Ký nháy là gì? Cách ký nháy từng trang đúng quy định

Ngày đăng: 10:59 - 27/09/2024 Lượt xem: 2462 Cỡ chữ

Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây ThaisonSoft cung cấp hướng dẫn ký nháy từng trang văn bản theo đúng quy định hiện hành.

1. Ký nháy là gì?

Khái niệm ký nháy từng trang.

Chữ ký nháy (quotation mark) là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Ký nháy còn được gọi là ký tắt, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

2. Ký nháy từng trang khác gì so với ký chính thức

Chữ ký nháy và chữ ký chính thức.

Ký nháy và ký chính thức là hai khái niệm khác nhau trong việc xác nhận văn bản:

  • Chữ ký chính thức (official signature): Là chữ ký đầy đủ, thường là tên đầy đủ của người ký và đại diện cho người ký. Chữ ký chính thức thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng, hợp đồng, văn bản pháp lý và có giá trị pháp lý. Nó thể hiện sự chấp thuận, sự cam kết hoặc sự xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản đó.

  • Ký nháy (quotation mark): Là một loại chữ ký không đầy đủ như chữ ký chính thức. Thông thường, ký nháy chỉ là một chữ ký ngắn gọn hoặc một ký hiệu đặc biệt được sử dụng tại các vị trí cần thiết trong văn bản. Chữ ký nháy thường đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Vì vậy, điểm khác biệt giữa ký nháy và ký chính thức là:

  • Ký nháy là một chữ ký ngắn gọn hoặc ký hiệu đặc biệt, trong khi ký chính thức là chữ ký đầy đủ và đại diện cho người ký.

  • Ký chính thức được sử dụng để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản, trong khi ký nháy thường chỉ được sử dụng để chỉ kiểm tra tính chính xác của văn bản.

Ký chính thức có giá trị pháp lý, trong khi ký nháy không có giá trị pháp lý.

3. Cách ký nháy từng trang đúng quy định

Việc ký nháy từng trang được thực hiện theo nguyên tắc nhất định đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như đảm bảo được mục đích việc sử dụng ký nháy.

3.1 Vị trí ký nháy từng trang

Vị trí của chữ ký nháy từng trang thường được đặt ở cuối mỗi trang. Tùy theo yêu cầu của tổ chức và cá nhân, vị trí ký nháy cụ thể có thể thay đổi tuy nhiên cần đảm bảo:

  • Chữ ký nháy rõ ràng, dễ nhận biết;

  • Không làm ảnh hưởng đến nội dung văn bản được ký;

  • Đảm bảo tính thẩm mỹ.

ký nháy từng trang 2

Vị trí của chữ ký nháy từng trang thường được đặt ở cuối mỗi trang.

3.2 Bút dùng ký nháy 

Tại Khoản 6, Điều 13, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 quy định về ký ban hành văn bản trong công tác văn thư:

“6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.”

Đối với chữ ký nháy cũng cần tuân thủ nguyên tắc của công tác văn thư. Theo đó bút dùng ký nháy trong văn bản phải là bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Người ký nháy không dùng bút có mực đỏ, bút chì để ký nháy.

3.3 Thẩm quyền ký nháy

Không phải ai cũng có thể ký nháy, người thực hiện ký nháy phải là người được ủy quyền ký. Người ký nháy là người có trách nhiệm theo sự phân công công việc trong đơn vị, tổ chức.

Lưu ý đối với ký nháy từng trang: 

  • Chữ ký nháy không thay thế cho chữ ký đầy đủ; 
  • Chữ ký nháy không có giá trị pháp lý như chữ ký đầy đủ;
  • Ký nháy từng trang chỉ nhằm xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản được ký.
    • Ký nháy từng trang là một hành động đơn giản nhưng mang ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của văn bản. Nắm rõ quy định về ký nháy từng trang góp phần đảm bảo sự chuyên nghiệp trong công tác văn thư, tạo thuận lợi trong quá trình làm việc. Ký nháy cần được thực hiện theo thể thức và đúng quy cách để góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc. 

    Trên đây là nội dung giới thiệu khái niệm ký nháy từng trang được tổng hợp bởi chữ ký số ECA. Hy vọng thông tin đã mang lại những kiến thức hữu ích dành cho quý khách.

    Các tin tức liên quan:

    Tin tức cùng chuyên mục