Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể thiếu bước ký chữ ký số trên hóa đơn để xuất hóa đơn thành công và đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được lập. Tuy nhiên thì cách ký chữ ký số trên hóa đơn được thực hiện như thế nào? bài viết sau đây sẽ giúp các bạn thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được lập bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

1. Chữ ký số là gì? ký số là gì?

Chữ ký số được sử dụng phổ biến trên hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 5, Khoản 6, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/9/2018 chữ ký số và ký số được định nghĩa như sau:

- Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

- Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh buộc phải mua chữ ký số từ các nhà cung cấp. Phí mua chữ ký số được phân tách ra gồm 2 loại phí:

• Phí mua token: token lúc này chỉ đơn thuần là 01 chiếc USB trống rỗng và chưa có dữ liệu gì.
• Phí dịch vụ: là phí dịch vụ cấp “Chứng thư số” khi doanh nghiệp mua chữ ký số từ nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ tiến hành nạp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp vào token, khi này token chứa dữ liệu sinh ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật để thực hiện việc ký số và khóa công khai giúp nhận dạng Chữ ký số.

2. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Ký chữ ký số là một bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất việc mua bán trao đổi hàng hóa và đặc biệt để hóa đơn có giá trị và tính pháp lý.

Trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Tùy từng trường hợp mà người bán hoặc người mua sẽ phải cùng ký trên hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có thể thực hiện ký số qua Java hoặc ký số qua Extension EINVOICE Signing.

2.1 Chuẩn bị thực hiện ký chữ ký số

Để có thể ký chữ ký chữ số doanh nghiệp chuẩn bị:

• Chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.
• Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
• Phần mềm hóa đơn điện tử (mua từ các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử)

2.2 Các bước ký số trên hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các điều kiện được nêu ở phần 2.1 thì có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau: 

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử 

Kế toán đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Trong mục “Sử dụng hóa đơn” chọn “Quản lý ký số hóa đơn”

Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.

Nếu chưa lập hóa đơn kế toán khởi tạo hóa đơn, sau đó mới thực hiện ký số hóa đơn. Các hóa đơn chưa được ký số được tự động lưu vào một mục riêng để tạo thuận lợi khi tìm kiếm.

Bước 2: Mở hóa đơn điện tử cần ký số

Doanh nghiệp mở hóa đơn cần ký số nhanh bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc tên đối tác rồi click vào ô tìm kiếm. Hoặc tích chọn hóa đơn chưa ký số rồi tìm kiếm. 

Tích chọn mục hóa đơn “Chưa ký số” lọc ra những hóa đơn chưa được ký số.

Đối với hóa đơn điện tử vừa khởi tạo kế toán thực hiện kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số. 

Bước 3. Thực hiện thao tác ký hóa đơn

Sau khi mở hóa đơn chưa được ký số kế toán kéo xuống cuối click chọn “Ký hóa đơn”

Phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Kế toán chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.

Ngay sau khi doanh nghiệp điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn. 

Sau nhập mã ký số hóa đơn thành công và gửi thì phần mềm sẽ hiện lên thông báo ký số hóa đơn điện tử thành công. Như vậy là bạn đã hoàn tất việc ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử. 

3. Những lưu ý khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử

Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử khá đơn giản, bạn có thể thực hiện trong vài phút tuy nhiên khi thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Đảm bảo token chứa chữ ký số chưa hết hạn và vẫn còn hiệu lực.
• Kiểm tra thời hạn cung cấp dịch vụ chữ ký số, nếu token hết hạn cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được ra hạn chữ ký số.
• Token không kết nối được với máy tính có thể do lỗi hệ thống hoặc máy tính chưa cài đặt phần mềm ký số. Kế toán cần cài đặt phần mềm ký số trước khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn sau khi ký chữ ký số được thông báo phát hành, hóa đơn không thể sửa đổi trực tiếp mà phải thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo luật quy định.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số uy tín được các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tin tưởng lựa chọn để hợp tác. Sự ra đời của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ hiện đại, với công nghệ cao vô cùng hoàn hảo.  

Trên đây là những chia sẻ về cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử, chữ ký số và các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử, quý vị và các bạn có thể trực tiếp liên hệ qua đường dây nóng:

• Miền Bắc: 19004767; 
• Miền Trung/Nam: 19004768. 

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn nỗ lực đem đến cho quý khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.