Thủ tục và cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử đơn giản nhất
Lần đầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chắc chắn không ít doanh nghiệp thắc mắc về cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi gửi thông báo, nhiều đơn vị không rõ đã đăng ký thành công hay chưa, cách tra cứu hoá đơn điện tử đã được thông báo phát hành qua cổng thông tin của cơ quan thuế như thế nào? Các thông tin dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cụ thể.
1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm thông báo phát hành hóa đơn để gửi lên Cơ quan Thuế. Thủ tục này để đảm bảo cho doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.
Trường hợp doanh nghiệp tự ý phát hành hóa đơn với Cơ quan Thuế được coi là bất hợp pháp. Theo Thông tư 10/2014/TT-BTC, mức phạt áp dụng cho trường hợp này từ 20 - 50 triệu đồng.
2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn
Trước khi làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau đây:
- Trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở sử dụng của doanh nghiệp.
Hóa đơn mẫu phải được niêm yết tại doanh nghiệp.
- Chỉ sau khi đã gửi thông báo phát hành hóa đơn và doanh nghiệp được Cơ quan Thuế chấp nhận, doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử.
- Từ lần thứ 2 phát hành hóa đơn, nếu các thông tin của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên, không có sự điều chỉnh thì từ lần tiếp theo không cần gửi hóa đơn mẫu.
- Trường hợp doanh nghiệp có cơ sở, đơn vị trực thuộc nhưng kê khai Thuế GTGT riêng thì cần gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cả cơ sở, đơn vị đó. Trường hợp kê khai Thuế GTGT chung thì không cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
- Thông báo phát hành hóa đơn cùng với hóa đơn điện tử mẫu cần được gửi đến Cơ quan Thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp trước thời gian 2 ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Cách nộp và tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp muốn thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn
Bộ hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp: Sử dụng mẫu số 1 Phục lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Sử dụng mẫu số 2 Phục lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Mẫu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (lấy từ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử).
Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu cần scan và đưa vào một file chung để ở định dạng word (.doc).
- Riêng đối với thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị 1 bản file XML.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cần có chữ ký số để ký điện tử xác nhận việc phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 2: Nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên Cơ quan Thuế
Để hạn chế đa lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện, bạn nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer. Bạn truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng mã số Thuế của doanh nghiệp đang sử dụng.
Đăng ký để nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bạn truy cập mục tài khoản và chọn “Đăng ký thêm tờ khai” để hiển thị danh sách tờ khai sau đó tiếp tục chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” từ danh sách, lưu ý tích vào ô vuông nằm ở cuối mục thông báo để lựa chọn, chọn “Tiếp tục” để đăng ký.
Sau khi đã đăng ký thành công, bạn vào mục “Nộp tờ khai” để tải lên file thông báo phát hành hóa đơn. File thông báo phát hành hóa đơn phải để ở định dạng XML để đảm bảo hợp lệ.
Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu, thông báo và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành nộp cả hồ sơ trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành là bạn có thể vào mục “Tra cứu” để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn, nếu thấy hóa đơn đã có đầy đủ thông tin nghĩa là doanh nghiệp được phép sử dụng.
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Trên đây là các thông tin hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cực đơn giản cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ phát hành hóa đơn nhanh chóng, doanh nghiệp có thể liên hệ thông tin sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.
Tin liên quan
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác! Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, đối tác về lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 2025 như sau
Hiện nay, người tham gia bảo hiểm xã hội đã có thể cập nhật căn cước công dân trên vssid tại nhà mà không cần ra cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục thay đổi thông tin căn cước.
Hậu quả pháp lý của đình chỉ hợp đồng như thế nào? Đình chỉ hợp đồng hay hủy bỏ hợp đồng là một trong những chế tài nghiêm khắc được áp dụng đối với những vấn đề vi phạm của hợp đồng. Khi giao kết hợp đồng, nắm được các chế tài này cũng là điều quan trọng để đảm bảo quyền lợi.
Người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động được tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng thì không được đóng.
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
