Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Để giúp các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tránh khỏi những bỡ ngỡ và vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu tiên, bài viết hôm nay sẽ chia sẻ tới bạn đọc 3 bước sử dụng hóa đơn điện tử và những thông tin bổ ích về hóa đơn điện tử mới nhất 2020.
1. Hóa đơn điện tử và lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn cuối đến ngày 1/11/2020.
Vậy hóa đơn điện tử là gì? lợi ích của hóa đơn điện tử và các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? khiến không ít các doanh nghiệp đơn vị kinh doanh bối rối khi áp dụng.
1.1 Khái niệm hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
1.2 Lợi ích của hóa đơn điện tử
Có rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử so với việc sử dụng hóa đơn giấy mà bạn cần biết. Nếu như hóa đơn giấy bộc lộ những khuyết điểm từ việc tìm kiếm hóa đơn, lưu trữ, bảo quản cho đến việc chuyển phát hóa đơn mất khá nhiều thời gian và tốn kém tiền bạc công sức. Hóa đơn điện tử lại khắc phục được mọi nhược điểm này đồng thời bộc lộ những ưu điểm giúp doanh nghiệp có thể quản lý và làm việc hiệu quả hơn.
Lợi ích của hóa đơn điện tử E-invoice.
- ạo lập, xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên thiết bị điện tử, máy tính, laptop, điện thoại di động.
- Truy cập, tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng
- Không tốn thời gian vận chuyển hóa đơn, lưu trữ sắp xếp hóa đơn
- Tiết kiệm chi phí nhân lực, kho lưu trữ, thời gian
- Giảm thiểu tối đa các rủi ro, mất, hỏng hóa đơn, ghi sai hóa đơn
- Đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ khi làm việc với cơ quan nhà nước.
Hóa đơn điện tử ra đời đem đến một cuộc cách mạng trong lĩnh vực quản lý hóa đơn chứng từ cho mọi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh doanh.
2. Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Đối với doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh để sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi nhất sẽ tiến hành theo 3 bước được chia sẻ ngay sau đây.
Bước 1: Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử uy tín
Có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tuy nhiên với mỗi nhà cung cấp khác nhau sẽ có những phần mềm khác nhau và dịch vụ cung cấp cũng sẽ khác nhau. Những nhà cung cấp uy tín sẽ đem đến những sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt phục vụ quý khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.
ThaisonSoft (Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn) là một trong những đơn vị lớn, chuyên nghiệp với kinh nghiệm 17 năm cung cấp các giải pháp phần mềm công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng đột phá cao so với các phần mềm khác.
ThaisonSoft nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín cho mọi doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thân thiện với người sử dụng, xuất lập hóa đơn nhanh chóng trên điện thoại di động, dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý, bảo mật tuyệt đối bằng công nghệ blockchain. Hỗ trợ tư vấn trực tuyến 24/7 và hỗ trợ tại doanh nghiệp bất cứ khi nào.
Hiện tại là nhà cung cấp cho rất nhiều doanh nghiệp lớn như Grab; Honda; cj.CGV; Samsung; Lotte…
Bước 2: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp uy tín doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng hóa đơn thực tế của đơn vị mình sau đó tính toán mức sử dụng hóa đơn và lựa chọn các gói phù hợp.
Tuy nhiên, để giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn các chuyên viên của ThaisonSoft sẽ tư vấn và đưa ra các lời khuyên giúp bạn lựa chọn được gói phù hợp nhất.
Bước 3: Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp và đánh giá được nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử lựa chọn gói phù hợp thì bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó là làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Trong bước 3 doanh nghiệp sẽ thực hiện 3 bước nhỏ.
Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Bước 3.1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)
Ở bước này doanh nghiệp thực hiện ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu có sẵn. Cuối cùng lập hóa đơn điện tử mẫu có thể tự thiết kế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Nếu hồ sơ được gửi qua cổng thông tin điện tử hóa đơn điện tử mẫu phải được ký số/ký điện tử trước khi gửi bằng phương thức. Nếu chưa có chữ ký số doanh nghiệp có thể được hỗ trợ mua trực tiếp của nhà cung cấp chữ ký số ThaisonSoft.
Bước 3.2: Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Sau khi doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định sẽ thực hiện gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể gửi qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra bản giấy để nộp và gửi trực tiếp lên Cơ quan quản lý Thuế.
Bước 3.3: Sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 sau khi gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thành công nếu Cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.
