3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng nhất hiện nay
Cách ký hợp đồng điện tử nào thông dụng được sử dụng phố biến tại các doanh nghiệp? Đối với doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử lần đầu sẽ không tránh khỏi những băn khoăn này. Dưới dây là chia sẻ về 3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng.
3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng hiện nay.
1. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)
Khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng điện tử thường sử dụng chữ ký số (đây là phương pháp ký điện tử an toàn có tính bảo mật và chính xác cao nhất) để ký.
1.1 Chữ ký số (Token)
Chữ ký số Token (còn gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/cá nhân. Đặc trưng của USB Token là có tính riêng biệt, không giống nhau giữa các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân.
Token gồm có:
- Phần cứng - giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
- Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.
Token được dùng để ký số trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.
1.2 Cách ký như sau hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Đầu tiên doanh nghiệp cần mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp uy tín (chữ ký số phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể sử dụng Thai Son Token được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Bước 1: Cài đặt thiết bị
Cắm thiết bị Token vào PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm.
Bước 2: Đổi mật khẩu (nếu là lần đầu sử dụng)
Sau khi cài đặt xong, phần mềm Thai Son Token sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu theo điều hướng của hệ thống.
Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm.
Để ký được hợp đồng lần lượt thực hiện các thao tác sau:
=> Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF
=> Chọn Protect với chức năng Sign&Certify, chọn tiếp Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.
=> Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.
=> Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.
-
Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);
-
Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu chữ ký bằng cách tại: Appearance Type chọn Create New Style. Sau đó sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký đẹp theo mong muốn.
=> Nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số sau đó chọn Save.
=> Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mã pin để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.
=> Mã pin được nhập chính xác phần mềm sẽ ký số vào văn bản, thông tin của doanh nghiệp/đơn vị xuất hiện ngay tại nơi các bạn đã chọn sẽ ký và hoàn tất quá trình ký.
Sau khi hoàn tất người ký có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản. Chữ số token còn được chứng thực, là chữ ký số có giá trị pháp lý cao, an toàn và có tính bảo mật cao nhất trong tất cả các chữ ký.
2. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan thường được áp dụng đối với trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao. Trên thực tế chữ ký scan là chữ ký hình ảnh, mà Pháp luật Việt Nam lại chưa quy định cụ thể đây có phải là một loại chữ ký điện tử hay không. Nhưng trường hợp giao dịch đó đáp ứng các điều kiện của giao dịch có hiệu lực thì cũng không thể loại trừ hiệu lực của văn bản, giao dịch được ký bằng chữ ký scan.
Ký hợp đồng bằng chữ ký scan.
Các bước ký chữ ký scan như sau:
- Bước 1: Các bên thực hiện ký hợp đồng bằng tay, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh hoặc PDF.
- Bước 2: Sử dụng chữ ký để giao kết cho bất cứ giao dịch hợp đồng nào, có giá trị tương tự như 1 chữ ký tay.
Hiện việc ký bằng chữ ký scan thông thường chỉ áp dụng đối với trường hợp đơn vị, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ mang tính chất xác nhận. Người thực hiện ký chữ ký scan thông thường là khách hàng.
3. Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh
Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh cũng tương tự như chữ ký scan. Chữ ký hình ảnh được dùng trong trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao.
Chữ ký hình ảnh thường được thực hiện qua 2 bước như sau:
- Bước 1: Người thực hiện hợp đồng sẽ ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký ảnh.
- Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được thực hiện theo các thủ tục và có giá trị chữ ký như ký tay.
Bên cạnh đó, ở các thiết bị thông minh như điện thoại, ipad, laptop cảm ứng… khách hàng ký hợp đồng còn có thể ký trực tiếp lên thiết bị. Chữ ký ảnh được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng
Như vậy, việc ký hợp đồng điện tử có thể được thực hiện bằng nhiều cách. Tuy nhiên để đảm bảo tính pháp lý thì ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số được chứng thực là phương pháp ký đảm bảo an toàn và có giá trị pháp lý cao nhất.
Các tin tức liên quan:
THÔNG BÁO VỀ VIỆC CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ CÔNG TY KHI SÁP NHẬP ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH TỪ 01/07/2025
23/07/2025
Công ty PTCN Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.
Ngày 18/7/2025, BHXH quận Hai Bà Trưng tổ chức Hội nghị phổ biến nội dung mới của Luật BHXH và Luật BHYT năm 2024 cho các hộ kinh doanh trên địa bàn. Đồng hành cùng sự kiện, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã mang đến giải pháp công nghệ hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện kê khai BHXH điện tử thông qua phần mềm eBH.
Việc xác định chính xác các khoản thu nhập chịu thuế TNCN là căn cứ quan trọng để xác định mức thuế TNCN phải nộp. Vậy, lương tháng 13 có tính thuế TNCN không? Trên cơ sở các quy định hiện hành của pháp luật thuế Việt Nam, bài viết này sẽ giải đáp chi tiết và cung cấp thông tin chính xác cho người lao động và người sử dụng lao động hiểu rõ hơn.
Việc kê khai và nộp bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai phương pháp kê khai BHXH, từ đó cho thấy vì sao phần mềm BHXH điện tử là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại.
Từ ngày 01/7/2025 khi luật bảo hiểm xã hội năm 2024 có hiệu lực đã mở rộng thêm đối tượng tham gia BHXH và điều chỉnh mức đóng BHXH bắt buộc.
Người không có lương hưu nếu thỏa mãn các điều kiện kể trên, thì được nhận trợ cấp hưu trí xã hội khi về già, tính từ ngày quy định này có hiệu lực, là ngày 01/7/2025.
Miễn phí bộ giải pháp phần mềm Thái Sơn cho hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử từ 1/6/2025
02/06/2025
Đồng hành cùng cá nhân, hộ kinh doanh áp dụng đúng quy định pháp luật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft gửi đến cá nhân, hộ kinh doanh chương trình ưu đãi đặc biệt: Miễn phí lên đến 12 tháng sử dụng trọn bộ giải pháp phần mềm: Hóa đơn điện tử - Chữ ký số - Quản lý bán hàng – Bảo hiểm xã hội…
Ưu đãi đặc biệt cho hộ kinh doanh: Tặng 2 tháng sử dụng phần mềm eBH - Chỉ trong Quý II/2025
22/05/2025
Đồng hành cùng hộ kinh doanh kịp thời triển khai quy định mới về tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) chính thức triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt trong Quý II/2025: Tặng 2 tháng sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH hoàn toàn miễn phí dành riêng cho hộ kinh doanh.
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5 NĂM 2025
28/04/2025
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, Đối tác lịch nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/4) và Quốc tế Lao động (1/5) năm 2025 như sau
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế