Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Làm sao để quản lý hợp đồng một cách thông minh, hiệu quả nhất mà vẫn an toàn, tiết kiệm tối đa chi phí? Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

1. Thế nào là quản lý hợp đồng?

Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, thống kê, sắp xếp hợp đồng, đảm bảo hợp đồng không bị thất lạc hoặc hư hỏng. Quản lý hợp đồng là khâu quan trọng, giúp dễ dàng tra cứu hợp đồng khi cần, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng theo nội dung các bên đã thống nhất, qua đó, hạn chế tranh chấp có thể phát sinh. 

Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, sắp xếp hợp đồng khoa học. 

Hiện nay, các văn bản trong công ty được chia làm 3 loại chính: Công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Với những hợp đồng quan trọng, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý để có thể quản lý văn bản hiệu quả nhất. 

2. Ý nghĩa của việc quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp

• Quản lý hợp đồng có ý nghĩa quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Bởi hợp đồng là căn cứ pháp luật xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp khác. Do đó, lưu trữ hợp đồng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro có thể gặp phải. 

• Tránh thất lạc, hư hỏng hợp đồng. Ngoài ra, khi cần truy xuất để gia hạn hợp đồng, hủy bỏ hoặc thay đổi các điều khoản, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, tra cứu dễ dàng. 

Quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng với doanh nghiệp. 

• Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức tìm kiếm, tối ưu quy trình làm việc cho nhân viên, giúp công ty hoạt động chuyên nghiệp hơn. Do đó, các doanh nghiệp cần tìm kiếm, xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng tối ưu nhất. 

  
  

3. Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả

Để xây dựng thành công quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, các doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian, công sức, đưa ra những yêu cầu, quy chuẩn nhất định cho từng bước của quy trình hiện tại. Các doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

3.1. Soạn thảo và ký kết hợp đồng

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hợp đồng đó là xây dựng và ký hợp đồng. Khi xây dựng và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số yếu tố quan trọng như: Mã số hợp đồng, số thứ tự trên file hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có). 

Sau khi hợp đồng đã được hoàn thiện và nhận được sự đồng thuận từ các bên tham gia thì sẽ đi đến ký kết. Quá trình ký kết cần được tiến hành nhanh chóng chính xác và có sự giám sát chặt chẽ của các bên.

3.2. Phân loại, lưu trữ giấy tờ, hợp đồng 

Sau khi ký kết, người quản lý cần tiến hành phân loại hợp đồng để lưu trữ, bảo quản. Đây là bước quan trọng để hạn chế rủi ro. 

Việc lưu trữ hợp đồng có thể được tiến hành thủ công trên các giá kệ hoặc lưu trữ hợp đồng điện tử trên phần mềm. Việc lưu trữ trực tiếp trên các phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp vừa tiết kiệm được không gian, vừa tiết kiệm chi phí nhân công, và tối ưu quá trình tìm kiếm sau này. 

Quản lý hợp đồng hiệu quả với phần mềm iContract. 

3.3. Quản lý bổ sung thông tin hợp đồng

Sau khi ký kết hợp đồng, trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi về nội dung, bên thay đổi có nghĩa vụ thông báo với bên còn lại. Nếu có sự chấp thuận sửa đổi thì điều khoản đó trong hợp đồng đó sẽ thông qua thay thế. Nếu không, hợp đồng sẽ vẫn được giữ nguyên để đảm bảo được quyền lợi cho các bên đúng như thỏa thuận.

3.4. Báo cáo về việc thực hiện hợp đồng

Các bên cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng để đảm bảo hợp đồng thực hiện theo đúng dự kiến ban đầu. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có sai sót thì các bên có thể phát hiện nhanh chóng để xử lý kịp thời. 

3.5. Gia hạn hợp đồng nếu cần thiết

Trước khi gia hạn hợp đồng, các bên tham gia cần đánh giá kỹ càng và toàn diện xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Dựa vào đó, để quyết định chấm dứt hay gia hạn hợp đồng khi hợp đồng hết hiệu lực. 

3.6. Giai đoạn sau khi kết thúc hợp đồng

Sau khi hợp đồng kết thúc, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện chấm dứt đã được đáp ứng, thanh toán các hóa đơn cuối cùng và tiến hành lưu trữ hợp đồng. Việc thực hiện nghiệm thu sau hợp đồng cũng rất quan trọng để cải thiện chất lượng thực hiện các hợp đồng sau này. 

Trên đây Thái Sơn đưa ra một số thông tin hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng tối ưu cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả.

Các tin tức liên quan:

• Hợp đồng mua bán tài sản: Điều cần biết và lưu ý khi ký kết
• Hợp đồng dân sự - Định nghĩa, phân loại hợp đồng và quy định pháp luật