Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể thiếu bước ký chữ ký số trên hóa đơn để xuất hóa đơn thành công và đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được lập. Tuy nhiên thì cách ký chữ ký số trên hóa đơn được thực hiện như thế nào? bài viết sau đây sẽ giúp các bạn thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được lập bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
1. Chữ ký số là gì? ký số là gì?
.png)
Chữ ký số được sử dụng phổ biến trên hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Khoản 5, Khoản 6, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/9/2018 chữ ký số và ký số được định nghĩa như sau:
- Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
- Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh buộc phải mua chữ ký số từ các nhà cung cấp. Phí mua chữ ký số được phân tách ra gồm 2 loại phí:
- Phí mua token: token lúc này chỉ đơn thuần là 01 chiếc USB trống rỗng và chưa có dữ liệu gì.
- Phí dịch vụ: là phí dịch vụ cấp “Chứng thư số” khi doanh nghiệp mua chữ ký số từ nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ tiến hành nạp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp vào token, khi này token chứa dữ liệu sinh ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật để thực hiện việc ký số và khóa công khai giúp nhận dạng Chữ ký số.
2. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Ký chữ ký số là một bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất việc mua bán trao đổi hàng hóa và đặc biệt để hóa đơn có giá trị và tính pháp lý.
Trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Tùy từng trường hợp mà người bán hoặc người mua sẽ phải cùng ký trên hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có thể thực hiện ký số qua Java hoặc ký số qua Extension EINVOICE Signing.
2.1 Chuẩn bị thực hiện ký chữ ký số
Để có thể ký chữ ký chữ số doanh nghiệp chuẩn bị:
- Chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.
- Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
- Phần mềm hóa đơn điện tử (mua từ các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử)
2.2 Các bước ký số trên hóa đơn điện tử
Khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các điều kiện được nêu ở phần 2.1 thì có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Kế toán đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Trong mục “Sử dụng hóa đơn” chọn “Quản lý ký số hóa đơn”
Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.
Nếu chưa lập hóa đơn kế toán khởi tạo hóa đơn, sau đó mới thực hiện ký số hóa đơn. Các hóa đơn chưa được ký số được tự động lưu vào một mục riêng để tạo thuận lợi khi tìm kiếm.
Bước 2: Mở hóa đơn điện tử cần ký số
Doanh nghiệp mở hóa đơn cần ký số nhanh bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc tên đối tác rồi click vào ô tìm kiếm. Hoặc tích chọn hóa đơn chưa ký số rồi tìm kiếm.
Tích chọn mục hóa đơn “Chưa ký số” lọc ra những hóa đơn chưa được ký số.
Đối với hóa đơn điện tử vừa khởi tạo kế toán thực hiện kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số.
Bước 3. Thực hiện thao tác ký hóa đơn
Sau khi mở hóa đơn chưa được ký số kế toán kéo xuống cuối click chọn “Ký hóa đơn”
Phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Kế toán chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.
Ngay sau khi doanh nghiệp điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn.
Sau nhập mã ký số hóa đơn thành công và gửi thì phần mềm sẽ hiện lên thông báo ký số hóa đơn điện tử thành công. Như vậy là bạn đã hoàn tất việc ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
3. Những lưu ý khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử khá đơn giản, bạn có thể thực hiện trong vài phút tuy nhiên khi thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Đảm bảo token chứa chữ ký số chưa hết hạn và vẫn còn hiệu lực.
- Kiểm tra thời hạn cung cấp dịch vụ chữ ký số, nếu token hết hạn cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được ra hạn chữ ký số.
- Token không kết nối được với máy tính có thể do lỗi hệ thống hoặc máy tính chưa cài đặt phần mềm ký số. Kế toán cần cài đặt phần mềm ký số trước khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn sau khi ký chữ ký số được thông báo phát hành, hóa đơn không thể sửa đổi trực tiếp mà phải thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo luật quy định.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số uy tín được các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tin tưởng lựa chọn để hợp tác. Sự ra đời của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ hiện đại, với công nghệ cao vô cùng hoàn hảo.
