Scan là gì? Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Scan giấy tờ sẽ giúp các doanh nghiệp lưu trữ và gửi tài liệu đi dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với những văn bản có giá trị pháp lý cao như hợp đồng, câu hỏi “Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không”? là thắc mắc của nhiều độc giả. Trong bài viết dưới đây, iContract sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi đó. 

1. Thế nào là Scan và hợp đồng Scan?

Scan là việc thực hiện chuyển dữ liệu ở trên giấy tờ hoặc tài liệu, bao gồm cả chữ viết và hình ảnh thành dữ liệu lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua thiết bị scan (hoặc máy in có chức năng scan, hoặc ứng dụng scan trên điện thoại di động). 

Từ đó, hiểu đơn giản, hợp đồng scan là hợp đồng lưu trên máy tính, smartphone sau khi đã chuyển dữ liệu từ hợp đồng giấy. Đây được coi là bản sao của hợp đồng. 

Việc scan văn bản , hợp đồng đang ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại dưới đây:

• Lưu trữ dễ dàng

Việc lưu trữ hợp đồng bằng văn bản truyền thống có thể xảy ra tình trạng mất, rách, hỏng, cháy… Do đó, doanh nghiệp nên scan hợp đồng để bảo quản dễ dàng hơn, giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng.

Ngoài ra, lưu trữ dữ liệu hợp đồng trên máy tính còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, từ đó, tối ưu chi phí vận hành. 

• Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Các thông tin trên hợp đồng được lưu trữ ở dạng số hóa thông qua văn bản scan, có thể cài đặt mã bảo mật với các tài liệu quan trọng sẽ giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. 

Ngoài ra, hình ảnh scan sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF nên đảm bảo an toàn hơn so với hợp đồng giấy. 

• Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng

Việc scan hợp đồng từ bản giấy sang file mềm để lưu trữ trên máy tính, điện thoại sẽ giúp sắp xếp thông tin dễ dàng, từ đó, tìm kiếm nhanh chóng hơn. Do đó, khi chuyển hợp đồng từ bản giấy sang các tệp file mềm lưu trữ trong máy tính/ điện thoại giúp cho việc sắp xếp thông tin được dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Ngoài ra, hiện nay, một số dòng máy Scan, ứng dụng scan trên điện thoại đã được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu, có thể quét qua email, cloud hoặc ứng dụng của bên thứ 3 rất thuận tiện. Người dùng có thể truy cập dễ dàng thông tin ở mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến trực tiếp văn phòng. 

3. Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Hiện nay, chỉ có một số loại bản sao dưới đây có thể được dùng thay cho bản chính trong các giao dịch:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc: Đó là việc các Cơ quan chức năng (hiện đang giữ bản gốc/sổ gốc) cấp bản sao cho chứng từ, giấy tờ. Bản sao từ sổ gốc đó có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. 

• Bản sao chứng thực từ bản chính: Là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính của giấy tờ để chứng thực bản sao có nội dung đúng với bản chính. Chỉ một số cơ quan có quyền chứng thực bản sao như: Phòng tư pháp cấp huyện, UBND xã, phương, thị trấn, Cơ quan công chứng.

Tóm lại, chỉ có bản chính, bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do Cơ quan có thẩm quyền cấp thì mới có hiệu lực. 

Đối với hợp đồng scan, đây chỉ là việc sao chép tài liệu thông qua máy scan, máy in có tính năng scan mà không thông qua một tổ chức/Cơ quan có thẩm quyền nào chứng thực. Do đó, hợp đồng scan sẽ không có giá trị pháp lý mà chỉ có tác dụng lưu trữ tài liệu. 

Trên đây Thái Sơn đã giải đáp cho câu hỏi: Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả để tránh những rủi ro có thể phát sinh trong giao dịch trong tương lai.

Các tin tức liên quan:

• Hợp đồng kỳ hạn là gì? Ý nghĩa và rủi ro của hợp đồng kỳ hạn
• Mẫu hợp đồng chuyển nhượng góp vốn công ty TNHH