Giải pháp Hóa đơn điện tử E-invoice triển khai thành công tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank

Công ty TNHH MTV Bảo hiểm Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (tên giao dịch là Bảo hiểm VietinBank, tên viết tắt là VBI) tiền thân là Công ty liên doanh giữa Ngân hàng Công thương Việt Nam và Công ty Bảo hiểm Châu Á của Singapore.

Ngày 17/12/2008, VBI được Bộ Tài chính cấp Giấy phép chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Bảo hiểm Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam. VBI đã vinh dự nhận nhiều danh hiệu uy tín như “Thương hiệu mạnh Việt Nam 2014”, “Top 20 nhãn hiệu nổi tiếng”. Gần đây nhất, tháng 10/2015, VBI đã vinh dự nhận danh hiệu “Sao vàng Đất Việt” đã khẳng định sự cố gắng phát triển không ngừng, sự vươn mình mạnh mẽ của VBI.

Công ty bảo hiểm ngân hàng Vietinbank

Để tiếp tục nâng cao năng lực cạnh tranh và năng lực điều hành, VBI đã không ngừng đổi mới công tác quản trị, phát triển các hoạt động dịch vụ và hệ thống sản phẩm mới đa dạng, thông qua cải tiến mạnh mẽ hệ thống công nghệ hiện đại; hệ thống dịch vụ. Nhận thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế mang lại rất nhiều lợi ích hết sức thiết thực cho bản thân công ty và khách hàng, chính vì vậy công ty đã mạnh dạn xin phép Tổng cục Thuế cho phép doanh nghiệp mình được sử dụng hình thức hóa đơn này trong giao dịch hàng ngày.

Ngay sau khi quyết định sẽ sử dụng hình thức hóa đơn mới này, công ty bảo hiểm ngân hàng Vietinbank đã liên hệ với Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn – chuyên gia trong lĩnh vực hóa đơn điện tử có mã xác thực và cũng là một trong những doanh nghiệp đầu tiên được sử dụng hình thức hóa đơn này để nhờ Thái Sơn tư vấn hỗ trợ cho doanh nghiệp.

Khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Mặc dù là một hình thức hóa đơn mới rất được khuyến khích sử dụng, tuy nhiên vẫn đang trong giai đoạn thí điểm triển khai nên Tổng cục Thuế mới chỉ cho phép hạn chế doanh nghiệp trong danh sách thí điểm mới được sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực. Chính vì vậy, trước khi được sử dụng chính thức hình thức hóa đơn này, VBI đã phải sử dụng thử nghiệm trước hóa đơn xác thực để đề phòng những rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng.

Thêm vào đó, với hệ thống mạng lưới các công ty con, các chi nhánh rộng khắp các tỉnh thành, việc triển khai sử dụng hình thức hóa đơn mới cùng hệ thống truyền dữ liệu hóa đơn cũng gặp phải khá nhiều khó khăn. Bản thân VBI đang có các phần mềm quản lý theo đặc thù ngành bảo hiểm đòi hỏi giải pháp hóa đơn điện tử E-Invoice phải tích hợp với các phần mềm có sẵn này. Yêu cầu đặt ra của VBI là các nghiệp vụ hàng ngày không thay đổi nhiều, chỉ khi xuất hóa đơn điện tử sẽ kết nối với giải pháp hóa đơn điện tử xác thực Einvoice để xuất hóa đơn điện tử.

Là một trong những doanh nghiệp đầu tiên triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, nên công ty Thái Sơn hiểu rõ được những khó khăn, vất vả của các cán bộ nhân viên của VBI khi tiếp cận với hình thức hóa đơn mới cùng với các nghiệp vụ khác biệt so với nghiệp vụ hóa đơn thông thường. Chính vì vậy, công ty Thái Sơn đã tư vấn cho VBI sử dụng phần mềm E-Invoice do chính công ty Thái Sơn cung cấp với nghiệp vụ đơn giản và những tính năng ưu việt trong quá trình lập xuất hóa đơn. Thêm vào đó, đội ngũ tư vấn, hỗ trợ của công ty Thái Sơn luôn túc trực sẵn sàng để có thể giúp đỡ, giải đáp các thắc mắc, khó khăn từ phía công ty bảo hiểm ngân hàng Vietinbank.

(Mô hình xuất hóa đơn điên tử tích hợp với phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp)

Thành công đạt được sau những khó khăn, vất vả của cán bộ, nhân viên của VBI và đội ngũ kỹ sư công ty Thái Sơn

Dù gặp phải nhiều khó khăn nhưng chỉ sau một thời gian ngắn triển khai sử dụng thử nghiệm, hệ thống quản lý của VBI và phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã hoạt động nhuần nhuyễn và tương thích. Dữ liệu tích hợp giữa các hệ thống với nhau hoàn toàn chuẩn xác và nhanh chóng. Số liệu hóa đơn được lập theo từng người dùng được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của công ty, giúp người dùng dễ dàng quản lý số hóa đơn mình đã lập và tổng hợp báo cáo thu chi theo từng ngày, từng tháng.

Sau khi triển khai sử dụng thử nghiệm thành công với những kết quả đạt được, công ty bảo hiểm ngân hàng Vietinbank đã được Tổng cục Thuế cho phép sử dụng chính thức hình thức hóa đơn điện tử có mã xác thực trong giao dịch hàng ngày. VBI đã bước đầu thực hiện thành công công việc cải thiện dịch vụ, chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp mình và cũng giảm tải phần lớn công việc của cán bộ nhân viên công ty nhờ vào giải pháp hóa đơn điện tử E-Invoice.

Nguồn: einvoice.vn