Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Để giúp các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tránh khỏi những bỡ ngỡ và vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu tiên, bài viết hôm nay sẽ chia sẻ tới bạn đọc 3 bước sử dụng hóa đơn điện tử và những thông tin bổ ích về hóa đơn điện tử mới nhất 2020.
1. Hóa đơn điện tử và lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn cuối đến ngày 1/11/2020.
Vậy hóa đơn điện tử là gì? lợi ích của hóa đơn điện tử và các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? khiến không ít các doanh nghiệp đơn vị kinh doanh bối rối khi áp dụng.
1.1 Khái niệm hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
1.2 Lợi ích của hóa đơn điện tử
Có rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử so với việc sử dụng hóa đơn giấy mà bạn cần biết. Nếu như hóa đơn giấy bộc lộ những khuyết điểm từ việc tìm kiếm hóa đơn, lưu trữ, bảo quản cho đến việc chuyển phát hóa đơn mất khá nhiều thời gian và tốn kém tiền bạc công sức. Hóa đơn điện tử lại khắc phục được mọi nhược điểm này đồng thời bộc lộ những ưu điểm giúp doanh nghiệp có thể quản lý và làm việc hiệu quả hơn.
Lợi ích của hóa đơn điện tử E-invoice.
- ạo lập, xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên thiết bị điện tử, máy tính, laptop, điện thoại di động.
- Truy cập, tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng
- Không tốn thời gian vận chuyển hóa đơn, lưu trữ sắp xếp hóa đơn
- Tiết kiệm chi phí nhân lực, kho lưu trữ, thời gian
- Giảm thiểu tối đa các rủi ro, mất, hỏng hóa đơn, ghi sai hóa đơn
- Đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ khi làm việc với cơ quan nhà nước.
Hóa đơn điện tử ra đời đem đến một cuộc cách mạng trong lĩnh vực quản lý hóa đơn chứng từ cho mọi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh doanh.
2. Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Đối với doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh để sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi nhất sẽ tiến hành theo 3 bước được chia sẻ ngay sau đây.
Bước 1: Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử uy tín
Có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tuy nhiên với mỗi nhà cung cấp khác nhau sẽ có những phần mềm khác nhau và dịch vụ cung cấp cũng sẽ khác nhau. Những nhà cung cấp uy tín sẽ đem đến những sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt phục vụ quý khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.
ThaisonSoft (Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn) là một trong những đơn vị lớn, chuyên nghiệp với kinh nghiệm 17 năm cung cấp các giải pháp phần mềm công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng đột phá cao so với các phần mềm khác.
ThaisonSoft nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín cho mọi doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thân thiện với người sử dụng, xuất lập hóa đơn nhanh chóng trên điện thoại di động, dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý, bảo mật tuyệt đối bằng công nghệ blockchain. Hỗ trợ tư vấn trực tuyến 24/7 và hỗ trợ tại doanh nghiệp bất cứ khi nào.
Hiện tại là nhà cung cấp cho rất nhiều doanh nghiệp lớn như Grab; Honda; cj.CGV; Samsung; Lotte…
Bước 2: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp uy tín doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng hóa đơn thực tế của đơn vị mình sau đó tính toán mức sử dụng hóa đơn và lựa chọn các gói phù hợp.
Tuy nhiên, để giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn các chuyên viên của ThaisonSoft sẽ tư vấn và đưa ra các lời khuyên giúp bạn lựa chọn được gói phù hợp nhất.
Bước 3: Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp và đánh giá được nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử lựa chọn gói phù hợp thì bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó là làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Trong bước 3 doanh nghiệp sẽ thực hiện 3 bước nhỏ.
Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Bước 3.1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)
Ở bước này doanh nghiệp thực hiện ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu có sẵn. Cuối cùng lập hóa đơn điện tử mẫu có thể tự thiết kế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Nếu hồ sơ được gửi qua cổng thông tin điện tử hóa đơn điện tử mẫu phải được ký số/ký điện tử trước khi gửi bằng phương thức. Nếu chưa có chữ ký số doanh nghiệp có thể được hỗ trợ mua trực tiếp của nhà cung cấp chữ ký số ThaisonSoft.
Bước 3.2: Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Sau khi doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định sẽ thực hiện gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể gửi qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra bản giấy để nộp và gửi trực tiếp lên Cơ quan quản lý Thuế.
