Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp thông qua phần mềm CloudOffice
Quản lý hồ sơ, tài liệu không đơn thuần chỉ là những tập hợp, thống kê hay hệ thống lại những giấy tờ, văn bản có liên quan và sắp xếp chúng lại thành một kho lưu trữ. Việc quản lý hồ sơ còn là cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra...
Quản lý hồ sơ, tài liệu không đơn thuần chỉ là những tập hợp, thống kê hay hệ thống lại những giấy tờ, văn bản có liên quan và sắp xếp chúng lại thành một kho lưu trữ. Việc quản lý hồ sơ còn là cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra...
1. Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ:
Hồ sơ, tài liệu là một loại tài sản có tầm quan trọng và có giá trị như các loại tài sản khác của bất kỳ tổ chức cơ quan đặc biệt là các doanh nghiệp, nó tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì:
- Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị...
- Quản lý hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động...
- Quản lý hồ sơ giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh... nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý.
- Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.
2. Áp dụng Công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ
Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.
Hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ tài liệu ở các đơn vị doanh nghiệp không còn là mới mẻ, tuy nhiên lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử quản lý tài liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác hồ sơ tài liệu tại đơn vị là vần đề cần các nhà quản lý tính toán lựa chọn sao cho phù hợp, đáp ứng về mặt quản lý nhưng phù hợp với mô hình tổ chức và tiết kiệm chi phí đầu tư. Phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ CloudOffice do công ty Thái Sơn phát triển là một trong những phần mềm hiện nay đáp ứng được các yêu cầu như vậy. Phầm mềm quản lý hồ sơ CloudOffice đã được nhiều đơn vị tổ chức cơ quan cũng như doanh nghiệp lựa chọn sử dụng và mang lại hiệu quả rất tốt trong công tác quản lý hồ sơ tài liệu.
CloudOffice - Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Mọi thông tin về phần mềm quản lý văn bản CloudOffice xin vui lòng liên hệ:
- Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
- Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
- Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,
- Trung tâm tư vấn hỗ trợ CloudOffice: 1900 1286
- Website: http://thaison.vn; http://cloudoffice.com.vn
Hợp đồng ủy thác đầu tư là loại hợp đồng ngày càng trở lên phổ biến khi mong muốn đầu tư để gia tăng tài sản là điều mà ai cũng muốn nhưng không phải ai cũng làm việc. Do đó, hợp đồng ủy thác đầu tư ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp nhà đầu tư an tâm giao tài sản của mình cho các chuyên gia mà không cần lo lắng về những rủi ro tiềm ẩn.
Hướng dẫn cách tra cứu bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi, giúp bố mẹ có thể năm được các quyền lợi bảo hiểm y tế của trẻ khi phải khám chữa bệnh bảo hiểm y tế
Kiểm tra chữ ký số hợp lệ là việc làm cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tin cậy của văn bản được ký. Tuy nhiên không phải người dùng nào cũng biết cách kiểm tra nhanh và hiệu quả. Do đó bài viết này sẽ hướng dẫn hai cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ được sử dụng nhiều nhất.
Người sử dụng đơn phương chấm dứt hợp đồng với người lao động có đúng quy định của pháp luật không? Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống của người lao động. Cùng tìm hiểu các quy định liên quan đến vấn đề này để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bản thân.
Nhiều người lao động chưa đi làm đủ 12 tháng trong năm nhưng có nhu cầu được hưởng các quyền lợi của BHXH thì có được hay không? Để trả lời cho câu hỏi này, EBH - Thái Sơn sẽ cung cấp các thông tin về quy định, thời gian tham gia và quyền lợi BHXH cho người lao động
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch điện tử an toàn, đảm bảo đúng theo quy định của Pháp luật. Tuy nhiên, đôi khi người dùng gặp phải lỗi không ký được chữ ký số, gây cản trở cho công việc. Bài viết này sẽ chỉ ra các nguyên nhân gây ra lỗi chữ ký số không ký được và cách khắc phục hiệu quả.
Thẻ bảo hiểm y tế là một loại giấy tờ quan trọng chứng minh chủ sở hữu tham gia bảo hiểm y tế và là căn cứ thanh toán bảo hiểm y tế cho bệnh nhân khi đi khám chữa bệnh. Việc mất thẻ BHYT có thể gây ra nhiều bất tiện khi bạn cần sử dụng dịch vụ y tế.
Hợp đồng kỳ hạn và hợp đồng tương lai - Hai hình thức hợp đồng đặc trưng được sử dụng rất phổ biến trong thị trường chứng khoán phái sinh. Dù có một số những đặc điểm chung nhưng hai loại hợp đồng vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt. Cùng phân biệt hai loại hợp đồng này trong bài viết dưới đây.
Phiếu giao nhận hồ sơ BHXH 607 là thành phần hồ sơ quan trọng trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội. Theo đó, cá nhân và đơn vị tổng hợp thông tin, ghi chính xác, đầy đủ nội dung theo yêu cầu
Chữ ký số hải quan là cách gọi của chữ ký số kê khai hải quan điện tử, được đăng ký với cơ quan hải quan. Việc sử dụng chữ ký số hải quan mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo an toàn, bảo mật cho các giao dịch hải quan.
Hợp đồng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến bởi sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với hợp đồng truyền thống. Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào? Những điều quan trọng cần biết về hợp đồng điện tử là gì? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây!
Trong quá trình tham gia BHXH có rất vấn đề mà người lao động chưa nắm được. Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội miễn phí giúp người lao động giải đáp các thắc mắc, hỗ trợ cung cấp thông tin cho người tham gia
