Hợp đồng scan có giá trị pháp lý không? Ưu nhược điểm của hợp đồng
Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?
Hợp đồng scan để lưu trữ hợp đồng thuận tiện và dễ dàng nhất.
1. Hợp đồng scan là gì?
Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử, thường được thể hiện dưới định dạng file PDF hoặc file ảnh (thường ở định dạng JPG, JPEG). Tuy nhiên, loại hợp đồng này không được coi là hợp đồng điện tử mà chỉ là một bản sao của hợp đồng.
Hợp đồng scan được sử dụng chủ yếu để gửi hợp đồng qua mạng, lưu trữ hợp đồng được nhanh chóng, thuận tiện, góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ,...
2. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng scan
Sử dụng hợp đồng scan có nhiều lợi ích.
Việc scan hợp đồng mang lại các lợi ích sau:
Lưu trữ các hợp đồng quan trọng
Scan hợp đồng là hình thức đơn giản và thuận tiện để sao lưu và bảo quản các hợp đồng quan trọng. Việc lưu trữ bằng cách này để khi cần đến, bạn dễ dàng tìm kiếm, phòng trừ các trường hợp bị mất, cháy, hỏng hợp đồng giấy.
Sử dụng máy scan hoặc ứng dụng scan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất các thông tin quan trọng trên hợp đồng, tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn hợp đồng.
Bảo mật thông tin
Lưu trữ thông tin dưới bản scan có cài đặt mã bảo mật truy cập là cách nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng cường an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp. Hình ảnh scan được lưu trữ dưới dạng PDF nên tính bảo mật tương đối cao.
Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng
Việc scan để chuyển hợp đồng giấy sang các file mềm lưu trữ trong máy tính, điện thoại sẽ giúp việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện, hiện đại. Người dùng dễ dàng truy cập để tìm kiếm thông tin hợp đồng.
3. Hợp đồng scan có tính pháp lý không?
Căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các bản sao được công nhận có giá trị pháp lý bao gồm:
- Bản sao được cấp từ bản gốc: Là việc tổ chức, cơ quan đang quản lý bản gốc, căn cứ vào bản gốc để cấp bản sao. Nội dung của bản sao từ sổ gốc sẽ đầy đủ và chính xác như bản gốc.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực từ bản chính được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính.
Theo các quy định trên, chỉ có bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao từ bản gốc được cấp xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền thì mới có giá trị pháp lý.
Vì vậy, hợp đồng scan sẽ không có tính pháp lý.
4. Có nên lưu trữ hợp đồng theo hình thức scan?
Lưu trữ hợp đồng scan có nhiều ưu, nhược điểm.
Có nên sử dụng hợp đồng scan không? Hợp đồng scan có những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm của hợp đồng scan
Hợp đồng scan có những ưu điểm sau:
- Thuận tiện, nhanh chóng: Việc scan hợp đồng được thao tác nhanh chóng, gửi - nhận dễ dàng qua email, mạng xã hội => Thuận tiện và dễ dàng phù hợp với phần lớn doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí: Scan hợp đồng góp phần tiết kiệm chi phí lưu trữ, vì hợp đồng scan dễ dàng lưu trữ trên máy tính, điện thoại mà không cần sử dụng đến giấy.
- Bảo vệ môi trường: Vì hợp đồng scan tồn tại ở dạng file mềm, không sử dụng giấy in ấn nên sẽ góp phần giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Nhược điểm của hợp đồng scan
Ngoài những ưu điểm trên, hợp đồng scan vẫn có những hạn chế:
- Không có giá trị pháp lý: vì vậy, không thể sử dụng hợp đồng scan để giao dịch, để làm căn cứ pháp lý.
- Dễ bị giả mạo: Hợp đồng scan có khả năng bị giả mạo bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh.
Giải pháp tối ưu để lưu trữ hợp đồng
Hợp đồng điện tử iContract - Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng.
Vì hợp đồng scan vẫn có một số hạn chế nhất định nên doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng hợp đồng điện tử - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số hóa.
iContract là giải pháp hợp đồng điện tử được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công như: Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Hải quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,...
Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp iContract là phần mềm ký kết hợp đồng điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp, đảm bảo pháp lý, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số, bứt phá trong kỷ nguyên số.
Như vậy, Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử. Hợp đồng scan không có giá trị pháp lý nên không được dùng trong các giao dịch. Vì hợp đồng scan vẫn có một số điểm hạn chế trong lưu trữ, tính pháp lý nên doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu hóa quy trình ký kết, lưu trữ hợp đồng.
Các tin tức liên quan:
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5 NĂM 2025
28/04/2025
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, Đối tác lịch nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/4) và Quốc tế Lao động (1/5) năm 2025 như sau
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác! Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, đối tác về lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 2025 như sau
Hiện nay, người tham gia bảo hiểm xã hội đã có thể cập nhật căn cước công dân trên vssid tại nhà mà không cần ra cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục thay đổi thông tin căn cước.
Hậu quả pháp lý của đình chỉ hợp đồng như thế nào? Đình chỉ hợp đồng hay hủy bỏ hợp đồng là một trong những chế tài nghiêm khắc được áp dụng đối với những vấn đề vi phạm của hợp đồng. Khi giao kết hợp đồng, nắm được các chế tài này cũng là điều quan trọng để đảm bảo quyền lợi.
Người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động được tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng thì không được đóng.
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.