Quản lý văn thư và các phương pháp quản lý hiệu quả

Quản lý văn thư là công việc quan trọng trong mọi tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Theo như cách quản lý truyền thống thì áp lực của những người làm công tác quản lý văn thư là rất lớn bởi các thủ thư sẽ phải kiểm soát được toàn bộ hệ thống văn bản, giấy tờ khổng lồ và rất dễ xảy ra những rủi ro, mất mát.     

Quản lý văn thư là công việc quan trọng trong mọi tổ chức, công ty, doanh nghiệp.  Theo như cách quản lý truyền thống thì áp lực của những người làm công tác quản lý văn thư là rất lớn bởi các thủ thư sẽ phải kiểm soát được toàn bộ hệ thống văn bản, giấy tờ khổng lồ và rất dễ xảy ra những rủi ro, mất mát.

1. Quản lý văn thư dựa vào hệ thống công nghệ thông tin.

May mắn thay, ngày nay sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin, các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã đi vào đời sống của từng tổ chức đơn vị. Việc tin học hóa quy trình quản lý văn thư là xu thế tất yếu trong xã hội hội nhập. Để nâng cao hiệu quả quản lý văn thư thì cần phải chuẩn hóa lại quy trình quản lý văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu một cách khoa học, từ đó mới nâng cao khả năng tìm kiếm, tra cứu văn bản, giảm bới áp lực cho người làm công tác văn thư. Giúp quy trình  tiếp nhận xử lý văn bản được xuyên suốt, nhanh chóng và kịp thời hơn

2. Quản lý văn thư dựa vào phần mềm quản lý văn thư chuyên dụng.

Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice là một trong những phần mềm quản lý văn thư rất hiệu quả hiện nay cho các đơn vị tổ chức và doanh nghiệp. Phần mềm CloudOffice cho phép văn thư cập nhật,quản lý lưu trữ các văn bản, hồ sơ, tài liệu vào cơ sở dữ liệu trên máy tính. Các văn bản đến được điện tử hóa thành các file văn bản, thông tin về văn bản được quản lý một cách đầy đủ, chi tiết và khoa học. Do đó việc tìm kiếm văn bản dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các văn bản được văn thư cập nhật  vào phần mềm CloudOffice sẽ được chuyển đến các đơn vị phòng ban ngay ở trên máy tính hoặc thiết bị di động. Văn thư không phải chạy đi chạy lại chuyển văn bản như trước đây nữa, tiết kiệm thời gian đi lại, giải phóng áp lực cho công tác văn thư. Chuyên nghiệp hóa công tác văn thư có nghĩa sẽ góp phần lớn nâng cao hiệu quả xử lý công việc chi toàn bộ đơn vị tổ chức.

Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice  nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như: Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng  không gian lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, nâng cao năng lực điều hành công việc của lãnh đạo là chủ trương đúng đắn và cần thiết của  các đơn vị tổ chức doanh nghiệp hiện nay.

Mọi chi tiết về phần mềm cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ CloudOffice:

Điện thoại: 1900 1286, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://cloudoffice.com.vn

Nguồn: http://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/quan-ly-van-thu-va-cac-phuong-phap-quan-ly-hieu-qua