Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể thiếu bước ký chữ ký số trên hóa đơn để xuất hóa đơn thành công và đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được lập. Tuy nhiên thì cách ký chữ ký số trên hóa đơn được thực hiện như thế nào? bài viết sau đây sẽ giúp các bạn thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được lập bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
1. Chữ ký số là gì? ký số là gì?
.png)
Chữ ký số được sử dụng phổ biến trên hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Khoản 5, Khoản 6, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/9/2018 chữ ký số và ký số được định nghĩa như sau:
- Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
- Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh buộc phải mua chữ ký số từ các nhà cung cấp. Phí mua chữ ký số được phân tách ra gồm 2 loại phí:
- Phí mua token: token lúc này chỉ đơn thuần là 01 chiếc USB trống rỗng và chưa có dữ liệu gì.
- Phí dịch vụ: là phí dịch vụ cấp “Chứng thư số” khi doanh nghiệp mua chữ ký số từ nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ tiến hành nạp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp vào token, khi này token chứa dữ liệu sinh ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật để thực hiện việc ký số và khóa công khai giúp nhận dạng Chữ ký số.
2. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Ký chữ ký số là một bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất việc mua bán trao đổi hàng hóa và đặc biệt để hóa đơn có giá trị và tính pháp lý.
Trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Tùy từng trường hợp mà người bán hoặc người mua sẽ phải cùng ký trên hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có thể thực hiện ký số qua Java hoặc ký số qua Extension EINVOICE Signing.
2.1 Chuẩn bị thực hiện ký chữ ký số
Để có thể ký chữ ký chữ số doanh nghiệp chuẩn bị:
- Chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.
- Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
- Phần mềm hóa đơn điện tử (mua từ các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử)
2.2 Các bước ký số trên hóa đơn điện tử
Khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các điều kiện được nêu ở phần 2.1 thì có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Kế toán đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Trong mục “Sử dụng hóa đơn” chọn “Quản lý ký số hóa đơn”
Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.
Nếu chưa lập hóa đơn kế toán khởi tạo hóa đơn, sau đó mới thực hiện ký số hóa đơn. Các hóa đơn chưa được ký số được tự động lưu vào một mục riêng để tạo thuận lợi khi tìm kiếm.
Bước 2: Mở hóa đơn điện tử cần ký số
Doanh nghiệp mở hóa đơn cần ký số nhanh bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc tên đối tác rồi click vào ô tìm kiếm. Hoặc tích chọn hóa đơn chưa ký số rồi tìm kiếm.
Tích chọn mục hóa đơn “Chưa ký số” lọc ra những hóa đơn chưa được ký số.
Đối với hóa đơn điện tử vừa khởi tạo kế toán thực hiện kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số.
Bước 3. Thực hiện thao tác ký hóa đơn
Sau khi mở hóa đơn chưa được ký số kế toán kéo xuống cuối click chọn “Ký hóa đơn”
Phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Kế toán chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.
Ngay sau khi doanh nghiệp điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn.
Sau nhập mã ký số hóa đơn thành công và gửi thì phần mềm sẽ hiện lên thông báo ký số hóa đơn điện tử thành công. Như vậy là bạn đã hoàn tất việc ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
3. Những lưu ý khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử khá đơn giản, bạn có thể thực hiện trong vài phút tuy nhiên khi thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Đảm bảo token chứa chữ ký số chưa hết hạn và vẫn còn hiệu lực.
- Kiểm tra thời hạn cung cấp dịch vụ chữ ký số, nếu token hết hạn cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được ra hạn chữ ký số.
- Token không kết nối được với máy tính có thể do lỗi hệ thống hoặc máy tính chưa cài đặt phần mềm ký số. Kế toán cần cài đặt phần mềm ký số trước khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn sau khi ký chữ ký số được thông báo phát hành, hóa đơn không thể sửa đổi trực tiếp mà phải thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo luật quy định.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số uy tín được các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tin tưởng lựa chọn để hợp tác. Sự ra đời của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ hiện đại, với công nghệ cao vô cùng hoàn hảo.
Trên đây là những chia sẻ về cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử, chữ ký số và các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử, quý vị và các bạn có thể trực tiếp liên hệ qua đường dây nóng:
- Miền Bắc: 19004767;
- Miền Trung/Nam: 19004768.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn nỗ lực đem đến cho quý khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.
Người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động được tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng thì không được đóng.
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng, hạn chế thất lạc giấy tờ, tài liệu đồng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhiều bộ phận. Vậy xây dựng quy trình quản lý hợp đồng như thế nào cho doanh nghiệp?
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
Tiệc tất niên 2024 – Mừng xuân Ất Tỵ 2025 là sự kiện thường niên của công ty PTCN Thái Sơn đã diễn ra thành công tốt đẹp trên khắp các chi nhánh cả nước. Đây cũng là dịp toàn thể cán bộ, nhân viên và gia đình cùng nhau nhìn lại những dấu ấn nổi bật, chia sẻ những khoảnh khắc ý nghĩa, đồng thời thắp sáng niềm tin và khát vọng cho một năm mới đầy hứa hẹn.
Hợp đồng chính và hợp đồng phụ là gì, khác nhau ở điểm gì và mối quan hệ như thế nào? Hợp đồng không chỉ là giao kết đơn thuần mà còn là căn cứ quan trọng xác lập và thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Trong đó, hợp đồng chính và hợp đồng phụ vẫn là khái niệm nhiều người chưa nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể nhất để bạn phân biệt được hai loại hợp đồng này.
Chuyển đổi số là xu thế không thể đảo ngược, diễn ra mạnh mẽ tạo nên sự thay đổi tích cực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển. Song hành cùng đó là vấn đề đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong không gian số, đặt ra bài toán về công tác đảm bảo an toàn thông tin, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, một trong những thay đổi quan trọng trong hệ thống BHXH sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp là việc thực hiện thay đổi lịch nộp tiền BHXH từ năm 2015 và thời gian phạt chậm nộp BHXH
Dịch vụ chứng thực chữ ký số E-CA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC) của Bộ Thông tin và truyền thông chứng nhận là “Top 5 CA có chất lượng dịch vụ tốt nhất năm 2024” và là đơn vị “CA tuân thủ pháp lý tốt nhất năm 2024”.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty trong suốt thời gian qua.
