Cách đọc hóa đơn điện tử file XML Kế toán nên biết
Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị cung cấp hiện nay đều xuất file dưới định dạng XML. Tuy nhiên, cách đọc hóa đơn điện tử file XML như thế nào thì không phải Kế toán nào cũng nắm được. Bởi các file định dạng này nếu không sử dụng công cụ hỗ trợ, thông thường Kế toán sẽ không mở được. Dưới đây là hướng dẫn cách đọc file XML của hóa đơn điện tử Kế toán nên biết.
Cách đọc hóa đơn điện tử file xml Kế toán nên biết.
1. Quy định về định dạng XML của hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về kiểu dữ liệu, chiều dài của dữ liệu của các trường thông tin, phục vụ cho truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.
Định dạng của hóa đơn điện tử gồm các thành phần chính sau:
- Thành phần chứa dữ liệu của nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
Riêng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, định dạng hóa đơn điện tử cần chứa dữ liệu thể hiện mã của cơ quan Thuế.
Định dạng của hóa đơn điện tử thể hiện như thế nào?
Theo đó, hóa đơn điện tử có 2 file luôn song song với nhau là bản thể hiện của hóa đơn điện tử (định dạng PDF) và file chứa dữ liệu của hóa đơn (file XML):
- Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (định dạng PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, đây chỉ là bạn thể hiện của file XML nên không có giá trị pháp lý.
- Ngược lại, file chứa dữ liệu hóa đơn (file XML) sẽ bao gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Vì vậy, file XML của hóa đơn đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt là khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.
2. Tại sao không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử?
File thể hiện dữ liệu của hóa đơn điện tử được định dạng XML. Định dạng XML là viết tắt của cụm từ Extensible Markup Language hay còn gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. File XML cho phép người dùng tạo các biểu tượng đánh dấu riêng để mô tả các nội dung phục vụ cho các dịch vụ chuyên biệt như Thuế, Kế toán.
Tuy nhiên, để mở được file XML và đọc dữ liệu, bạn không thể thực hiện thủ công mà cần sự hỗ trợ của các công cụ khác. Đơn giản nhất là bạn sử dụng đọc dữ liệu ngay trên trang hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
3. Cách đọc và lưu trữ hóa đơn điện tử file XML
3.1. Cách đọc file XML của hóa đơn điện tử
Để đọc dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử, cách đơn giản và nhanh chóng nhất là mở trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT thì cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo link: http://hddt.einvoice.vn/.
Giao diện hệ thống tra cứu và đọc file XML dành cho doanh nghiệp sử dụng E-invoice.
- Bước 2: Tại mục “Chọn file hóa đơn”, bạn ấn nút “Chọn file” để tải lên hóa đơn điện tử cần đọc dữ liệu.
Nhập dữ liệu cần thiết để thực hiện đọc file XML của hóa đơn điện tử.
- Bước 3: Nhập mã kiểm tra và thực hiện đọc dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống.
Kết quả hiển thị dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thành công toàn bộ dữ liệu của hóa đơn. Bạn có thể xem, tra cứu và kiểm tra các thông tin quan trọng tại đây. Nếu muốn ký số cho hóa đơn, bạn chuẩn bị chữ ký số và máy tính cần cài chương trình để ký số.
3.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML
Do định dạng hóa đơn điện tử đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc thực hiện lưu trữ ở server của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Đối với doanh nghiệp, dữ liệu hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán. Khi thực hiện lập báo cáo tài chính phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
Các đơn vị Kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần có trách nhiệm lưu trữ các dữ liệu hóa đơn điện tử trên các công cụ như: đĩa CD, đĩa DVD, bút nhớ,...
Đối với doanh nghiệp chưa có đầy đủ điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng để lưu trữ dữ liệu, việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín là vô cùng quan trọng để đảm bảo lưu trữ dữ liệu an toàn và lâu dài. Với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về bảo mật trong lưu trữ dữ liệu.
E-invoice - an toàn trong lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
E-invoice sử dụng công nghệ Blockchain - công nghệ bảo mật dữ liệu tiên tiến nhất, các dữ liệu hóa đơn khi đưa lên hệ thống trực tiếp sẽ được tối đa bảo mật. Hệ thống đảm bảo lưu trữ dữ liệu 10 năm đáp ứng theo Luật Kế toán. Doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm vui lòng liên hệ hotline 24/7: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768 để được tư vấn chi tiết.
Trên đây là hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file xml Kế toán nên biết. Để đọc file XML của hóa đơn điện tử, Kế toán cần cài đặt phần mềm Itaxviewer theo các hướng dẫn. Nếu muốn lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử được an toàn, bảo mật, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice để yên tâm khi sử dụng.
Làm thế nào để đọc được file XML của hóa đơn điện tử là thắc mắc của nhiều Kế toán. Dưới đây là hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file XML và lưu trữ.
Trong hai ngày 29 và 30/11/2016 vừa qua, Cục thuế Thành phố Hà Nội đã phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức Hội nghị triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho gần 5000 doanh nghiệp trên địa bàn.
Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018) thì trong hóa đơn điện tử có 10 nội dung sau đây:
Ngày 16/4, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký ban hành Quyết định số 526/QĐ-BTC về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Theo Quyết định này, phạm vi thực hiện Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (Quyết định 1209) được Bộ Tài chính mở rộng áp dụng cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, thay vì chỉ được áp dụng tại Hà Nội và TP.HCM như giai đoạn trước.
Ngày 27/4/2017, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung nhiều quy định về hóa đơn. Theo đó, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 31/10/2016, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 176/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 15/12/2016 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, đáng chú ý là sẽ bãi bỏ mức phạt 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định.
Ngày 31/03/2014 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/06/2014 và bãi bỏ Thông tư số 64/2013/TT-BTC...
Ngày 17/1/2014, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn là 01 năm. Đối với hành vi vi phạm hành chính về hoá đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế là 5 năm.
Ngày 17/01/2014, Chính phủ ban hành Nghị đinh số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Theo đó, các nhân kinh doanh không được đặt in, tự in hóa đơn mà phải mua hóa đơn ở cơ quan thuế.
Ngày 15/5/2013, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 28/9/2010, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
