Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Làm sao để quản lý hợp đồng một cách thông minh, hiệu quả nhất mà vẫn an toàn, tiết kiệm tối đa chi phí? Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
1. Thế nào là quản lý hợp đồng?
Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, thống kê, sắp xếp hợp đồng, đảm bảo hợp đồng không bị thất lạc hoặc hư hỏng. Quản lý hợp đồng là khâu quan trọng, giúp dễ dàng tra cứu hợp đồng khi cần, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng theo nội dung các bên đã thống nhất, qua đó, hạn chế tranh chấp có thể phát sinh.
Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, sắp xếp hợp đồng khoa học.
Hiện nay, các văn bản trong công ty được chia làm 3 loại chính: Công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Với những hợp đồng quan trọng, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý để có thể quản lý văn bản hiệu quả nhất.
2. Ý nghĩa của việc quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp
Quản lý hợp đồng có ý nghĩa quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Bởi hợp đồng là căn cứ pháp luật xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp khác. Do đó, lưu trữ hợp đồng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro có thể gặp phải.
Tránh thất lạc, hư hỏng hợp đồng. Ngoài ra, khi cần truy xuất để gia hạn hợp đồng, hủy bỏ hoặc thay đổi các điều khoản, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, tra cứu dễ dàng.
Quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng với doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức tìm kiếm, tối ưu quy trình làm việc cho nhân viên, giúp công ty hoạt động chuyên nghiệp hơn. Do đó, các doanh nghiệp cần tìm kiếm, xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng tối ưu nhất.
3. Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả
Để xây dựng thành công quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, các doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian, công sức, đưa ra những yêu cầu, quy chuẩn nhất định cho từng bước của quy trình hiện tại. Các doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
3.1. Soạn thảo và ký kết hợp đồng
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hợp đồng đó là xây dựng và ký hợp đồng. Khi xây dựng và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số yếu tố quan trọng như: Mã số hợp đồng, số thứ tự trên file hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có).
Sau khi hợp đồng đã được hoàn thiện và nhận được sự đồng thuận từ các bên tham gia thì sẽ đi đến ký kết. Quá trình ký kết cần được tiến hành nhanh chóng chính xác và có sự giám sát chặt chẽ của các bên.
3.2. Phân loại, lưu trữ giấy tờ, hợp đồng
Sau khi ký kết, người quản lý cần tiến hành phân loại hợp đồng để lưu trữ, bảo quản. Đây là bước quan trọng để hạn chế rủi ro.
Việc lưu trữ hợp đồng có thể được tiến hành thủ công trên các giá kệ hoặc lưu trữ hợp đồng điện tử trên phần mềm. Việc lưu trữ trực tiếp trên các phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp vừa tiết kiệm được không gian, vừa tiết kiệm chi phí nhân công, và tối ưu quá trình tìm kiếm sau này.
Quản lý hợp đồng hiệu quả với phần mềm iContract.
3.3. Quản lý bổ sung thông tin hợp đồng
Sau khi ký kết hợp đồng, trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi về nội dung, bên thay đổi có nghĩa vụ thông báo với bên còn lại. Nếu có sự chấp thuận sửa đổi thì điều khoản đó trong hợp đồng đó sẽ thông qua thay thế. Nếu không, hợp đồng sẽ vẫn được giữ nguyên để đảm bảo được quyền lợi cho các bên đúng như thỏa thuận.
3.4. Báo cáo về việc thực hiện hợp đồng
Các bên cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng để đảm bảo hợp đồng thực hiện theo đúng dự kiến ban đầu. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có sai sót thì các bên có thể phát hiện nhanh chóng để xử lý kịp thời.
3.5. Gia hạn hợp đồng nếu cần thiết
Trước khi gia hạn hợp đồng, các bên tham gia cần đánh giá kỹ càng và toàn diện xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Dựa vào đó, để quyết định chấm dứt hay gia hạn hợp đồng khi hợp đồng hết hiệu lực.
3.6. Giai đoạn sau khi kết thúc hợp đồng
Sau khi hợp đồng kết thúc, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện chấm dứt đã được đáp ứng, thanh toán các hóa đơn cuối cùng và tiến hành lưu trữ hợp đồng. Việc thực hiện nghiệm thu sau hợp đồng cũng rất quan trọng để cải thiện chất lượng thực hiện các hợp đồng sau này.
Trên đây Thái Sơn đưa ra một số thông tin hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng tối ưu cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả.
Các tin tức liên quan:
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
Tiệc tất niên 2024 – Mừng xuân Ất Tỵ 2025 là sự kiện thường niên của công ty PTCN Thái Sơn đã diễn ra thành công tốt đẹp trên khắp các chi nhánh cả nước. Đây cũng là dịp toàn thể cán bộ, nhân viên và gia đình cùng nhau nhìn lại những dấu ấn nổi bật, chia sẻ những khoảnh khắc ý nghĩa, đồng thời thắp sáng niềm tin và khát vọng cho một năm mới đầy hứa hẹn.
Hợp đồng chính và hợp đồng phụ là gì, khác nhau ở điểm gì và mối quan hệ như thế nào? Hợp đồng không chỉ là giao kết đơn thuần mà còn là căn cứ quan trọng xác lập và thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Trong đó, hợp đồng chính và hợp đồng phụ vẫn là khái niệm nhiều người chưa nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể nhất để bạn phân biệt được hai loại hợp đồng này.
Chuyển đổi số là xu thế không thể đảo ngược, diễn ra mạnh mẽ tạo nên sự thay đổi tích cực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển. Song hành cùng đó là vấn đề đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong không gian số, đặt ra bài toán về công tác đảm bảo an toàn thông tin, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, một trong những thay đổi quan trọng trong hệ thống BHXH sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp là việc thực hiện thay đổi lịch nộp tiền BHXH từ năm 2015 và thời gian phạt chậm nộp BHXH
Dịch vụ chứng thực chữ ký số E-CA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC) của Bộ Thông tin và truyền thông chứng nhận là “Top 5 CA có chất lượng dịch vụ tốt nhất năm 2024” và là đơn vị “CA tuân thủ pháp lý tốt nhất năm 2024”.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty trong suốt thời gian qua.
Đáo hạn là thuật ngữ đặc thù được sử dụng phổ biến trong hoạt động tài chính ngân hàng, kinh doanh bảo hiểm. Để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn cần tìm hiểu khái niệm đáo hạn, quy định và thủ tục đáo hạn như thế nào? Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về đáo hạn ngân hàng.
Hợp đồng giao khoán là một trong những loại hợp đồng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh và lao động. Đây là công cụ giúp quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên khi thực hiện công việc, đảm bảo quá trình làm việc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về hợp đồng giao khoán, nội dung và quy trình thanh lý hợp đồng.
Việc xử lý hợp đồng lao động bị vô hiệu được quy định tại Điều 51, Bộ Luật lao động 2019 và được Chính phủ hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các trường hợp dẫn đến hợp đồng lao động vô hiệu và hệ quả của nó.
Trong các giao dịch thương mại, không phải lúc nào các bên tham gia hợp đồng cũng tuân thủ đầy đủ các thỏa thuận, dẫn đến những vi phạm hợp đồng. Để xử lý những vi phạm này, pháp luật thương mại đã quy định nhiều chế tài khác nhau, trong đó phạt vi phạm hợp đồng thương mại là một biện pháp phổ biến. Bài viết này sẽ phân tích quy định về mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại theo Luật thương mại mới nhất và mối quan hệ của nó với các chế tài khác.
