Quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn với 3 bước đơn giản
Thay vì phải di chuyển, gặp gỡ, tốn nhiều chi phí và thủ tục cho việc ký kết hợp đồng giấy truyền thống, quy trình ký hợp đồng điện tử mang đến giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp. Chỉ với vài bước đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng ký kết hợp đồng an toàn, bảo mật mà vẫn đảm bảo giá trị pháp lý. Dưới đây là quy trình ký kết hợp đồng điện tử đúng chuẩn để độc giả tham khảo.
1. Quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn
Hiện nay, mỗi phần mềm ký kết hợp đồng điện tử sẽ có quy trình ký khác nhau. Tuy nhiên, quy trình ký hợp đồng điện tử cơ bản bao gồm 3 bước sau:
Bước 1: Đề nghị ký kết hợp đồng điện tử
Bên có nhu cầu ký kết hợp đồng điện tử bày tỏ mong muốn hợp tác giữa 2 bên dựa trên quy định đã thỏa thuận trước đó. Khi đó, bên đề nghị ký kết hợp đồng sẽ thực hiện các công việc sau:
- Đăng nhập vào hệ thống hợp đồng điện tử
Bên đề nghị giao kết đăng nhập vào hệ thống của phần mềm điện tử trên thiết bị máy tính, laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có kết nối internet.
- Tạo lập hợp đồng điện tử
Bên đề nghị giao kết hợp đồng điền đầy đủ thông tin trong hợp đồng: Thông tin cá nhân, thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá thành, hình thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của 2 bên dựa trên thỏa thuận trước đó.
- Xác định yêu cầu, vị trí và chủ thể ký kết trên hợp đồng điện tử
- Thực hiện ký số trên hợp đồng điện tử
- Kiểm tra lại thông tin và gửi hợp đồng cho bên đối tác sau khi đã hoàn thiện hợp đồng
Quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn gồm 3 bước.
Bước 2: Phản hồi đề nghị chấp thuận ký kết hợp đồng điện tử
Bên nhận được đề nghị hợp đồng sẽ nhận được email thông báo tự động. Nhấn vào đường link để truy cập hợp đồng mà không cần đăng nhập tài khoản.
Khi nhận được hợp đồng điện tử, bên được đề nghị sẽ kiểm tra, nghiên cứu và phản hồi chấp thuận hoặc không chấp thuận nội dung hợp đồng:
- Nếu chấp thuận: Xác nhận giao kết bằng cách ký số hợp đồng.
- Không chấp thuận: Gửi yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng.
Bước 3: Hoàn tất giao kết hợp đồng điện tử
Sau khi đã thống nhất được các nội dung trong hợp đồng, hệ thống sẽ gửi thông báo hợp đồng điện tử được ký kết thành công tới các bên tham gia. Khi đó, toàn bộ thông tin trong hợp đồng sẽ được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống điện tử để tránh thất lạc hợp đồng và bảo mật thông tin tối đa.
Hợp đồng điện tử được ký kết thành công đồng nghĩa với việc các bên tham gia phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ của mình trong hợp đồng và theo quy định của pháp luật.
2. So sánh quy trình ký hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy
Quy trình ký hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể:
Tóm lại, quy trình ký hợp đồng điện tử và quy trình ký hợp đồng giấy đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuy nhiên hiện nay, việc sử dụng hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng nhờ có nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn hợp đồng giấy. Do đó, các doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hợp đồng điện tử để đơn giản hóa quy trình và gia tăng hiệu quả hoạt động.
3. Một số lưu ý khi ký kết hợp đồng điện tử
Cần nắm vững một số lưu ý khi ký hợp đồng điện tử.
- Nắm rõ trường hợp nào được và không được ký kết bằng hợp đồng điện tử: Hiện nay, một số lĩnh vực chưa được pháp luật cho phép ký kết hợp đồng điện tử, do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý nắm rõ vấn đề này để đảm bảo tính pháp lý.
- Thời hạn phản hồi đề nghị giao kết hợp đồng: Cần phản hồi đề nghị giao kết hợp đồng trong thời hạn đã thỏa thuận. Nếu quá thời hạn, hợp đồng sẽ không còn giá trị pháp lý.
