6 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được
Thời hạn bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang đến rất gần, điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử là vấn đề phần lớn các doanh nghiệp quan tâm. Hóa đơn điện tử là hình thức cải tiến của hóa đơn giấy, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp nên các điều kiện sử dụng không khó như nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng.
Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm được.
1. 6 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng 6 điều kiện:
- Là tổ chức kinh tế đảm bảo đủ điều kiện và đang thực hiện kê khai thuế điện tử với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử với ngân hàng.
- Yêu cầu về cơ sở vật chất, hạ tầng: Đáp ứng yêu cầu địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị truyền tin để có thể khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý, lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Yêu cầu về nhân sự: Đội ngũ người thực thi cần có đủ trình độ và khả năng để khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
- Người bán cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp cần có chữ ký điện tử.
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Đảm bảo có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng lưu trữ, cụ thể:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc chứng minh được là tương thích với chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu dữ liệu khi hệ thống trục trặc, xảy ra sự cố: Đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến.
2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, của Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì cần có trách nhiệm thông báo cho người mua về một số thông tin quan trọng như:
- Định dạng của hóa đơn điện tử.
- Cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua: truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua hoặc truyền thông qua hệ thống trung gian của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
(3).png)
Người bán cần thông báo về phương thức truyền nhận hóa đơn điện tử cho người mua.
3. Quy trình áp dụng hóa đơn điện tử
Sau khi nắm được các điều kiện và nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gấp rút thực hiện triển khai hóa đơn điện tử, quy trình cụ thể như sau:
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ là đối tác đồng hành, hỗ trợ trực tiếp cho doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, vấn đề đầu tiên doanh nghiệp cần quan tâm là đơn vị cung cấp có uy tín, được Tổng cục Thuế thẩm định.
(3).png)
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Một bộ hồ sơ để thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử: Sử dụng Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Sử dụng Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Mẫu hóa đơn điện tử: Khởi tạo từ phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số. Bộ hồ sơ đã chuẩn bị sẽ được nộp tại trang: nhantokhai.gdt.gov.vn.
4. ThaisonSoft - Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng
Với các doanh nghiệp lần đầu áp dụng hóa đơn điện tử, việc không nắm được các quy định, điều kiện triển khai là điều khó tránh khỏi. Thời hạn cuối cùng để áp dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, doanh nghiệp cần gấp rút lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện triển khai nhanh chóng.
ThaisonSoft - Đơn vị có 18 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. Thay vì phải tự tìm hiểu và chuẩn bị các bộ hồ sơ phức tạp, ThaisonSoft sẽ hỗ trợ 100% thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, sử dụng chỉ sau 2 ngày đăng ký.
ThaisonSoft hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp được nhiều thương hiệu tin tưởng và lựa chọn. Để được tư vấn cụ thể hơn, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.
Trên đây là thông tin về các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nên nắm được. Thời hạn để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang đến gần, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết để sớm chuyển đổi kịp thời hạn.
Bài viết liên quan:
Thời hạn bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang đến rất gần, điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử là vấn đề phần lớn các doanh nghiệp quan tâm.
Trong hai ngày 29 và 30/11/2016 vừa qua, Cục thuế Thành phố Hà Nội đã phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức Hội nghị triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho gần 5000 doanh nghiệp trên địa bàn.
Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018) thì trong hóa đơn điện tử có 10 nội dung sau đây:
Ngày 16/4, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký ban hành Quyết định số 526/QĐ-BTC về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Theo Quyết định này, phạm vi thực hiện Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (Quyết định 1209) được Bộ Tài chính mở rộng áp dụng cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, thay vì chỉ được áp dụng tại Hà Nội và TP.HCM như giai đoạn trước.
Ngày 27/4/2017, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung nhiều quy định về hóa đơn. Theo đó, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 31/10/2016, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 176/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 15/12/2016 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, đáng chú ý là sẽ bãi bỏ mức phạt 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định.
Ngày 17/1/2014, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn là 01 năm. Đối với hành vi vi phạm hành chính về hoá đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế là 5 năm.
Ngày 15/5/2013, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 28/9/2010, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 06/08/2015, Tổng cục thuế ban hành Quyết định 1445/QĐ-TCT về việc ban hành Quy trình thí điểm Quản lý Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế gọi tắt là Hóa đơn xác thực.
Ngày 14/03/2011 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 32/2011/TT-BTC để hướng dẫn các bộ ban ngành liên quan và các doanh nghiệp về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