Trên đây là những chia sẻ về cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử, chữ ký số và các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử, quý vị và các bạn có thể trực tiếp liên hệ qua đường dây nóng:
- Miền Bắc: 19004767;
- Miền Trung/Nam: 19004768.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn nỗ lực đem đến cho quý khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.
Trong các giao dịch thương mại, không phải lúc nào các bên tham gia hợp đồng cũng tuân thủ đầy đủ các thỏa thuận, dẫn đến những vi phạm hợp đồng. Để xử lý những vi phạm này, pháp luật thương mại đã quy định nhiều chế tài khác nhau, trong đó phạt vi phạm hợp đồng thương mại là một biện pháp phổ biến. Bài viết này sẽ phân tích quy định về mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại theo Luật thương mại mới nhất và mối quan hệ của nó với các chế tài khác.
Nhằm đảm bảo quyền lợi cho Quý khách hàng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft tiến hành cấp bổ sung MIỄN PHÍ thời gian sử dụng Chữ ký số CA2-Nacencomm theo đúng thời hạn quy định trên hợp đồng, tuân thủ theo cấp phép mới của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Các trường hợp được chuyển tuyến khám chữa bệnh BHYT căn cứ theo điều kiện chuyển tuyến khám chữa bệnh quy định tại Điều 5, Thông tư số 14/2014/TT-BYT.
Chủ thể của hợp đồng thương mại là một trong những nội dung quan trọng cần lưu ý khi các bên giao kết hợp đồng. Đây cũng là một trong những tiêu chí để phân biệt rõ ràng giữa hợp đồng thương mại và hợp đồng dân dự. Chủ thể của hợp đồng thương mại được quy định là những đối tượng nào, có tư cách pháp nhân như thế nào?
Tạo chữ ký số cá nhân miễn phí là cách nhanh chóng nhất để người dùng tăng cường bảo mật cho các giao dịch trực tuyến. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể sở hữu một chữ ký số cá nhân, đảm bảo tính xác thực và pháp lý cho mọi giao dịch trực tuyến. Cùng tìm hiểu cách tạo chữ ký số đơn giản, tiện lợi ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Nhằm hưởng ứng Ngày “Chuyển đổi số quốc gia” và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn mang đến chương trình ưu đãi hấp dẫn: Tặng đến 9 tháng sử dụng Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Đây là cơ hội “vàng” để doanh nghiệp trải nghiệm và tận hưởng những tiện ích vượt trội mà chữ ký số mang lại.
Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký nháy từng trang văn bản theo đúng quy định hiện hành.
Lãnh tiền bảo hiểm xã hội có bị trừ tiền thai sản không? Những lưu ý trước khi rút BHXH một lần
26/09/2024
Việc rút bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần là lựa chọn của nhiều người lao động khi không muốn chờ đến tuổi nghỉ hưu. Tuy nhiên, liệu khi lãnh tiền BHXH có bị trừ tiền thai sản không?
Hợp đồng thương mại là một trong những hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về bản chất và thường nhầm lẫn hợp đồng thương mại với hợp đồng dân sự. Vậy hợp đồng thương mại là gì và có những đặc điểm nào khác biệt so với hợp đồng dân sự?
Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?
Là một phương thức quản lý mới trong quá trình đầu tư xây dựng, hợp đồng EPC không còn xa lạ đối với các nhà thầu. Việc áp dụng hợp đồng EPC mang lại nhiều lợi ích đối với các nhà thầu trong việc giảm bớt gánh nặng chi phí, nhân lực, quản lý dự án. Trước khi ký kết hợp đồng này, nhà thầu cần lưu ý 6 vấn đề quan trọng dưới đây.
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là một dạng của hợp đồng lao động được sử dụng phổ biến hiện nay. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn có đặc điểm gì? ưu điểm nhược điểm của loại hợp đồng này như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