Tuy nhiên, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Như vậy thời gian được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau gửi hồ sơ đã được rút ngắn xuống 1 ngày làm việc.
Nếu thông báo chấp sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó. Nếu không được chấp thuận doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đăng ký phát hành lại với cơ quan Thuế.
Sử dụng xuất, lập hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Quý khách hàng khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp sẽ được các chuyên viên của chúng tôi thực hiện tư vấn, hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nhanh chóng theo đúng quy định của pháp luật mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức.
Trên đây là những chia sẻ về các bước sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng để các doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng trước ngày 1/11/2020 (hạn chót cho các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Nếu các bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ với Hóa đơn điện tử E-invoice. Hotline: Miền Bắc: 19004767/ Miền Nam - Miền Trung: 19004768, chúng tôi luôn sẵn lòng được giúp đỡ.
Các tin tức liên quan:
Trong các giao dịch thương mại, không phải lúc nào các bên tham gia hợp đồng cũng tuân thủ đầy đủ các thỏa thuận, dẫn đến những vi phạm hợp đồng. Để xử lý những vi phạm này, pháp luật thương mại đã quy định nhiều chế tài khác nhau, trong đó phạt vi phạm hợp đồng thương mại là một biện pháp phổ biến. Bài viết này sẽ phân tích quy định về mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại theo Luật thương mại mới nhất và mối quan hệ của nó với các chế tài khác.
Nhằm đảm bảo quyền lợi cho Quý khách hàng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft tiến hành cấp bổ sung MIỄN PHÍ thời gian sử dụng Chữ ký số CA2-Nacencomm theo đúng thời hạn quy định trên hợp đồng, tuân thủ theo cấp phép mới của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Các trường hợp được chuyển tuyến khám chữa bệnh BHYT căn cứ theo điều kiện chuyển tuyến khám chữa bệnh quy định tại Điều 5, Thông tư số 14/2014/TT-BYT.
Chủ thể của hợp đồng thương mại là một trong những nội dung quan trọng cần lưu ý khi các bên giao kết hợp đồng. Đây cũng là một trong những tiêu chí để phân biệt rõ ràng giữa hợp đồng thương mại và hợp đồng dân dự. Chủ thể của hợp đồng thương mại được quy định là những đối tượng nào, có tư cách pháp nhân như thế nào?
Tạo chữ ký số cá nhân miễn phí là cách nhanh chóng nhất để người dùng tăng cường bảo mật cho các giao dịch trực tuyến. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể sở hữu một chữ ký số cá nhân, đảm bảo tính xác thực và pháp lý cho mọi giao dịch trực tuyến. Cùng tìm hiểu cách tạo chữ ký số đơn giản, tiện lợi ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Nhằm hưởng ứng Ngày “Chuyển đổi số quốc gia” và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn mang đến chương trình ưu đãi hấp dẫn: Tặng đến 9 tháng sử dụng Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Đây là cơ hội “vàng” để doanh nghiệp trải nghiệm và tận hưởng những tiện ích vượt trội mà chữ ký số mang lại.
Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký nháy từng trang văn bản theo đúng quy định hiện hành.
Lãnh tiền bảo hiểm xã hội có bị trừ tiền thai sản không? Những lưu ý trước khi rút BHXH một lần
26/09/2024
Việc rút bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần là lựa chọn của nhiều người lao động khi không muốn chờ đến tuổi nghỉ hưu. Tuy nhiên, liệu khi lãnh tiền BHXH có bị trừ tiền thai sản không?
Hợp đồng thương mại là một trong những hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về bản chất và thường nhầm lẫn hợp đồng thương mại với hợp đồng dân sự. Vậy hợp đồng thương mại là gì và có những đặc điểm nào khác biệt so với hợp đồng dân sự?
Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?
Là một phương thức quản lý mới trong quá trình đầu tư xây dựng, hợp đồng EPC không còn xa lạ đối với các nhà thầu. Việc áp dụng hợp đồng EPC mang lại nhiều lợi ích đối với các nhà thầu trong việc giảm bớt gánh nặng chi phí, nhân lực, quản lý dự án. Trước khi ký kết hợp đồng này, nhà thầu cần lưu ý 6 vấn đề quan trọng dưới đây.
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là một dạng của hợp đồng lao động được sử dụng phổ biến hiện nay. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn có đặc điểm gì? ưu điểm nhược điểm của loại hợp đồng này như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
