Scan là gì? Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?
Scan giấy tờ sẽ giúp các doanh nghiệp lưu trữ và gửi tài liệu đi dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với những văn bản có giá trị pháp lý cao như hợp đồng, câu hỏi “Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không”? là thắc mắc của nhiều độc giả. Trong bài viết dưới đây, iContract sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi đó.
1. Thế nào là Scan và hợp đồng Scan?
Scan là việc thực hiện chuyển dữ liệu ở trên giấy tờ hoặc tài liệu, bao gồm cả chữ viết và hình ảnh thành dữ liệu lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua thiết bị scan (hoặc máy in có chức năng scan, hoặc ứng dụng scan trên điện thoại di động).
Từ đó, hiểu đơn giản, hợp đồng scan là hợp đồng lưu trên máy tính, smartphone sau khi đã chuyển dữ liệu từ hợp đồng giấy. Đây được coi là bản sao của hợp đồng.
Việc scan văn bản , hợp đồng đang ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại dưới đây:
Lưu trữ dễ dàng
Việc lưu trữ hợp đồng bằng văn bản truyền thống có thể xảy ra tình trạng mất, rách, hỏng, cháy… Do đó, doanh nghiệp nên scan hợp đồng để bảo quản dễ dàng hơn, giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng.
Ngoài ra, lưu trữ dữ liệu hợp đồng trên máy tính còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, từ đó, tối ưu chi phí vận hành.
Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Các thông tin trên hợp đồng được lưu trữ ở dạng số hóa thông qua văn bản scan, có thể cài đặt mã bảo mật với các tài liệu quan trọng sẽ giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng.
Ngoài ra, hình ảnh scan sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF nên đảm bảo an toàn hơn so với hợp đồng giấy.
Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng
Việc scan hợp đồng từ bản giấy sang file mềm để lưu trữ trên máy tính, điện thoại sẽ giúp sắp xếp thông tin dễ dàng, từ đó, tìm kiếm nhanh chóng hơn. Do đó, khi chuyển hợp đồng từ bản giấy sang các tệp file mềm lưu trữ trong máy tính/ điện thoại giúp cho việc sắp xếp thông tin được dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.
Ngoài ra, hiện nay, một số dòng máy Scan, ứng dụng scan trên điện thoại đã được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu, có thể quét qua email, cloud hoặc ứng dụng của bên thứ 3 rất thuận tiện. Người dùng có thể truy cập dễ dàng thông tin ở mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến trực tiếp văn phòng.
3. Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?
Hiện nay, chỉ có một số loại bản sao dưới đây có thể được dùng thay cho bản chính trong các giao dịch:
Bản sao được cấp từ sổ gốc: Đó là việc các Cơ quan chức năng (hiện đang giữ bản gốc/sổ gốc) cấp bản sao cho chứng từ, giấy tờ. Bản sao từ sổ gốc đó có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Bản sao chứng thực từ bản chính: Là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính của giấy tờ để chứng thực bản sao có nội dung đúng với bản chính. Chỉ một số cơ quan có quyền chứng thực bản sao như: Phòng tư pháp cấp huyện, UBND xã, phương, thị trấn, Cơ quan công chứng.
Tóm lại, chỉ có bản chính, bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do Cơ quan có thẩm quyền cấp thì mới có hiệu lực.
Đối với hợp đồng scan, đây chỉ là việc sao chép tài liệu thông qua máy scan, máy in có tính năng scan mà không thông qua một tổ chức/Cơ quan có thẩm quyền nào chứng thực. Do đó, hợp đồng scan sẽ không có giá trị pháp lý mà chỉ có tác dụng lưu trữ tài liệu.
Trên đây Thái Sơn đã giải đáp cho câu hỏi: Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả để tránh những rủi ro có thể phát sinh trong giao dịch trong tương lai.
Các tin tức liên quan:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đồng hành với Thuế TP Hà Nội trực tiếp hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi lên phương thức kê khai thuế, giúp hộ kinh doanh tiếp cận công nghệ, thực hiện kê khai đúng quy định một cách thuận lợi và minh bạch.
Trong cao điểm triển khai Kế hoạch “60 ngày chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang kê khai đối với hộ kinh doanh”, Công ty Phát Triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) là một trong những đơn vị đồng hành tích cực cùng Thuế TP Hồ Chí Minh hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi mô hình kê khai.
Thái Sơn đồng hành cùng Thuế TP Đà Nẵng hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi thuế khoán sang kê khai
24/11/2025
Đà Nẵng, ngày 18/11/2025 – Trong khuôn khổ chiến dịch “60 ngày cao điểm” nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển từ hình thức thuế khoán sang kê khai, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phối hợp chặt chẽ với Cơ quan Thuế Cơ sở 3 TP. Đà Nẵng để tổ chức các hoạt động hướng dẫn, tư vấn kỹ thuật và triển khai giải pháp công nghệ cho các hộ kinh doanh trên địa bàn.
Thái Sơn đồng hành hộ kinh doanh trên toàn quốc trong 60 ngày cao điểm chuyển đổi bỏ thuế khoán
21/11/2025
Với thông điệp "60 ngày hành động - Chuyển đổi thực chất", Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đồng hành cùng hộ kinh doanh trên toàn quốc thực hiện chuyển đổi bỏ thuế khoán, nộp thuế điện tử theo hướng minh bạch, hiện đại.
Thuế chống bán phá giá không phải là một loại thuế đánh rộng rãi, mà chỉ được áp dụng như biện pháp phòng vệ thương mại tạm thời hoặc chính thức để bảo vệ ngành sản xuất nội địa trước sự cạnh tranh không lành mạnh
Nhiều người lao động có xu hướng làm việc cùng lúc cho hai hoặc nhiều công ty để tăng thu nhập. Tuy nhiên, khi phát sinh từ hai hợp đồng lao động trở lên, câu hỏi đặt ra là người lao động làm việc 2 nơi đóng BHXH như thế nào để đúng quy định?
Ngày 16/10, tại Hà Nội, Tạp chí Kinh tế-Tài chính (Bộ Tài chính) tổ chức tọa đàm “Hoàn thiện chính sách thuế, hải quan, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển”. Tọa đàm thảo luận nhằm tháo gỡ vướng mắc, hoàn thiện thể chế, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi, minh bạch và hiệu quả.
Bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với hộ kinh doanh: Những khó khăn trong giai đoạn triển khai
25/09/2025
Từ ngày 1/7/2025, chủ hộ kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy vẫn còn nhiều vấn đề đặt ra cần được tháo gỡ để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả.
.png)
Ngày 19/9/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft đã long trọng tổ chức lễ kỷ niệm 23 năm thành lập. Đây là sự kiện để công ty nhìn lại hành trình xây dựng và phát triển đồng thời thể hiện một tin thần làm việc sáng tạo, đổi mới không ngừng nhằm nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ tốt hơn nữa để phục vụ khách hàng.
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ QUỐC KHÁNH 2/9/2025
27/08/2025
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý Khách hàng và Quý Đối tác lịch Nghỉ lễ 2/9/2025 – Kỷ niệm 80 năm Ngày Quốc Khánh Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Chứng thư số đấu thầu hết hạn có thể gây gián đoạn, khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bỏ lỡ các gói thầu quan trọng. Bài viết sẽ hướng dẫn quý khách quy trình gia hạn chứng thư số đấu thầu qua mạng.
Khi áp dụng hợp đồng điện tử không đúng trường hợp có thể dẫn đến tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý. Vậy các trường hợp nào nên ký hợp đồng điện tử để vừa tiện lợi, vừa đảm bảo an toàn pháp lý?
