Văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp văn phòng trong xã hội hiện đại

Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu 

Hiện nay, xu hướng đổi mới hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện. Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Nếu cho rằng, công cuộc đổi mới văn phòng là một cuộc cách mạng thì phần mềm quản lý văn phòng điện tử là chiến lược chủ chốt. Phần mềm CloudOffice của công ty Phát Triền Công Nghệ Thái Sơn ra đời với mong muốn đưa đến một giải pháp tổng thể trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng.

CloudOffice không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà còn là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.

CloudOfice - Quản lý văn bản toàn diện : Chức năng này cho phép văn thư quản lý văn bản với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như: Quản lý công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản, thời hạn xử ý văn bản .. Ngoài  ra, chức năng bình luận cho phép mọi người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân của mình vào từng văn bản hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.

CloudOfice - Quản lý tài liệu chuyên nghiệp: Ngoài việc quản lý các văn bản đến, văn bản đi nội bộ, phần mềm còn cho phép quản lý các hồ sơ tài liệu không thuộc nhóm thông tin văn bản, hồ sơ tài liệu có thể là phần mềm, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ khiếu nại tố cáo, các biểu mẫu, ấn chỉ, các tài liệu âm thanh, video... Đặc biệt, phần mềm còn cho phép quản lý các loại hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành một hồ sơ theo dõi từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện.

CloudOfice - Điều hành công việc toàn diện : Phần mềm hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành quản lý cho lãnh đạo. Lãnh đạo có thể khởi tạo công việc, phân công và theo dõi tiến độ công việc. Theo dõi tiến độ xử lý công việc giúp lãnh đạo cùng nhân viên kịp thời nắm bắt công việc, trao đổi thông tin qua lại, xin ý kiến chỉ đạo hay góp ý ngay trên phần mềm, từ đó công việc được xử lý đúng thời hạn và đúng hướng.

CloudOfice – Xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc:  CloudOffice có thể giúp lãnh đạo duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt - kịp thời - mọi lúc mọi nơi.

Ngoài những chức năng chính điển hình trên, CloudOffice cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ văn phòng như : gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết.

Có thể nói CloudOffice là giải pháp hiện đại hóa tổng thể công tác văn phòng, tạo cho cán bộ, nhân viên thói quen làm việc tích cực, tăng năng suất làm việc, tạo sự chuyên nghiệp và có tính chặt chẽ cao hướng tới văn phòng hiện đại, phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế ngày nay.