Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn nhất?

Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là vấn đề nhiều doanh nghiệp còn lúng túng, không nắm được thông tin khi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ. Lưu trữ hóa đơn điện tử là nghiệp vụ quan trọng đối với bên mua hàng để kê khai Thuế, nộp Thuế, hoàn thiện sổ sách, báo cáo và nhiều công việc khác. Dưới đây là hướng dẫn doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật, an toàn và hợp pháp

1. Quy định của pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011-TT-BTC của Bộ Tài Chính, người bán hàng và mua hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử phục vụ mục đích ghi sổ Kế toán và lập các báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử tuân theo các quy định của Luật Kế toán.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử do đơn vị trung gian cung cấp thì đơn vị này cũng cần phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn và quy định nêu trên.

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết.

Trường hợp người bán, người mua là tổ chức Kế toán cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử bằng các vật mang tin. Điển hình như các công cụ: đĩa CD, DVD, đĩa flash USB,...

2. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử 

Các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử được thể hiện tại Thông tư 32/2011-TT-BTC. Đồng thời, hóa đơn điện tử vẫn cần đảm bảo tuân theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP:

• Nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin để dễ dàng tra cứu, truy cập để lấy thông tin.
• Hình thức, mẫu hóa đơn và nội dung hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp thực hiện lưu trữ phải khớp với hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp tạo lập và gửi đi.
• Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải thực hiện theo trình tự chặt chẽ, thể hiện đầy đủ các thông tin về thời gian lưu trữ, chủ thể khởi tạo hóa đơn.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

3. Hướng dẫn bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp

Đối với doanh nghiệp đóng vai trò là bên mua hàng, sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, nghiệp vụ lưu trữ thực hiện như sau:

• Vì hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file là file dữ liệu của hóa đơn ở dạng XML và bản thể hiện của hóa đơn điện tử ở dạng PDF. Doanh nghiệp có thể lưu trữ song song hai dạng này bằng các thiết bị điện tử như: USB, máy tính, ổ cứng di động,...
• Trường hợp doanh nghiệp cần in ra giấy để thanh toán nội bộ, kẹp vào các bộ giấy tờ đề nghị thanh toán, kẹp chứng từ liên quan,... thì có thể in ra từ các file lưu trữ. 
• Các file in ra từ bản thể hiện hóa đơn điện tử chỉ dùng để phục vụ cho các công việc nội bộ liên quan, không dùng để lưu trữ. 

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật nhất

Bên mua lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo các thông tin được bảo mật và an toàn tối đa nhất? Mặc dù bên mua thực hiện lưu trữ bằng các thiết bị mang tin, nhưng việc lưu trữ thủ công tồn tại rất nhiều rủi ro về rò rỉ và mất dữ liệu khiến doanh nghiệp lo ngại.

Bên mua có thể tra cứu trên trang web hóa đơn điện tử của bên bán. Tuy nhiên, khâu tra cứu và lưu trữ hóa đơn của bên mua phụ thuộc vào hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử của bên bán. Hay nói cách khác, phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán phải đảm bảo lưu trữ dữ liệu tốt, chính xác và đảm bảo tính an toàn, bảo mật. Vì vậy, khá nhiều vấn đề khi lưu trữ hóa đơn điện tử được đặt ra:

• Các thông tin hóa đơn, thông tin về doanh nghiệp có đảm bảo an toàn, không bị rò rỉ hay không?
• Phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán có đảm bảo lưu trữ được lượng lớn dữ liệu? 
• Các thông tin trên hóa đơn có thể bị can thiệp, sửa đổi hay không?
• Hóa đơn điện tử có thể bị làm giả mạo hay không?

E-invoice ứng dụng công nghệ Blockchain giúp an toàn, bảo mật tối đa khi lưu trữ HĐĐT

Hiểu được những mối lo ngại của doanh nghiệp, đặc biệt là vấn đề bảo mật dữ liệu về hóa đơn đóng vai trò quan trọng bởi liên quan đến vấn đề Kế toán - Tài chính của cả bên bán và bên mua, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã ứng dụng thành công Blockchain - một trong những công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật dữ liệu hiện nay. 

Sử dụng E-invoice, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính an toàn và bảo mật dữ liệu:

• Hệ thống đảm bảo lưu trữ được lượng dữ liệu lớn trong thời gian dài.
• Các thông tin lưu trữ được đảm bảo tối đa về an toàn và bảo mật dữ liệu, hạn chế tối đa tình trạng rò rỉ, đánh cắp hoặc bị mất dữ liệu.
• Xóa bỏ nguy cơ hóa đơn bị giả mạo.
• Với công nghệ điện toán đám mây, mọi thao tác thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu hóa đơn cần phải có sự đồng thuận của các bên tham gia. Vì vậy, cả bên bán và bên mua có thể yên tâm về tính chính xác của dữ liệu, dữ liệu không thể thay đổi  hoặc chỉnh sửa nếu không có sự xác nhận của tất cả các bên.

Trên đây là những thông tin giúp doanh nghiệp giải đáp thắc mắc về vấn đề bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp lưu trữ đảm bảo hợp pháp và an toàn, bảo mật nhất. Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc về vấn đề lưu trữ khi triển khai hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ hotline để được giải đáp chi tiết: Miền Bắc: 1900 4767, miền Nam/Trung: 1900 4768.

Các tin tức liên quan:

• Hướng dẫn doanh nghiệp điều chỉnh, hủy và thu hồi hóa đơn điện tử
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu của doanh nghiệp chuyển đổi số