3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng nhất hiện nay
Cách ký hợp đồng điện tử nào thông dụng được sử dụng phố biến tại các doanh nghiệp? Đối với doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử lần đầu sẽ không tránh khỏi những băn khoăn này. Dưới dây là chia sẻ về 3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng.
3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng hiện nay.
1. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)
Khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng điện tử thường sử dụng chữ ký số (đây là phương pháp ký điện tử an toàn có tính bảo mật và chính xác cao nhất) để ký.
1.1 Chữ ký số (Token)
Chữ ký số Token (còn gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/cá nhân. Đặc trưng của USB Token là có tính riêng biệt, không giống nhau giữa các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân.
Token gồm có:
- Phần cứng - giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
- Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.
Token được dùng để ký số trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.
1.2 Cách ký như sau hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Đầu tiên doanh nghiệp cần mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp uy tín (chữ ký số phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể sử dụng Thai Son Token được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Bước 1: Cài đặt thiết bị
Cắm thiết bị Token vào PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm.
Bước 2: Đổi mật khẩu (nếu là lần đầu sử dụng)
Sau khi cài đặt xong, phần mềm Thai Son Token sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu theo điều hướng của hệ thống.
Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm.
Để ký được hợp đồng lần lượt thực hiện các thao tác sau:
=> Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF
=> Chọn Protect với chức năng Sign&Certify, chọn tiếp Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.
=> Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.
=> Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.
-
Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);
-
Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu chữ ký bằng cách tại: Appearance Type chọn Create New Style. Sau đó sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký đẹp theo mong muốn.
=> Nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số sau đó chọn Save.
=> Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mã pin để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.
=> Mã pin được nhập chính xác phần mềm sẽ ký số vào văn bản, thông tin của doanh nghiệp/đơn vị xuất hiện ngay tại nơi các bạn đã chọn sẽ ký và hoàn tất quá trình ký.
Sau khi hoàn tất người ký có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản. Chữ số token còn được chứng thực, là chữ ký số có giá trị pháp lý cao, an toàn và có tính bảo mật cao nhất trong tất cả các chữ ký.
2. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan thường được áp dụng đối với trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao. Trên thực tế chữ ký scan là chữ ký hình ảnh, mà Pháp luật Việt Nam lại chưa quy định cụ thể đây có phải là một loại chữ ký điện tử hay không. Nhưng trường hợp giao dịch đó đáp ứng các điều kiện của giao dịch có hiệu lực thì cũng không thể loại trừ hiệu lực của văn bản, giao dịch được ký bằng chữ ký scan.
Ký hợp đồng bằng chữ ký scan.
Các bước ký chữ ký scan như sau:
- Bước 1: Các bên thực hiện ký hợp đồng bằng tay, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh hoặc PDF.
- Bước 2: Sử dụng chữ ký để giao kết cho bất cứ giao dịch hợp đồng nào, có giá trị tương tự như 1 chữ ký tay.
Hiện việc ký bằng chữ ký scan thông thường chỉ áp dụng đối với trường hợp đơn vị, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ mang tính chất xác nhận. Người thực hiện ký chữ ký scan thông thường là khách hàng.
3. Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh
Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh cũng tương tự như chữ ký scan. Chữ ký hình ảnh được dùng trong trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao.
Chữ ký hình ảnh thường được thực hiện qua 2 bước như sau:
- Bước 1: Người thực hiện hợp đồng sẽ ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký ảnh.
- Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được thực hiện theo các thủ tục và có giá trị chữ ký như ký tay.
Bên cạnh đó, ở các thiết bị thông minh như điện thoại, ipad, laptop cảm ứng… khách hàng ký hợp đồng còn có thể ký trực tiếp lên thiết bị. Chữ ký ảnh được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng
Như vậy, việc ký hợp đồng điện tử có thể được thực hiện bằng nhiều cách. Tuy nhiên để đảm bảo tính pháp lý thì ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số được chứng thực là phương pháp ký đảm bảo an toàn và có giá trị pháp lý cao nhất.
Các tin tức liên quan:
Chữ ký số trở thành công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử đảm bảo tính an toàn và giá trị pháp lý của các giao dịch điện tử. Cùng với vai trò quan trọng này việc lựa chọn chữ ký số cũng phải cẩn thận và có vai trò quan trọng không kém.
Chữ ký điện tử và chữ ký số là hai khái niệm khác nhau mà rất nhiều người dùng nhầm lẫn và đồng nhất là một. Thông tin dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số rõ hơn. Tham khảo bài viết ngay sau đây để có thêm thông tin hữu ích nhé.
Sau khi đăng ký thành công dịch vụ chữ ký số với nhà cung cấp, để sử dụng người dùng bắt buộc thực hiện cài đặt chữ ký số trên thiết bị làm việc của mình. Vậy cài đặt chữ ký số như thế nào?
21 năm xây dựng và phát triển, khẳng định thương hiệu Thái Sơn trên bản đồ doanh nghiệp phần mềm Việt Nam. 21 năm sát cánh cùng Qúy khách hàng, đối tác, chung vai cùng tập thể cán bộ Thái Sơn, vượt qua mọi khó khăn để hoàn thành mục tiêu “Hết lòng vì sự thành công của khách hàng”.
Hợp đồng khoán việc là văn bản pháp lý khá phổ biến trong lĩnh vực xây dựng và gia công may mặc. Đặc điểm của hợp đồng khoán việc là gì? Người ký hợp đồng khoán việc có bắt buộc tham gia BHXH không? Dưới đây là tổng hợp một số quy định về loại hợp đồng này và mẫu hợp đồng theo quy chuẩn mới nhất cập nhật 2023.
Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Vậy đơn vị nào cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín tại Hà Nội?
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là văn bản pháp lý quan trọng khi các bên tham gia đã hoàn thành và chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng? Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đầy đủ, chính xác nhất gồm những nội dung gì?
Phụ lục hợp đồng thường đi kèm với hợp đồng nhằm quy định chi tiết một số điều khoản trong hợp đồng. Vậy phụ lục hợp đồng là gì? Trường hợp nào phải ký phụ lục hợp đồng? Được phép ký phụ lục hợp đồng bao nhiêu lần? Bài viết dưới đây của iContract sẽ giải đáp thắc mắc của quý độc giả.
Hợp đồng điện tử và chữ ký số được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Để làm rõ hợp đồng điện tử và chữ ký số có thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp hiện nay hay không cần phân tích và hiểu rõ vai trò và lợi ích của hợp đồng điện tử và chữ ký số.
Trước xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ, đặt ra yêu cầu về tính đơn giản hóa thủ tục thuế thu nhập cá nhân (TNCN). ECN – Chứng từ khấu trừ thuế TNCN Thái Sơn giúp DN thực hiện nghiệp vụ kế toán, quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy định pháp luật.
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý quan trọng để giải quyết quyền lợi của các bên khi xảy ra tranh chấp. Hợp đồng lao động có thời hạn và hợp đồng lao động không thời hạn là hai loại hợp đồng phổ biến nhất hiện nay. Khi lý hợp đồng lao động không thời hạn, người lao động cần lưu ý gì?
