Đồng bộ mã đơn vị Hải quan từ ngày 01/07/2026: Doanh nghiệp sử dụng ECUS5VNACCS cần cập nhật ngay

Ngày 25/06/2026, Cục Hải quan ban hành Công văn số 18074/CHQ-GSQL hướng dẫn thực hiện thủ tục hải quan khi triển khai đồng bộ mã đơn vị Hải quan trên toàn hệ thống. Theo đó, việc đồng bộ mã Hải quan sẽ chính thức được áp dụng từ ngày 01/07/2026. Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện thủ tục hải quan theo quy định mới.

Đồng bộ mã đơn vị Hải quan trên toàn hệ thống từ ngày 01/07/2026

Theo Công văn số 18074/CHQ-GSQL, từ ngày 01/07/2026, Cục Hải quan thực hiện điều chỉnh mã đơn vị Hải quan theo kế hoạch triển khai đồng bộ bộ mã đơn vị Hải quan trên toàn hệ thống.

Việc đồng bộ mã đơn vị Hải quan bao gồm các nội dung sau:

• Các Đội Hải quan được sáp nhập vào các Chi cục Hải quan khu vực khác.
• Các Đội Hải quan đang sử dụng nhiều hơn một mã Hải quan sẽ được thống nhất theo một mã mới.
• Xử lý các trường hợp tờ khai tồn đọng, phát sinh hoặc khai nhầm mã Hải quan trong thời gian chuyển đổi.

Hướng dẫn thủ tục hải quan trong Công văn số 18074/CHQ-GSQL.

Theo hướng dẫn của Cục Hải quan, đối với các đơn vị được điều chỉnh mã, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo theo mã đơn vị Hải quan mới từ ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp có thể xem danh mục mã Hải quan thay đổi theo Công văn 628/CNTT-QLVH tại đây.

Hướng dẫn xử lý các tờ khai tồn trên hệ thống

Đối với các tờ khai còn tồn trên hệ thống trước thời điểm 01/07/2026, Cục Hải quan yêu cầu các đơn vị Hải quan rà soát và xử lý dứt điểm theo từng trường hợp cụ thể.

Đối với tờ khai thuộc diện hủy, cơ quan Hải quan sẽ phối hợp với doanh nghiệp để thực hiện thủ tục hủy theo đúng quy định trước thời điểm triển khai đồng bộ mã.

Đối với tờ khai thuộc trường hợp đưa hàng về bảo quản hoặc giải phóng hàng, cơ quan Hải quan sẽ phối hợp với doanh nghiệp và các đơn vị liên quan để sớm hoàn thành các thủ tục nhằm giải quyết thông quan theo đúng quy định trước ngày 01/07/2026.

Trường hợp các tờ khai vẫn còn tồn nhưng chưa đủ cơ sở để xử lý dứt điểm, cơ quan Hải quan sẽ tiếp tục theo dõi, đôn đốc và hoàn thiện các thủ tục theo quy định, bảo đảm không để xảy ra tình trạng bỏ sót hồ sơ sau khi thay đổi mã đơn vị Hải quan.

Xử lý các thủ tục phát sinh sau thời điểm đồng bộ mã Hải quan

Đối với các tờ khai đã hoàn thành thủ tục hải quan theo mã đơn vị cũ nhưng phát sinh các nghiệp vụ sau ngày 01/07/2026 bao gồm:

• Khai bổ sung;
• Quản lý hàng hóa tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập;
• Hủy tờ khai sau thông quan;
• Các thủ tục hải quan phát sinh khác.

Chi cục Hải quan khu vực sẽ phân công công chức sử dụng các tài khoản trên các hệ thống liên quan để tiếp tục xử lý thủ tục cho doanh nghiệp theo đúng quy định.

Trường hợp khai nhầm mã Hải quan sau ngày 01/07/2026

Công văn hướng dẫn rõ đối với trường hợp người khai hải quan sử dụng mã đơn vị Hải quan cũ đã được điều chỉnh sang mã mới để đăng ký tờ khai từ ngày 01/07/2026.