- Đọc kỹ nội dung các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng để tránh tình trạng tranh chấp có thể xảy ra.
- Kiểm tra sự hợp lệ của chứng thư số để đảm bảo rằng hợp đồng điện tử đang được pháp luật bảo vệ.
Trên đây Thaisonsoft cung cấp một số thông tin về quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn theo quy định của pháp luật. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả.
Các tin tức liên quan:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đồng hành với Thuế TP Hà Nội trực tiếp hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi lên phương thức kê khai thuế, giúp hộ kinh doanh tiếp cận công nghệ, thực hiện kê khai đúng quy định một cách thuận lợi và minh bạch.
Trong cao điểm triển khai Kế hoạch “60 ngày chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang kê khai đối với hộ kinh doanh”, Công ty Phát Triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) là một trong những đơn vị đồng hành tích cực cùng Thuế TP Hồ Chí Minh hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi mô hình kê khai.
Thái Sơn đồng hành cùng Thuế TP Đà Nẵng hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi thuế khoán sang kê khai
24/11/2025
Đà Nẵng, ngày 18/11/2025 – Trong khuôn khổ chiến dịch “60 ngày cao điểm” nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển từ hình thức thuế khoán sang kê khai, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phối hợp chặt chẽ với Cơ quan Thuế Cơ sở 3 TP. Đà Nẵng để tổ chức các hoạt động hướng dẫn, tư vấn kỹ thuật và triển khai giải pháp công nghệ cho các hộ kinh doanh trên địa bàn.
Thái Sơn đồng hành hộ kinh doanh trên toàn quốc trong 60 ngày cao điểm chuyển đổi bỏ thuế khoán
21/11/2025
Với thông điệp "60 ngày hành động - Chuyển đổi thực chất", Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đồng hành cùng hộ kinh doanh trên toàn quốc thực hiện chuyển đổi bỏ thuế khoán, nộp thuế điện tử theo hướng minh bạch, hiện đại.
Thuế chống bán phá giá không phải là một loại thuế đánh rộng rãi, mà chỉ được áp dụng như biện pháp phòng vệ thương mại tạm thời hoặc chính thức để bảo vệ ngành sản xuất nội địa trước sự cạnh tranh không lành mạnh
Nhiều người lao động có xu hướng làm việc cùng lúc cho hai hoặc nhiều công ty để tăng thu nhập. Tuy nhiên, khi phát sinh từ hai hợp đồng lao động trở lên, câu hỏi đặt ra là người lao động làm việc 2 nơi đóng BHXH như thế nào để đúng quy định?
Ngày 16/10, tại Hà Nội, Tạp chí Kinh tế-Tài chính (Bộ Tài chính) tổ chức tọa đàm “Hoàn thiện chính sách thuế, hải quan, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển”. Tọa đàm thảo luận nhằm tháo gỡ vướng mắc, hoàn thiện thể chế, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi, minh bạch và hiệu quả.
Bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với hộ kinh doanh: Những khó khăn trong giai đoạn triển khai
25/09/2025
Từ ngày 1/7/2025, chủ hộ kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy vẫn còn nhiều vấn đề đặt ra cần được tháo gỡ để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả.
.png)
Ngày 19/9/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft đã long trọng tổ chức lễ kỷ niệm 23 năm thành lập. Đây là sự kiện để công ty nhìn lại hành trình xây dựng và phát triển đồng thời thể hiện một tin thần làm việc sáng tạo, đổi mới không ngừng nhằm nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ tốt hơn nữa để phục vụ khách hàng.
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ QUỐC KHÁNH 2/9/2025
27/08/2025
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý Khách hàng và Quý Đối tác lịch Nghỉ lễ 2/9/2025 – Kỷ niệm 80 năm Ngày Quốc Khánh Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Chứng thư số đấu thầu hết hạn có thể gây gián đoạn, khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bỏ lỡ các gói thầu quan trọng. Bài viết sẽ hướng dẫn quý khách quy trình gia hạn chứng thư số đấu thầu qua mạng.
Khi áp dụng hợp đồng điện tử không đúng trường hợp có thể dẫn đến tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý. Vậy các trường hợp nào nên ký hợp đồng điện tử để vừa tiện lợi, vừa đảm bảo an toàn pháp lý?
