Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, được xem là bài toán kinh tế giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ bán hàng, thanh toán cho tới xuất hóa đơn… đều được số hóa, tự động hóa tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.
Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử?
1. Hóa đơn điện tử là gì? Có những loại nào đơn điện tử nào?
Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của Bộ Tài Chính về giao dịch điện tử.”
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,... phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,... hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, dịch vụ phải đảm bảo 6 điều kiện tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32 như sau:
-
Thứ nhất là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai Thuế với Cơ quan Thuế hoặc các tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
-
Thứ hai, phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
-
Thứ ba, phải có đội ngũ triển khai đầy đủ trình độ, khả năng để đáp ứng yêu cầu thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
-
Thứ tư, phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
-
Thứ năm, phải có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
-
Cuối cùng phải có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu ngay khi gặp sự cố.
Điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử?
3. Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử Việt Nam được công nhận khi có sự đảm bảo về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin phải đầy đủ, chưa bị thay đổi, ngoài những vấn đề về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và được sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
4. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử 2019
Từ ngày 1/11/2020, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh cần hóa đơn để giao cho khách hàng) phải tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua. Đây là một quy định mới mang tính bắt buộc đối với doanh nghiệp. Qua đó, các doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng
-
Muốn phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (Soạn thảo theo mẫu số 01, ban hành kèm Thông tư 32).
-
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin của Tổng Cục Thuế (Theo mẫu số 02, ban hành kèm Thông tư 32).
-
Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới Cơ quan quản lý Thuế.
5. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử
Lập hóa đơn điện tử:
-
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của người bán.
-
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và thực hiện lập hóa đơn điện tử.
Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu từ người bán hàng hóa dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:
-
Gửi trực tiếp: Người bán thực hiện tạo lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, ký điện tử và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền - nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
-
Gửi thông tin qua tổ chức trung gian hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử để khởi tạo và thực hiện lập hóa đơn điện tử sau đó gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký của người bán.
Cách xử lý với hóa đơn điện tử đã lập
-
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
-
Trong trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận giữa cả hai bên và ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau đó phải ghi rõ điều chỉnh tăng/ giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế giá trị gia tăng,... Căn cứ theo hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử?
6. Thời điểm doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Dễ dàng có thể nhận thấy lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đắn đo và trì hoãn trong quá trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử vì muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy còn tồn đọng.
Với những thông tin mà thaison.vn đưa ra quy định về lộ trình chuyển đổi của Chính phủ, theo Khoản 3 và 4 Điều 24, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ cá nhân, kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này. Bởi vậy, các doanh nghiệp cần khẩn trương chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử để không bị tụt hậu.
Chủ thể của hợp đồng thương mại là một trong những nội dung quan trọng cần lưu ý khi các bên giao kết hợp đồng. Đây cũng là một trong những tiêu chí để phân biệt rõ ràng giữa hợp đồng thương mại và hợp đồng dân dự. Chủ thể của hợp đồng thương mại được quy định là những đối tượng nào, có tư cách pháp nhân như thế nào?
Tạo chữ ký số cá nhân miễn phí là cách nhanh chóng nhất để người dùng tăng cường bảo mật cho các giao dịch trực tuyến. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể sở hữu một chữ ký số cá nhân, đảm bảo tính xác thực và pháp lý cho mọi giao dịch trực tuyến. Cùng tìm hiểu cách tạo chữ ký số đơn giản, tiện lợi ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Nhằm hưởng ứng Ngày “Chuyển đổi số quốc gia” và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn mang đến chương trình ưu đãi hấp dẫn: Tặng đến 9 tháng sử dụng Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Đây là cơ hội “vàng” để doanh nghiệp trải nghiệm và tận hưởng những tiện ích vượt trội mà chữ ký số mang lại.
Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký nháy từng trang văn bản theo đúng quy định hiện hành.
Lãnh tiền bảo hiểm xã hội có bị trừ tiền thai sản không? Những lưu ý trước khi rút BHXH một lần
26/09/2024
Việc rút bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần là lựa chọn của nhiều người lao động khi không muốn chờ đến tuổi nghỉ hưu. Tuy nhiên, liệu khi lãnh tiền BHXH có bị trừ tiền thai sản không?
Hợp đồng thương mại là một trong những hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về bản chất và thường nhầm lẫn hợp đồng thương mại với hợp đồng dân sự. Vậy hợp đồng thương mại là gì và có những đặc điểm nào khác biệt so với hợp đồng dân sự?
Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?
Là một phương thức quản lý mới trong quá trình đầu tư xây dựng, hợp đồng EPC không còn xa lạ đối với các nhà thầu. Việc áp dụng hợp đồng EPC mang lại nhiều lợi ích đối với các nhà thầu trong việc giảm bớt gánh nặng chi phí, nhân lực, quản lý dự án. Trước khi ký kết hợp đồng này, nhà thầu cần lưu ý 6 vấn đề quan trọng dưới đây.
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là một dạng của hợp đồng lao động được sử dụng phổ biến hiện nay. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn có đặc điểm gì? ưu điểm nhược điểm của loại hợp đồng này như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Hợp đồng mua bán hàng hóa là một phần quan trọng trong các giao dịch thương mại, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm hợp đồng mua bán hàng hóa theo quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời giải thích chi tiết về các quy định liên quan đến việc giao hàng và thanh toán.
Trong hoạt động thương mại không thể thiếu đi các hoạt động chuyển nhượng cổ phần, theo đó việc ký kết hợp chuyển nhượng cổ phần được xác lập. Vậy, hợp đồng chuyển nhượng cổ phần là gì? Nội dung chính của hợp đồng như thế nào? Những thông tin dưới đây sẽ làm rõ hơn về vấn đề này.
Trong thời đại số hóa hiện nay, hợp đồng điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong các giao dịch thương mại và dân sự bởi những lợi ích nổi bật mà hợp đồng điện tử mang lại. Tuy nhiên, những rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử vẫn là mối lo của nhiều cá nhân, tổ chức. Bài viết này sẽ chỉ ra những nguy cơ tiềm ẩn khi thực hiện hợp đồng điện tử và các biện pháp phòng ngừa rủi ro.
