Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác

Công nghệ số đang ngày càng phát triển, hóa đơn điện tử được xem là bài toán kinh tế giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện nghiệp vụ hóa đơn. Bởi vậy, việc ứng dụng hóa đơn điện tử đang trở thành một nhu cầu tất yếu. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn về cách tra cứu hóa đơn nhanh chóng và chính xác nhất.

Hóa đơn điện tử là gì?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP có đề cập hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.

Theo Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Theo Điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng: Hóa đơn sử dụng trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế cũng được tính là hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này.
• Hóa đơn bán hàng: Sử dụng trong trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp khi kê khai thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế cũng được tính là hóa đơn bán hàng trong trường hợp này.
• Các loại hóa đơn khác như tem, vé, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đúng nội dung quy định.

Các loại hóa đơn này đều phải đầy đủ nội dung, hình thức và định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định để đảm bảo giá trị pháp lý.

2. Vì sao phải tra cứu hóa đơn điện tử?

Hiện nay, hóa đơn điện tử thật giả lẫn lộn rất khó phân biệt và cách để kiểm tra chính xác nhất đó là tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế. Dựa vào đó ta có thể đánh giá hóa đơn đó có hợp lệ hay không. 

Việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn biết được nhiều thông tin về bên phát hành hóa đơn bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn. Bạn cũng có thể biết được hóa đơn điện tử đó có hợp lệ hay không, hóa đơn là giả hay thật,...

Đối với người sử dụng hóa đơn còn có thể thông qua việc tra cứu hóa đơn để có những phương án xử lý đối với hóa đơn điện tử.

Các trường hợp nên tra cứu hóa đơn điện tử cụ thể như:

• Trường hợp 1: Kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa (tra cứu sau 2 ngày từ ngày thông báo phát hành hóa đơn).
• Trường hợp 2: Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn điện tử trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.

3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác

Để thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn điện tử cần truy cập vào website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Website được xây dựng nhằm mục đích tra cứu hóa đơn, biên lai bao gồm các thông tin về hóa đơn, biên lai cho Cơ quan Thuế và người nộp thuế phát hành theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư 153/2010/TT-BTC của BTC và Thông tư 303/2016/TT-BTC của BTC.

Cụ thể, cách tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế bao gồm các bước sau:

Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Truy cập đường dẫn http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html và màn hình hiển thị như sau.

Cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Chọn Thông tin hóa đơn/Tra cứu một hóa đơn

Cổng thông tin cung cấp cho NNT, các tổ chức và cá nhân có thể tra cứu các thông tin về hóa đơn, biên lai bao gồm:

• Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai.
• Thời gian phát hành, thời gian hóa đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hóa đơn.
• Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế).

Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”

- Chọn hình thức “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” (Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu) để có thể import lên hệ thống.

- Nhập đầy đủ các trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”.

Lưu ý:

• Số hóa đơn ở đây là tổng số hóa đơn phát hành chứ không phải số hóa đơn điện tại.
• Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn invoice thì các bạn tích vào "Hóa đơn bưu chính viễn thông".

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử

Sau khi điền đầy đủ các thông tin như mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn,... và tra cứu hóa đơn hiển thị kết quả như sau:

Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp.

Với kết quả tra cứu hóa đơn điện tử như trên tức là có đầy đủ các thông tin về:

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
• Thông tin hóa đơn

Trong trường hợp thiếu một trong hai thông tin về người bán hàng hóa dịch vụ hoặc thông tin hóa đơn thì hóa đơn điện tử đang tra cứu không hợp pháp. Có thể trường hợp đó doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin.

Mẫu hóa đơn điện tử không hợp pháp.

Cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp pháp:

• Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán đã thông báo phát hành thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được Cơ quan Thuế chấp nhận.
• Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google Chrome, Coccoc,... Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
• Ghi chú trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.
• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp. 
• Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác mà các doanh nghiệp có thể tham khảo trong quá trình tra cứu. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, đơn vị tiên phong trong lĩnh vực công nghệ thông tin với 17 năm kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp. E-invoice - phần mềm hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ Blockchain trong cuộc cách mạng 4.0 giúp gia tăng độ an toàn, bảo mật, tính minh bạch của hóa đơn.

Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: thaison.vn

Các tin tức liên quan:

• Tìm hiểu về hóa đơn điện tử gồm những loại nào
• Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu của doanh nghiệp chuyển đổi số
• Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP