Hợp đồng scan có giá trị pháp lý không? Ưu nhược điểm của hợp đồng

Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?

Hợp đồng scan để lưu trữ hợp đồng thuận tiện và dễ dàng nhất.

1. Hợp đồng scan là gì?

Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử, thường được thể hiện dưới định dạng file PDF hoặc file ảnh (thường ở định dạng JPG, JPEG). Tuy nhiên, loại hợp đồng này không được coi là hợp đồng điện tử mà chỉ là một bản sao của hợp đồng.

Hợp đồng scan được sử dụng chủ yếu để gửi hợp đồng qua mạng, lưu trữ hợp đồng được nhanh chóng, thuận tiện, góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ,...

2. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng scan

Sử dụng hợp đồng scan có nhiều lợi ích.

Việc scan hợp đồng mang lại các lợi ích sau:

Lưu trữ các hợp đồng quan trọng

Scan hợp đồng là hình thức đơn giản và thuận tiện để sao lưu và bảo quản các hợp đồng quan trọng. Việc lưu trữ bằng cách này để khi cần đến, bạn dễ dàng tìm kiếm, phòng trừ các trường hợp bị mất, cháy, hỏng hợp đồng giấy.

Sử dụng máy scan hoặc ứng dụng scan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất các thông tin quan trọng trên hợp đồng, tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn hợp đồng.

Bảo mật thông tin

Lưu trữ thông tin dưới bản scan có cài đặt mã bảo mật truy cập là cách nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng cường an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp. Hình ảnh scan được lưu trữ dưới dạng PDF nên tính bảo mật tương đối cao.

Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng

Việc scan để chuyển hợp đồng giấy sang các file mềm lưu trữ trong máy tính, điện thoại sẽ giúp việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện, hiện đại. Người dùng dễ dàng truy cập để tìm kiếm thông tin hợp đồng.

3. Hợp đồng scan có tính pháp lý không?

Căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các bản sao được công nhận có giá trị pháp lý bao gồm:

• Bản sao được cấp từ bản gốc: Là việc tổ chức, cơ quan đang quản lý bản gốc, căn cứ vào bản gốc để cấp bản sao. Nội dung của bản sao từ sổ gốc sẽ đầy đủ và chính xác như bản gốc.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực từ bản chính được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính.

Theo các quy định trên, chỉ có bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao từ bản gốc được cấp xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền thì mới có giá trị pháp lý.

Vì vậy, hợp đồng scan sẽ không có tính pháp lý.

4. Có nên lưu trữ hợp đồng theo hình thức scan?

Lưu trữ hợp đồng scan có nhiều ưu, nhược điểm.

Có nên sử dụng hợp đồng scan không? Hợp đồng scan có những ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm của hợp đồng scan

Hợp đồng scan có những ưu điểm sau:

• Thuận tiện, nhanh chóng: Việc scan hợp đồng được thao tác nhanh chóng, gửi - nhận dễ dàng qua email, mạng xã hội => Thuận tiện và dễ dàng phù hợp với phần lớn doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí: Scan hợp đồng góp phần tiết kiệm chi phí lưu trữ, vì hợp đồng scan dễ dàng lưu trữ trên máy tính, điện thoại mà không cần sử dụng đến giấy.
• Bảo vệ môi trường: Vì hợp đồng scan tồn tại ở dạng file mềm, không sử dụng giấy in ấn nên sẽ góp phần giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

Nhược điểm của hợp đồng scan

Ngoài những ưu điểm trên, hợp đồng scan vẫn có những hạn chế:

• Không có giá trị pháp lý: vì vậy, không thể sử dụng hợp đồng scan để giao dịch, để làm căn cứ pháp lý.
• Dễ bị giả mạo: Hợp đồng scan có khả năng bị giả mạo bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh.

Giải pháp tối ưu để lưu trữ hợp đồng

Hợp đồng điện tử iContract - Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng.

Vì hợp đồng scan vẫn có một số hạn chế nhất định nên doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng hợp đồng điện tử - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số hóa.

iContract là giải pháp hợp đồng điện tử được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công như: Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Hải quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,...

Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp iContract là phần mềm ký kết hợp đồng điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp, đảm bảo pháp lý, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số, bứt phá trong kỷ nguyên số.

Như vậy, Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử. Hợp đồng scan không có giá trị pháp lý nên không được dùng trong các giao dịch. Vì hợp đồng scan vẫn có một số điểm hạn chế trong lưu trữ, tính pháp lý nên doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu hóa quy trình ký kết, lưu trữ hợp đồng.

Các tin tức liên quan:

• Đặc điểm của hợp đồng hoán đổi tiền tệ và cách phân loại hợp đồng
• Hợp đồng thương mại điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam