Cách sử dụng chữ ký số khi áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp

Ngày đăng: 08:18 - 03/06/2020 Lượt xem: 2359 Cỡ chữ

Cách sử dụng chữ ký số khi triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp như thế nào? Chắc chắn vẫn còn một số doanh nghiệp chưa hiểu rõ về thông tin này. Ứng dụng của chữ ký số ngày càng rộng rãi, đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán nói chung và mảng hóa đơn điện tử nói riêng. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp tất cả các thắc mắc về vấn đề này.

1. Chữ ký số là gì?

Căn cứ vào quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử, chữ ký số (Token) được xem là một loại chữ ký điện tử và được tạo ra bằng việc biến đổi và mã hóa tất cả các thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp. Chữ ký điện tử được sử dụng để ký trên các loại tài liệu, văn bản, tờ khai,... thực hiện qua giao dịch điện tử.

Chữ ký điện tử thay cho chữ ký của cá nhân đại diện và con dấu của doanh nghiệp.


Chữ ký điện tử thay cho chữ ký của cá nhân đại diện và con dấu của doanh nghiệp

Hay nói cách khác, chữ ký số thay thế cho chữ ký người đại diện pháp luật của doanh nghiệp và là con dấu điện tử của doanh nghiệp, được công nhận về mặt giá trị pháp lý.

2. Công dụng của chữ ký số trong khi áp dụng hóa đơn điện tử.

Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp, chữ ký số dùng để ký các hóa đơn lập trên phần mềm mà không cần phải sử dụng chữ ký trực tiếp của người đại diện pháp luật. Chữ ký số dùng để xác nhận những thông tin, nội dung trên hóa đơn, dùng để xác nhận quyền sở hữu và cam kết hóa đơn đó là do doanh nghiệp phát hành.

Chữ ký số giúp doanh nghiệp xác nhận những thông tin trên hóa đơn điện tử đã tạo lập

Chữ ký số giúp doanh nghiệp xác nhận những thông tin trên hóa đơn điện tử đã tạo lập

Chữ ký số là thiết bị đảm bảo tốt sự an toàn và chính xác, độ bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu cao. Đây là bằng chứng để xác nhận trách nhiệm với những nội dung mà doanh nghiệp đã thực hiện ký trên hóa đơn. Vì vậy, đây cũng là công cụ để bên cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn.

Chữ ký số giúp cho các giao dịch thuận tiện hơn.

Chữ ký số giúp cho các giao dịch thuận tiện hơn.

Ngoài ra, token còn giúp các giao dịch giữa doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau thuận tiện, nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý. Doanh nghiệp không mất nhiều thời gian chờ đợi, tiết kiệm công sức và chi phí in ấn hồ sơ và việc đi ký kết các văn bản cũng được rút gọn.

3. Cách sử dụng chữ ký số khi áp dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, để có thể sử dụng chữ ký số, trước hết, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số điều kiện cần thiết nhằm thực hiện ký điện tử. 

Chuẩn bị các điều kiện để sử dụng chữ ký số

Để có thể thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử, mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Chữ ký số còn hiệu lực sử dụng của doanh nghiệp.
  • Máy tính có kết nối mạng Internet.
  • Phần mềm hóa đơn điện tử đã cài đặt, kích hoạt và có tài khoản đăng nhập.
  • Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Cách sử dụng chữ ký số 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp có thể tiến hành tạo lập và ký số trên hóa đơn điện tử:

  • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đang cài đặt tại doanh nghiệp theo tài khoản đã lập.

Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử.

  • Bước 2: Tạo lập hóa đơn với các thông tin của doanh nghiệp, nội dung hóa đơn theo đúng quy định về hàng hóa, số lượng và Thuế,...
  • Bước 3: Kiểm tra lại thông tin sau đó chọn “Xuất hóa đơn” để giao diện phần mềm chuyển đến mục ký điện tử.

Thực hiện ký số sau khi xuất hóa đơn điện tử.

  • Bước 4: Khi hệ thống yêu cầu người dùng cắm chữ ký số, bạn thực hiện cắm token vào cổng USB sau đó đăng nhập theo tên tài khoản và mật khẩu được cung cấp. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ xác nhận cho những thông tin và nội dung của hóa đơn mà bạn vừa tạo lập, quá trình ký số hoàn tất. Hệ thống sẽ cung cấp bản thể hiện của hóa đơn. Doanh nghiệp hoàn thành bước xuất hóa đơn điện tử theo quy định.

4. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - thuận tiện khi ký số trên hóa đơn điện tử

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - đơn vị có trên 17 năm kinh nghiệm trong cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. E-invoice là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice không chỉ cung cấp đầy đủ nghiệp vụ cho Kế toán mà còn có nhiều tính năng ưu việt, ứng dụng công nghệ bảo mật tiên tiến. Với tính năng cổng ký tiện dụng, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn tại nhiều điểm mà chỉ cần sử dụng duy nhất một chữ ký số. Đây là điểm thuận lợi cho nhiều doanh nghiệp có hệ thống lớn, nhiều chi nhánh, cửa hàng, cách sử dụng chữ ký số thực hiện nhanh chóng và dễ dàng trên E-invoice.

Trên đây là hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện khá đơn giản và dễ dàng, Kế toán có thể tham khảo thông tin để ký số theo đúng quy định. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, miền Nam/Trung: 1900 4768.

Bài viết liên quan

Tin tức cùng chuyên mục