Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

   Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, được xem là bài toán kinh tế giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ bán hàng, thanh toán cho tới xuất hóa đơn… đều được số hóa, tự động hóa tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.

Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử?

1. Hóa đơn điện tử là gì? Có những loại nào đơn điện tử nào?

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của Bộ Tài Chính về giao dịch điện tử.”

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,... phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,... hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, dịch vụ phải đảm bảo 6 điều kiện tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32 như sau:

• Thứ nhất là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai Thuế với Cơ quan Thuế hoặc các tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

• Thứ hai, phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

• Thứ ba, phải có đội ngũ triển khai đầy đủ trình độ, khả năng để đáp ứng yêu cầu thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

• Thứ tư, phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

• Thứ năm, phải có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

• Cuối cùng phải có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu ngay khi gặp sự cố.

Điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử?

3. Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử Việt Nam được công nhận khi có sự đảm bảo về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin phải đầy đủ, chưa bị thay đổi, ngoài những vấn đề về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và được sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

4. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử 2019

Từ ngày 1/11/2020, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh cần hóa đơn để giao cho khách hàng) phải tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua. Đây là một quy định mới mang tính bắt buộc đối với doanh nghiệp. Qua đó, các doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng

• Muốn phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (Soạn thảo theo mẫu số 01, ban hành kèm Thông tư 32).

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin của Tổng Cục Thuế (Theo mẫu số 02, ban hành kèm Thông tư 32).

• Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới Cơ quan quản lý Thuế.

5. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử:

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của người bán.

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và thực hiện lập hóa đơn điện tử.

Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu từ người bán hàng hóa dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

• Gửi trực tiếp: Người bán thực hiện tạo lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, ký điện tử và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền - nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.

• Gửi thông tin qua tổ chức trung gian hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử để khởi tạo và thực hiện lập hóa đơn điện tử sau đó gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký của người bán.

Cách xử lý với hóa đơn điện tử đã lập

• Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

• Trong trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận giữa cả hai bên và ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau đó phải ghi rõ điều chỉnh tăng/ giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế giá trị gia tăng,... Căn cứ theo hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử?

6. Thời điểm doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Dễ dàng có thể nhận thấy lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đắn đo và trì hoãn trong quá trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử vì muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy còn tồn đọng.

Với những thông tin mà thaison.vn đưa ra quy định về lộ trình chuyển đổi của Chính phủ, theo Khoản 3 và 4 Điều 24, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ cá nhân, kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này. Bởi vậy, các doanh nghiệp cần khẩn trương chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử để không bị tụt hậu.