Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật nhất năm 2020

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định và đảm bảo an toàn, bảo mật? Đây là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử. Khâu lưu trữ đóng vai trò quan trọng vì liên quan trực tiếp đến toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp về vấn đề cách lưu hóa đơn điện tử.

1.Tại sao doanh nghiệp cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo quy định của Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử, việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hiện trong 10 năm tương tự như khi doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn giấy. Đối với bên mua, việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ giúp bên mua chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến.

Về định dạng lưu trữ, cách lưu file hóa đơn điện tử là cần lưu trữ song song 2 file XML và PDF, trong đó:

• File XML là bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, chứa đầy đủ dữ liệu hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa.
• File PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn, tương tự như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

Lưu trữ hóa đơn điện tử song song cả file XML và PDF.

2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên bán và bên mua

Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán hay bên mua khi giao dịch có sử dụng hóa đơn điện tử đều cần phải lưu trữ dữ liệu về hóa đơn điện tử, cụ thể:

2.1 Cách lưu trữ dữ liệu đối với bên bán 

Theo Luật Kế toán và Luật về giao dịch điện tử, cũng tương tự như hóa đơn giấy, bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra là không cần lưu dưới dạng giấy tờ, tài liệu mà ở dạng điện tử, cụ thể là ở định dạng XML.

Bên bán có thể không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà lưu ở dạng điện tử

Khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, tất cả các dữ liệu đều đã được lưu trữ trên hệ thống, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện tra cứu là có thể nắm bắt được thông tin. Tuy nhiên, để tránh trường hợp doanh nghiệp gặp vấn đề về mạng Internet hoặc về máy tinh thì có thể sao lưu dữ liệu, export dữ liệu và nén lại dưới định dạng .zip và lưu trong ổ cứng.

2.2 Cách lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đối với bên mua

Vì hóa đơn điện tử có định dạng XML nên cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào là sử dụng các vật mang tin như: Ổ cứng di động, USB, máy tính,... Bên mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử ở cả 2 định dạng là XML và PDF.

Bên mua có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng một số phương tiện mang tin.

Tuy nhiên, bản PDF chỉ là bản thể hiện của baản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nên không có giá trị pháp lý. File PDF chỉ được sử dụng để kẹp chứng từ nội bộ, gửi cho khách hàng xem thông tin, không có giá trị pháp lý.

2.3 Lưu ý khi Cơ quan Thuế yêu cầu kiểm tra chứng từ lưu trữ

Nếu trường hợp Cơ quan Thuế thanh tra và kiểm tra chứng từ và dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên có thể in bản thể hiện của hóa đơn điện tử để kẹp cùng các bộ chứng từ.

Trình bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử khi Cơ quan Thuế yêu cầu.

Nếu bên Cơ quan Thuế cần đối chiếu dữ liệu thì doanh nghiệp sẽ cung cấp bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử (định dạng XML) để Cơ quan Thuế kiểm tra. Vì bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. 

Doanh nghiệp lưu ý bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký của người chuyển đổi, chữ ký của người đại diện pháp luật, đóng dấu đỏ. Nội dung của bản chuyển đổi này phải đảm bảo chưa từng bị chỉnh sửa thì mới có giá trị pháp lý và được Cơ quan Thuế chấp nhận.

3. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật tối đa

Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử là vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Bởi đây là khâu có liên quan trực tiếp đến toàn bộ các dữ liệu về hóa đơn của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu không lựa chọn nhà cung cấp uy tín, doanh nghiệp dễ đứng trước nguy cơ bị rò rỉ hoặc đánh cắp dữ liệu. Đồng thời, các vấn đề về tính minh bạch hay giả mạo hóa đơn cũng là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng.

Công nghệ Blockchain giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi dùng hóa đơn điện tử E-invoice.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn ứng dụng công nghệ bảo mật Blockchain giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả những vấn đề này. Với hệ thống quy mô đảm bảo lưu trữ dữ liệu trên 10 năm, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính an toàn, bảo mật dữ liệu và tính minh bạch khi sử dụng E-invoice.

Trên đây là hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật. Vì hóa đơn điện tử chứa nhiều thông tin quan trọng liên quan đến tình hình Kế toán của doanh nghiệp nên cần hết sức lưu ý. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về cách lưu trữ để tối đa bảo mật, vui lòng liên hệ hotline: Miền Bắc: 1900 4767, miền Nam/Trung: 1900 4768.