Những điều cần biết khi lập hóa đơn điện tử xác thực
Theo quy định của Cơ quan Thuế có hai loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành là hóa đơn điện tử (theo Thông tư 32/20111/TT-BTC) và hóa đơn điện tử có mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử xác thực và cách lập hóa đơn điện tử xác thực.
1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của Cơ quan Thuế. Theo đó, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan Thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.
Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Không chỉ vậy, trên hóa đơn điện tử xác thực còn có mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn, hạn chế hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn.
1.1 Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực là gì?
- Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao, an toàn, tránh tình trạng làm giả, làm sai lệch hóa đơn bởi được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.
- Giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà: Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Quá trình gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.
- Tối ưu hóa chi phí: Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu kho, vận chuyển hóa đơn,... từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Với hóa đơn điện tử xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan Thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Bởi vậy, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.
2. Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực
Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực tương đối dễ dàng và đơn giản. Dưới đây là các bước cơ bản giúp người dùng có thể nhanh chóng khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp của mình.
Các bước phát hành hóa đơn điện tử xác thực.
Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn
Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, hệ thống cơ sở vật chất như: Chữ ký số, hệ thống máy tính có kết nối Internet, đăng ký ký hiệu hóa đơn dự kiến sẽ phát hành.
Doanh nghiệp cần điền các thông tin theo mẫu, sau đó ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế. Sau khi xác thực tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày, thậm chí là ngay lập tức. Trong trường hợp thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của Cơ quan Thuế.
Bước 2: Tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử xác thực
Sau khi nhận được kết quả thông báo đăng ký khởi tạo thành công, doanh nghiệp có thể ngay lập tức phát hành hóa đơn điện tử xác thực. Với hóa đơn này, việc in/xuất hóa đơn cho các giao dịch sẽ được thực hiện trên hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng có sẵn. Phần mềm phục vụ cho hoạt động tạo lập hóa đơn có thể do chính doanh nghiệp tự xây dựng và báo cáo lại Cơ quan Thuế hoặc có thể sử dụng phần mềm của một đơn vị trung gian thứ ba.
Hóa đơn điện tử xác thực có thể gửi tới khách hàng trực tiếp thông qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm: thư điện tử, tin nhắn, fax,... Doanh nghiệp cũng có thể in và gửi trực tiếp tới khách hàng theo cách thức truyền thống khi khách hàng có nhu cầu.
3. Phần mềm tạo lập hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn như 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế.
Không chỉ vậy, phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi tích hợp với các phần mềm cho sẵn như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP,... Các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
- Hotline: 19004767 hoặc 19004768
- Tel: 024.3754.5222
- Website: https://einvoice.vn
Các tin tức liên quan:
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5 NĂM 2025
28/04/2025
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, Đối tác lịch nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/4) và Quốc tế Lao động (1/5) năm 2025 như sau
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác! Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, đối tác về lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 2025 như sau
Hiện nay, người tham gia bảo hiểm xã hội đã có thể cập nhật căn cước công dân trên vssid tại nhà mà không cần ra cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục thay đổi thông tin căn cước.
Hậu quả pháp lý của đình chỉ hợp đồng như thế nào? Đình chỉ hợp đồng hay hủy bỏ hợp đồng là một trong những chế tài nghiêm khắc được áp dụng đối với những vấn đề vi phạm của hợp đồng. Khi giao kết hợp đồng, nắm được các chế tài này cũng là điều quan trọng để đảm bảo quyền lợi.
Người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động được tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng thì không được đóng.
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