Trong trường hợp này, cơ quan Hải quan sẽ hướng dẫn người khai thực hiện thủ tục hủy tờ khai theo quy định tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 39/2018/TT-BTC và Thông tư số 121/2025/TT-BTC.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mã đơn vị Hải quan trước khi thực hiện khai báo để hạn chế phát sinh việc hủy và đăng ký lại tờ khai.

Cập nhật các nghiệp vụ thu, nộp, hoàn thuế và kế toán

Ngoài việc điều chỉnh mã đơn vị Hải quan, Công văn số 18074/CHQ-GSQL còn hướng dẫn việc xử lý đối với các nghiệp vụ liên quan đến thu, nộp ngân sách nhà nước, hoàn thuế, kế toán và tài khoản ký quỹ.

Theo đó, từ ngày 01/07/2026:

• Các khoản thu, nộp, hoàn ngân sách nhà nước sẽ thực hiện theo mã Hải quan mới.
• Hồ sơ hoàn thuế phát sinh từ ngày 01/07/2026 được nộp trên hệ thống miễn, giảm, hoàn thuế theo mã Hải quan mới.
• Cơ quan Hải quan thực hiện cập nhật các nghiệp vụ kế toán theo mã đơn vị Hải quan mới để bảo đảm việc theo dõi, đối chiếu số liệu.
• Đối với doanh nghiệp chuyển phát nhanh có phát sinh tài khoản ký quỹ, cơ quan Hải quan sẽ thực hiện rà soát, chuyển số dư và cập nhật tài khoản theo mã Hải quan mới.

Doanh nghiệp sử dụng ECUS5VNACCS cần cập nhật ngay phần mềm phiên bản mới nhất

Để bảo đảm việc khai báo và thực hiện thủ tục hải quan của doanh nghiệp được chính xác, thông suốt khi Cục Hải quan triển khai đồng bộ mã đơn vị Hải quan từ ngày 01/07/2026, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã phát hành bản cập nhật mới cho phần mềm ECUS5VNACCS, đồng thời cập nhật danh mục mã Hải quan đáp ứng yêu cầu khai báo theo quy định mới.

Lưu ý, ngoài danh mục mã Hải quan, các danh mục sau cũng đã được cập nhật:

• Mã địa điểm lưu kho.
• Mã đích vận chuyển bảo thuế.
• Mã bộ phận xử lý hải quan.

Để bảo bảo dữ liệu khai báo được cập nhật theo quy định mới, doanh nghiệp cần thực hiện một trong hai hình thức sau trước khi thực hiện khai báo tờ khai:

Cách 1: Nâng cấp phần mềm lên phiên bản mới nhất theo đường dẫn "Trợ giúp" → "Cập nhật phiên bản mới". Khi thực hiện cập nhật, phần mềm sẽ hiển thị thông báo về những thay đổi quan trọng liên quan đến việc triển khai đồng bộ mã đơn vị Hải quan.

Thông báo cập nhật phiên bản mới nhất ECUS5VNACCS.

Cách 2: Cập nhật danh mục mới nhất theo đường dẫn "Danh mục" → "Cập nhật tất cả danh mục mới từ Internet" trước khi thực hiện khai báo tờ khai.

Từ ngày 01/07/2026, trường hợp doanh nghiệp sử dụng phiên bản mới của phần mềm ECUS5VNACCS nhưng khai báo vào mã Hải quan cũ, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông báo để người dùng kiểm tra lại, tránh phát sinh trường hợp phải hủy tờ khai.

Thông báo khi khai báo bằng mã Hải quan cũ.

Trong quá trình nâng cấp phần mềm hoặc cần hỗ trợ về việc cập nhật danh mục mã Hải quan, doanh nghiệp có thể liên hệ Tổng đài hỗ trợ khách hàng 24/7 của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn:

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung và Miền Nam: 1900 4768

Nguyệt Nga