Những điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn chuyển đổi

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, ngoài những nghiệp vụ thực hiện trực tiếp trên phần mềm, nhiều trường hợp doanh nghiệp cần hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ cho nhiều công việc khác. Doanh nghiệp cần nắm được những quy định quan trọng nào về hóa đơn chuyển đổi?

Những điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn chuyển đổi.

1. Khi nào doanh nghiệp được chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, trong quá trình lưu thông hàng hóa, nếu doanh nghiệp cần phải chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình, người bán có thể thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện duy nhất một lần.

Khi thực hiện chuyển đổi, hóa đơn chuyển đổi cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Về nội dung: Hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo toàn vẹn nội dung so với hóa đơn gốc.
• Về ký hiệu: Trên hóa đơn điện tử cần ghi rõ dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
• Về chữ ký: Hóa đơn chuyển đổi cần có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy kế toán cần biết.

2. Hóa đơn chuyển đổi có điểm gì khác biệt so với hóa đơn giấy?

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng là chứng từ giấy nên nhiều người thường nhầm lẫn với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, xét về bản chất, hai loại chứng từ này hoàn toàn khác biệt, cách thức phân biệt như sau:

• Về ký hiệu: Ký hiệu cuối cùng của hóa đơn giấy đặt in là P và của hóa đơn tự in là T còn ký hiệu cuối cùng trên hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy là E.
• Về liên của hóa đơn: Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên Ngược lại, hóa đơn giấy có nhiều liên, thường là 2-3 liên.
• Về hình thức: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có dòng chữ phân biệt “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Hóa đơn giấy không có nội dung này.
• Về chữ ký: Hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy sẽ có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đảm bảo toàn vẹn về thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và cần có chữ ký, họ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật.

Quy định về giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy.

Tuy nhiên, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính được ban hành có quy định về tính hiệu lực của một số văn bản pháp luật đến ngày 31/10/2020, trong đó có Thông tư 32/2011/TT-BTC. 

Từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, doanh nghiệp áp dụng các quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể, căn cứ vào Khoản 3, Điều 10 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ, không có hiệu lực trong giao dịch, thanh toán (trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại luật này).

4. Quy định về chữ ký và đóng dấu của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Theo Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa cần có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu của người bán, chữ ký và họ tên của người chuyển đổi.

Nếu người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy chỉ để lưu trữ chứng từ thì chỉ cần chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, không cần chữ ký và dấu của người bán.

5. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Đơn vị từng có 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp.

E-invoice không chỉ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn theo các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử mà còn sở hữu nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ tốt cho công việc của Kế toán và góp phần quan trọng thúc đẩy hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

E-invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp mọi loại hình doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, kế toán sẽ dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn. Đồng thời, các vấn đề phát sinh cần được hỗ trợ sẽ có đội ngũ chuyên viên túc trực hotline 24/7 để hướng dẫn, giải đáp.

Trên đây là các nội dung quan trọng về hóa đơn điện tử chuyển đổi mà doanh nghiệp cần nắm được. Một số trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy, kế toán hãy lưu ý các quy định về điều kiện, chữ ký và đóng dấu, giá trị pháp lý,... Mọi thắc mắc cần được giải đáp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo hotline 24/7 của ThaisonSoft: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.

Bài viết liên quan

• Có thể sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử song song không?
• Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
• Tổng hợp 5 điểm mới trong Thông tư 68/2019/TT-BTC
• 6 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được