Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử vô cùng đơn giản
Khi nào cần in hóa đơn điện tử và cách in hóa đơn điện tử như thế nào? Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp, phần lớn các nghiệp vụ đều được thao tác qua phần mềm. Tuy nhiên, vẫn phát sinh nhiều trường hợp Kế toán cần phải sử dụng chứng từ bằng giấy dẫn tới cần phải in hóa đơn điện tử. Các thông tin dưới đây sẽ giúp Kế toán biết được trường hợp nào cần in và cách in hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
1. Trường hợp nào cần in hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành bắt buộc các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên phổ biến hơn ở nhiều doanh nghiệp. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn, các quy trình được cải tiến và thực hiện tiện lợi, dễ dàng trên phần mềm.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Kế toán vẫn cần sử dụng chứng từ bằng giấy, điển hình như:
- Khi cần chứng minh nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm của doanh nghiệp để phục vụ cho kinh doanh, bán hàng.
- Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là vận chuyển đường dài, doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử để đính kèm với hàng hóa, xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra.
Một số trường hợp vận chuyển hàng cần kèm hóa đơn, chứng từ giấy.
- Khi khách hàng có yêu cầu cung cấp chứng từ giấy của hóa đơn điện tử.
- Khi cần chứng từ để kẹp vào các giấy tờ thanh toán hoặc các quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
- Để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
- Một số trường hợp doanh nghiệp cần in chứng từ để phục vụ cho công tác điều tra.
2. Hướng dẫn in hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để thực hiện việc in hóa đơn điện tử, Kế toán cần căn cứ vào mục đích sử dụng để in theo 2 cách dưới đây
2.1 Cách in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi
Sau khi đã tạo lập và ký điện tử thành công trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lựa chọn “In hóa đơn” ở góc cuối cùng bên trái trên giao diện phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Tại đây bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử sẽ được in ra.
In bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử.
Trước khi bấm nút “In hóa đơn”, bạn nên xem trước bản thể hiện của hóa đơn điện tử để kiểm tra lại toàn bộ thông tin để kiểm tra thật chính xác dữ liệu của doanh nghiệp và các số liệu Kế toán trên hóa đơn. Nút in hóa đơn điện tử chỉ có thể hoạt động nếu toàn bộ các thông tin này là hợp lệ, đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử cần có chữ ký bên bán, người chuyển đổi và đóng dấu đỏ thì mới có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử khi in chuyển đổi ra chứng từ giấy chỉ có một bản duy nhất, Kế toán chỉ thực hiện được duy nhất một lần. Trên chứng từ sẽ thể hiện rõ thông tin “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Thời gian chuyển đổi cũng sẽ được thể hiện rõ ràng. Ở cuối của bản in hóa đơn điện tử là danh mục chữ ký, trong đó bên bán phải ký và đóng dấu đỏ thì bản in hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.
Cách in hóa đơn điện tử bản thể hiện
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử hay còn gọi là bản sao của hóa đơn điện tử. Một số trường hợp, doanh nghiệp cần in bản này để thực hiện thanh toán, đối chiếu nội bộ,... thì có thể truy cập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice sau đó tìm mã hóa đơn cần in và chọn “Chỉnh sửa”. Tại đây, Kế toán có thể thực hiện in bản thể hiện của hóa đơn.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không giới hạn lần in.
Nếu bên mua muốn in hóa đơn điện tử thì có thể tải trên hệ thống bản PDF của hóa đơn điện tử rồi thực hiện in trên máy tính. Lưu ý bản in này không có giá trị pháp lý nên không giới hạn số lần in ấn.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý.
3. Lưu ý về giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử
Để sử dụng bản in hóa đơn điện tử, Kế toán cần lưu ý những điều sau:
- Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện in một lần.
- Bản in của hóa đơn điện tử phải thể hiện tính toàn vẹn về nội dung của hóa đơn điện tử thì mới có giá trị pháp lý.
- Trên bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, bên chuyển đổi phải ký tên người chuyển đổi, người đại diện pháp luật của bên bán và phải có dấu đỏ thì mới có giá trị pháp lý.
- Bản in của hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ nội dung “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
Trên đây là cách in hóa đơn điện tử để doanh nghiệp có thể tham khảo. Ngoài những bước cần thực hiện trên phần mềm, doanh nghiệp cần nắm vững các thông tin về giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử để sử dụng bản in đúng quy định.
Nếu cần thêm thông tin, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.
Khi nào cần in hóa đơn điện tử và cách in hóa đơn điện tử như thế nào? Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp, phần lớn các nghiệp vụ đều được thao tác qua phần mềm. Tuy nhiên, vẫn phát sinh nhiều trường hợp Kế toán cần phải sử dụng chứng từ bằng giấy dẫn tới cần phải in hóa đơn điện tử. Các thông tin dưới đây sẽ giúp Kế toán biết được trường hợp nào cần in và cách in hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Trong hai ngày 29 và 30/11/2016 vừa qua, Cục thuế Thành phố Hà Nội đã phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức Hội nghị triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho gần 5000 doanh nghiệp trên địa bàn.
Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018) thì trong hóa đơn điện tử có 10 nội dung sau đây:
Ngày 16/4, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký ban hành Quyết định số 526/QĐ-BTC về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Theo Quyết định này, phạm vi thực hiện Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (Quyết định 1209) được Bộ Tài chính mở rộng áp dụng cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, thay vì chỉ được áp dụng tại Hà Nội và TP.HCM như giai đoạn trước.
Ngày 27/4/2017, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung nhiều quy định về hóa đơn. Theo đó, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 31/10/2016, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 176/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 15/12/2016 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, đáng chú ý là sẽ bãi bỏ mức phạt 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định.
Ngày 17/1/2014, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn là 01 năm. Đối với hành vi vi phạm hành chính về hoá đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế là 5 năm.
Ngày 15/5/2013, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 28/9/2010, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 06/08/2015, Tổng cục thuế ban hành Quyết định 1445/QĐ-TCT về việc ban hành Quy trình thí điểm Quản lý Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế gọi tắt là Hóa đơn xác thực.
Ngày 14/03/2011 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 32/2011/TT-BTC để hướng dẫn các bộ ban ngành liên quan và các doanh nghiệp về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