Bước 3.3: Sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 sau khi gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thành công nếu Cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.
Tuy nhiên, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Như vậy thời gian được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau gửi hồ sơ đã được rút ngắn xuống 1 ngày làm việc.
Nếu thông báo chấp sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó. Nếu không được chấp thuận doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đăng ký phát hành lại với cơ quan Thuế.
Sử dụng xuất, lập hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Quý khách hàng khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp sẽ được các chuyên viên của chúng tôi thực hiện tư vấn, hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nhanh chóng theo đúng quy định của pháp luật mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức.
Trên đây là những chia sẻ về các bước sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng để các doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng trước ngày 1/11/2020 (hạn chót cho các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Nếu các bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ với Hóa đơn điện tử E-invoice. Hotline: Miền Bắc: 19004767/ Miền Nam - Miền Trung: 19004768, chúng tôi luôn sẵn lòng được giúp đỡ.
Các tin tức liên quan:
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch điện tử an toàn, đảm bảo đúng theo quy định của Pháp luật. Tuy nhiên, đôi khi người dùng gặp phải lỗi không ký được chữ ký số, gây cản trở cho công việc. Bài viết này sẽ chỉ ra các nguyên nhân gây ra lỗi chữ ký số không ký được và cách khắc phục hiệu quả.
Thẻ bảo hiểm y tế là một loại giấy tờ quan trọng chứng minh chủ sở hữu tham gia bảo hiểm y tế và là căn cứ thanh toán bảo hiểm y tế cho bệnh nhân khi đi khám chữa bệnh. Việc mất thẻ BHYT có thể gây ra nhiều bất tiện khi bạn cần sử dụng dịch vụ y tế.
Hợp đồng kỳ hạn và hợp đồng tương lai - Hai hình thức hợp đồng đặc trưng được sử dụng rất phổ biến trong thị trường chứng khoán phái sinh. Dù có một số những đặc điểm chung nhưng hai loại hợp đồng vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt. Cùng phân biệt hai loại hợp đồng này trong bài viết dưới đây.
Phiếu giao nhận hồ sơ BHXH 607 là thành phần hồ sơ quan trọng trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội. Theo đó, cá nhân và đơn vị tổng hợp thông tin, ghi chính xác, đầy đủ nội dung theo yêu cầu
Chữ ký số hải quan là cách gọi của chữ ký số kê khai hải quan điện tử, được đăng ký với cơ quan hải quan. Việc sử dụng chữ ký số hải quan mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo an toàn, bảo mật cho các giao dịch hải quan.
Hợp đồng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến bởi sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với hợp đồng truyền thống. Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào? Những điều quan trọng cần biết về hợp đồng điện tử là gì? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây!
Trong quá trình tham gia BHXH có rất vấn đề mà người lao động chưa nắm được. Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội miễn phí giúp người lao động giải đáp các thắc mắc, hỗ trợ cung cấp thông tin cho người tham gia
Phụ cấp trách nhiệm được người sử dụng lao động sử dụng nhằm khuyến khích động viên nhân viên người lao động làm việc chăm chỉ, cẩn thận hay người lao động có sự cầu tiến trong công việc.
Chữ ký số ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch điện tử như: ký hợp đồng, ký hóa đơn chứng từ, kê khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội hay hay kê khai hải quan điện tử… Theo đó, mua chữ ký số uy tín ở đâu tốt là một trong những vấn đề được các đơn vị, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu thế tất yếu, thay thế dần cho hợp đồng giấy truyền thống bởi những lợi ích mà nó mang lại cho các bên tham gia. Hiện nay trên thị trường có những loại hợp đồng điện tử nào? Cùng tìm hiểu các quy định về hợp đồng điện tử và cách phân loại hợp đồng điện tử phổ biến nhất.
Không chỉ lao động nữ sinh con được hưởng chế độ thai sản mà lao động nam khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc có vợ sinh con cũng được hưởng chế độ thai sản.
Hợp đồng khoán việc là một loại hợp đồng khá phổ biến trong xã hội hiện nay. Tuy nhiên, vấn đề đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người nhận khoán việc vẫn còn nhiều tranh cãi. Hợp đồng khoán việc có phải đóng BHXH không là thắc mắc của nhiều độc giả. Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
