Cập nhật lưu ý khi mua chữ ký số doanh nghiệp nên biết

Chữ ký số trở thành công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử đảm bảo tính an toàn và giá trị pháp lý của các giao dịch điện tử. Cùng với vai trò quan trọng này việc lựa chọn chữ ký số cũng phải cẩn thận và có vai trò quan trọng không kém. 

Lưu ý khi mau chữ ký số.

1. Chữ ký số là gì 

Chữ ký số theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 được định nghĩa như sau:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Có thể hiểu đơn giản chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng mật mã không đối xứng, thông qua đó xác định chính xác người ký và đảm bảo sự toàn vẹn cho nội dung của thông điệp dữ liệu sau khi ký.

2. Chữ ký được sử dụng trong trường hợp nào

Chữ ký số được tạo ra để xác định chính xác người ký, đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ. Theo đó cá nhân và đơn vị có thể sử dụng để ký số trong các giao dịch điện tử như:

1. Thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước: Kê khai thuế điện tử; khai hồ sơ BHXH điện tử; kê khai Hải quan điện tử; thực hiện các dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước; nộp thuế điện tử.

2. Giao kết hợp đồng điện tử: Giao kết hợp đồng thương mại, giao kết hợp đồng lao động; giao kết hợp đồng hợp tác…

3. Chứng thực hóa đơn, chứng từ: Ký số trên hóa đơn điện tử

4. Thực hiện các thủ tục hành chính:  Đăng ký doanh nghiệp; ký hóa đơn điện tử

5. Ký chứng từ trong giao dịch nội bộ như: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Báo cáo quản trị…

Sử dụng chữ ký số cho hóa đơn chứng từ điện tử.

3. Lưu ý khi mua chữ ký số 

Chữ ký số ảnh hưởng đến việc giao kết hợp đồng điện tử, thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước… Do đó việc lựa chọn mua chữ ký số cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Dưới đây là 05 lưu ý khi mua chữ ký số cho cá nhân và doanh nghiệp.

3.1.Lưu ý khi mua chữ ký số cần chọn nhà cung cấp uy tín

Điều đầu tiên cần lưu ý khi mua chữ ký số đó là lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín. Nhà cung cấp chữ ký số phải có giấy phép hoạt động do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp đảm bảo chữ ký số an toàn và có thể sử dụng trong mọi giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc sử dụng để ký các hợp đồng thương mại. 

Bên cạnh đó các nhà cung cấp chữ ký số uy tín sẽ cung cấp cho người dùng các sản phẩm chất lượng, đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý. Đồng thời người sử dụng sẽ được hỗ trợ dịch vụ tốt, có thể xử lý ngay khi chữ ký số bị lỗi đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

3.2. Chọn loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu sử dụng

Hiện nay có nhiều loại chữ ký số khác nhau, phù hợp với các nhu cầu sử dụng khác nhau như: chữ ký số USB-Token; chữ ký số Smart Card, chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa. Mỗi loại chữ ký số sẽ có ưu điểm nhược điểm riêng người dùng cần lựa chọn loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình để tránh lãng phí.

Ví dụ: 

• USB-Token có ưu điểm là dễ sử dụng, giá thành hợp lý, bảo mật cao cập nhật nhanh tuy nhiên nhược điểm là phải kết nối với máy tính mới có thể thực hiện được các thao tác ký số, không thể phân quyền cho người dùng. 

• Smart Card có ưu điểm sử dụng khá linh hoạt trong mọi trường hợp, SmartCard đã được tích hợp cùng với sim điện thoại nhỏ gọn. Nhược điểm là khi sử dụng bắt buộc phải dùng cả sim của cùng một nhà mạng để tích hợp ký số do nhà mạng đó cung cấp, không thể ký số nếu nằm ngoài vùng phủ sóng.

3.3. Giá cả chữ ký số và dịch vụ kèm theo

Khi mua chữ ký số, người dùng cần tìm hiểu kỹ về giá cả và các gói dịch vụ kèm theo của các nhà cung cấp khác nhau. Tìm hiểu thêm giá gia hạn dịch vụ và các chương trình ưu đãi kèm theo khác. 

Việc lựa chọn được chữ ký số và các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách của mình sẽ giúp cá nhân, đơn vị tối ưu được chi phí.

ThaisonSoft hỗ trợ tư vấn lựa chọn chữ ký số uy tín hàng đầu tại Việt Nam.

3.4 Lựa chọn hình thức mua chữ ký số phù hợp

Hiện nay, có hai hình thức mua chữ ký số phổ biến là mua trực tiếp và mua online. Cá nhân và đơn vị có thể lựa chọn một trong 2 hình thức mua này, tuy nhiên nếu mua online cần lưu ý:

• Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp chữ ký số thông qua đường dây nóng đã được công bố  

• Hoặc liên hệ qua website/ fanpage chính thức của nhà cung cấp.

Hiện nay có rất nhiều trường hợp giả mạo đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín để thực hiện hành vi lừa đảo online. Người mua cần cẩn trọng tránh trường hợp gặp phải đơn vị/cá nhân giả mạo dẫn đến rủi ro

3.5. Bảo mật thông tin chữ ký số

Chữ ký số là một thông tin quan trọng, chứa các thông tin cá nhân và doanh nghiệp của người dùng. Sau khi mua, ở lần sử dụng đầu tiên cần đổi mã Pin để nâng cao tính bảo mật cho chữ ký số. Người dùng lưu ý cần cất giữ và bảo quản chữ ký số cẩn thận, tránh để lộ cho người khác.

Trên đây là một số lưu ý khi mua chữ ký số nhằm giúp cá nhân và đơn vị có thể sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả và thuận lợi nhất. Liên hệ đường dây nóng 1900.4767 hoặc 1900.4768 để được hỗ trợ tư vấn chữ ký số từ ThaisonSoft - một trong những nhà cung cấp chữ ký số uy tín hàng đầu tại Việt Nam.

Các tin tức liên quan:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
• Đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín tại Hà Nội doanh nghiệp cần biết