Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Làm sao để quản lý hợp đồng một cách thông minh, hiệu quả nhất mà vẫn an toàn, tiết kiệm tối đa chi phí? Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
1. Thế nào là quản lý hợp đồng?
Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, thống kê, sắp xếp hợp đồng, đảm bảo hợp đồng không bị thất lạc hoặc hư hỏng. Quản lý hợp đồng là khâu quan trọng, giúp dễ dàng tra cứu hợp đồng khi cần, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng theo nội dung các bên đã thống nhất, qua đó, hạn chế tranh chấp có thể phát sinh.
Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, sắp xếp hợp đồng khoa học.
Hiện nay, các văn bản trong công ty được chia làm 3 loại chính: Công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Với những hợp đồng quan trọng, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý để có thể quản lý văn bản hiệu quả nhất.
2. Ý nghĩa của việc quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp
Quản lý hợp đồng có ý nghĩa quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Bởi hợp đồng là căn cứ pháp luật xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp khác. Do đó, lưu trữ hợp đồng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro có thể gặp phải.
Tránh thất lạc, hư hỏng hợp đồng. Ngoài ra, khi cần truy xuất để gia hạn hợp đồng, hủy bỏ hoặc thay đổi các điều khoản, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, tra cứu dễ dàng.
Quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng với doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức tìm kiếm, tối ưu quy trình làm việc cho nhân viên, giúp công ty hoạt động chuyên nghiệp hơn. Do đó, các doanh nghiệp cần tìm kiếm, xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng tối ưu nhất.
3. Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả
Để xây dựng thành công quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, các doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian, công sức, đưa ra những yêu cầu, quy chuẩn nhất định cho từng bước của quy trình hiện tại. Các doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
3.1. Soạn thảo và ký kết hợp đồng
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hợp đồng đó là xây dựng và ký hợp đồng. Khi xây dựng và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số yếu tố quan trọng như: Mã số hợp đồng, số thứ tự trên file hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có).
Sau khi hợp đồng đã được hoàn thiện và nhận được sự đồng thuận từ các bên tham gia thì sẽ đi đến ký kết. Quá trình ký kết cần được tiến hành nhanh chóng chính xác và có sự giám sát chặt chẽ của các bên.
3.2. Phân loại, lưu trữ giấy tờ, hợp đồng
Sau khi ký kết, người quản lý cần tiến hành phân loại hợp đồng để lưu trữ, bảo quản. Đây là bước quan trọng để hạn chế rủi ro.
Việc lưu trữ hợp đồng có thể được tiến hành thủ công trên các giá kệ hoặc lưu trữ hợp đồng điện tử trên phần mềm. Việc lưu trữ trực tiếp trên các phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp vừa tiết kiệm được không gian, vừa tiết kiệm chi phí nhân công, và tối ưu quá trình tìm kiếm sau này.
Quản lý hợp đồng hiệu quả với phần mềm iContract.
3.3. Quản lý bổ sung thông tin hợp đồng
Sau khi ký kết hợp đồng, trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi về nội dung, bên thay đổi có nghĩa vụ thông báo với bên còn lại. Nếu có sự chấp thuận sửa đổi thì điều khoản đó trong hợp đồng đó sẽ thông qua thay thế. Nếu không, hợp đồng sẽ vẫn được giữ nguyên để đảm bảo được quyền lợi cho các bên đúng như thỏa thuận.
3.4. Báo cáo về việc thực hiện hợp đồng
Các bên cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng để đảm bảo hợp đồng thực hiện theo đúng dự kiến ban đầu. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có sai sót thì các bên có thể phát hiện nhanh chóng để xử lý kịp thời.
3.5. Gia hạn hợp đồng nếu cần thiết
Trước khi gia hạn hợp đồng, các bên tham gia cần đánh giá kỹ càng và toàn diện xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Dựa vào đó, để quyết định chấm dứt hay gia hạn hợp đồng khi hợp đồng hết hiệu lực.
3.6. Giai đoạn sau khi kết thúc hợp đồng
Sau khi hợp đồng kết thúc, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện chấm dứt đã được đáp ứng, thanh toán các hóa đơn cuối cùng và tiến hành lưu trữ hợp đồng. Việc thực hiện nghiệm thu sau hợp đồng cũng rất quan trọng để cải thiện chất lượng thực hiện các hợp đồng sau này.
Trên đây Thái Sơn đưa ra một số thông tin hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng tối ưu cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả.
Các tin tức liên quan:
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5 NĂM 2025
28/04/2025
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, Đối tác lịch nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/4) và Quốc tế Lao động (1/5) năm 2025 như sau
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác! Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, đối tác về lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 2025 như sau
Hiện nay, người tham gia bảo hiểm xã hội đã có thể cập nhật căn cước công dân trên vssid tại nhà mà không cần ra cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục thay đổi thông tin căn cước.
Hậu quả pháp lý của đình chỉ hợp đồng như thế nào? Đình chỉ hợp đồng hay hủy bỏ hợp đồng là một trong những chế tài nghiêm khắc được áp dụng đối với những vấn đề vi phạm của hợp đồng. Khi giao kết hợp đồng, nắm được các chế tài này cũng là điều quan trọng để đảm bảo quyền lợi.
Người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động được tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng thì không được đóng.
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
