Scan là gì? Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?
Scan giấy tờ sẽ giúp các doanh nghiệp lưu trữ và gửi tài liệu đi dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với những văn bản có giá trị pháp lý cao như hợp đồng, câu hỏi “Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không”? là thắc mắc của nhiều độc giả. Trong bài viết dưới đây, iContract sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi đó.
1. Thế nào là Scan và hợp đồng Scan?
Scan là việc thực hiện chuyển dữ liệu ở trên giấy tờ hoặc tài liệu, bao gồm cả chữ viết và hình ảnh thành dữ liệu lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua thiết bị scan (hoặc máy in có chức năng scan, hoặc ứng dụng scan trên điện thoại di động).
Từ đó, hiểu đơn giản, hợp đồng scan là hợp đồng lưu trên máy tính, smartphone sau khi đã chuyển dữ liệu từ hợp đồng giấy. Đây được coi là bản sao của hợp đồng.
Việc scan văn bản , hợp đồng đang ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại dưới đây:
Lưu trữ dễ dàng
Việc lưu trữ hợp đồng bằng văn bản truyền thống có thể xảy ra tình trạng mất, rách, hỏng, cháy… Do đó, doanh nghiệp nên scan hợp đồng để bảo quản dễ dàng hơn, giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng.
Ngoài ra, lưu trữ dữ liệu hợp đồng trên máy tính còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, từ đó, tối ưu chi phí vận hành.
Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Các thông tin trên hợp đồng được lưu trữ ở dạng số hóa thông qua văn bản scan, có thể cài đặt mã bảo mật với các tài liệu quan trọng sẽ giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng.
Ngoài ra, hình ảnh scan sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF nên đảm bảo an toàn hơn so với hợp đồng giấy.
Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng
Việc scan hợp đồng từ bản giấy sang file mềm để lưu trữ trên máy tính, điện thoại sẽ giúp sắp xếp thông tin dễ dàng, từ đó, tìm kiếm nhanh chóng hơn. Do đó, khi chuyển hợp đồng từ bản giấy sang các tệp file mềm lưu trữ trong máy tính/ điện thoại giúp cho việc sắp xếp thông tin được dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.
Ngoài ra, hiện nay, một số dòng máy Scan, ứng dụng scan trên điện thoại đã được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu, có thể quét qua email, cloud hoặc ứng dụng của bên thứ 3 rất thuận tiện. Người dùng có thể truy cập dễ dàng thông tin ở mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến trực tiếp văn phòng.
3. Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?
Hiện nay, chỉ có một số loại bản sao dưới đây có thể được dùng thay cho bản chính trong các giao dịch:
Bản sao được cấp từ sổ gốc: Đó là việc các Cơ quan chức năng (hiện đang giữ bản gốc/sổ gốc) cấp bản sao cho chứng từ, giấy tờ. Bản sao từ sổ gốc đó có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Bản sao chứng thực từ bản chính: Là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính của giấy tờ để chứng thực bản sao có nội dung đúng với bản chính. Chỉ một số cơ quan có quyền chứng thực bản sao như: Phòng tư pháp cấp huyện, UBND xã, phương, thị trấn, Cơ quan công chứng.
Tóm lại, chỉ có bản chính, bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do Cơ quan có thẩm quyền cấp thì mới có hiệu lực.
Đối với hợp đồng scan, đây chỉ là việc sao chép tài liệu thông qua máy scan, máy in có tính năng scan mà không thông qua một tổ chức/Cơ quan có thẩm quyền nào chứng thực. Do đó, hợp đồng scan sẽ không có giá trị pháp lý mà chỉ có tác dụng lưu trữ tài liệu.
Trên đây Thái Sơn đã giải đáp cho câu hỏi: Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả để tránh những rủi ro có thể phát sinh trong giao dịch trong tương lai.
Các tin tức liên quan:
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
Tiệc tất niên 2024 – Mừng xuân Ất Tỵ 2025 là sự kiện thường niên của công ty PTCN Thái Sơn đã diễn ra thành công tốt đẹp trên khắp các chi nhánh cả nước. Đây cũng là dịp toàn thể cán bộ, nhân viên và gia đình cùng nhau nhìn lại những dấu ấn nổi bật, chia sẻ những khoảnh khắc ý nghĩa, đồng thời thắp sáng niềm tin và khát vọng cho một năm mới đầy hứa hẹn.
Hợp đồng chính và hợp đồng phụ là gì, khác nhau ở điểm gì và mối quan hệ như thế nào? Hợp đồng không chỉ là giao kết đơn thuần mà còn là căn cứ quan trọng xác lập và thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Trong đó, hợp đồng chính và hợp đồng phụ vẫn là khái niệm nhiều người chưa nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể nhất để bạn phân biệt được hai loại hợp đồng này.
Chuyển đổi số là xu thế không thể đảo ngược, diễn ra mạnh mẽ tạo nên sự thay đổi tích cực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển. Song hành cùng đó là vấn đề đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong không gian số, đặt ra bài toán về công tác đảm bảo an toàn thông tin, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, một trong những thay đổi quan trọng trong hệ thống BHXH sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp là việc thực hiện thay đổi lịch nộp tiền BHXH từ năm 2015 và thời gian phạt chậm nộp BHXH
Dịch vụ chứng thực chữ ký số E-CA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC) của Bộ Thông tin và truyền thông chứng nhận là “Top 5 CA có chất lượng dịch vụ tốt nhất năm 2024” và là đơn vị “CA tuân thủ pháp lý tốt nhất năm 2024”.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty trong suốt thời gian qua.
Đáo hạn là thuật ngữ đặc thù được sử dụng phổ biến trong hoạt động tài chính ngân hàng, kinh doanh bảo hiểm. Để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn cần tìm hiểu khái niệm đáo hạn, quy định và thủ tục đáo hạn như thế nào? Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về đáo hạn ngân hàng.
Hợp đồng giao khoán là một trong những loại hợp đồng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh và lao động. Đây là công cụ giúp quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên khi thực hiện công việc, đảm bảo quá trình làm việc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về hợp đồng giao khoán, nội dung và quy trình thanh lý hợp đồng.
Việc xử lý hợp đồng lao động bị vô hiệu được quy định tại Điều 51, Bộ Luật lao động 2019 và được Chính phủ hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các trường hợp dẫn đến hợp đồng lao động vô hiệu và hệ quả của nó.
Trong các giao dịch thương mại, không phải lúc nào các bên tham gia hợp đồng cũng tuân thủ đầy đủ các thỏa thuận, dẫn đến những vi phạm hợp đồng. Để xử lý những vi phạm này, pháp luật thương mại đã quy định nhiều chế tài khác nhau, trong đó phạt vi phạm hợp đồng thương mại là một biện pháp phổ biến. Bài viết này sẽ phân tích quy định về mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại theo Luật thương mại mới nhất và mối quan hệ của nó với các chế tài khác.
