưa tương thích với phần hỗ trợ kê khai thuế của Bộ Tài chính.

Chữ ký số có nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng.

4. Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số thường gặp

4.1 Trong trường hợp chữ ký số hết hạn, làm thế nào để tiếp tục xác thực hóa đơn?

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn. Sau đó, các thông tin sẽ được cập nhật lên mạng dữ liệu của Tổng cục Thuế doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật chứng thư điện tử của mình lên website www.laphoadon.gdt.gov.vn là có thể sử dụng chữ ký số bình thường.

4.2 Có thể sử dụng nhiều chữ ký số đồng thời được không?

Một doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ ký số miễn sao hợp lệ và cập nhật đầy đủ thông tin lên hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế.

4.3 Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử có định dạng file là XML nên người mua có thể dễ dàng lưu trữ như các văn bản, tài liệu word, excel thông thường khác trong máy tính. Bên cạnh đó, người mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trong các thiết bị như ổ cứng, USB hay trên Icloud,...

Mong rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về chữ ký số cũng như những điều cần lưu ý khi sử dụng chúng trong thực tế. Giúp doanh nghiệp chủ động và hạn chế việc mất thời gian, công sức hơn trong quá trình sử dụng.

Là một trong số phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết của hóa đơn điện tử.

Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn

Các tin tức liên quan:

• Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng mới nhất 2019
• Lập hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cực dễ dàng, nhanh chóng
• Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GTGT của cục thuế nhanh nhất