Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng, hạn chế thất lạc giấy tờ, tài liệu đồng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhiều bộ phận. Vậy xây dựng quy trình quản lý hợp đồng như thế nào cho doanh nghiệp?
1. Tại sao phải xây dựng quy trình quản lý hợp đồng?
Quy trình quản lý hợp đồng rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Hợp đồng là văn bản ghi lại và làm căn cứ xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp tác. Vì vậy, việc lưu trữ hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa những vấn đề rủi ro có thể gặp phải.
Quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các vấn đề về thất lạc giấy tờ, tài liệu. Đồng thời, đây cũng là quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hỗ trợ tra cứu hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư và nhiều phòng ban khác:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Lưu trữ hợp đồng tối ưu giúp doanh nghiệp tra cứu hợp đồng hiệu quả, khi cần thông tin chỉ cần tra cứu theo mã số, số thứ tự của file, tiết kiệm thời gian tra cứu, đồng thời tiết kiệm chi phí lưu trữ thủ công.
- Hạn chế rủi ro thất lạc, mất, hỏng hợp đồng: Việc áp dụng quy trình quản lý hợp đồng bài bản, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những rủi ro về thất lạc hợp đồng. Vì theo quy trình này, các bộ phận lưu trữ phải báo cáo chi tiết tình hình quản lý hợp đồng, nắm được thông tin những bên tham gia tra cứu, truy vấn thông tin hợp đồng.
- Góp phần xây dựng quy trình hoạt động hiện đại, chuyên nghiệp: Quy trình quản lý hợp đồng là một mắt xích không thể thiếu, góp phần quan trọng đối với quy trình quản lý chung của doanh nghiệp. Quản lý hợp đồng tối ưu sẽ góp phần đáng kể xây dựng quy trình chung hiệu quả.
2. Hướng dẫn quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng theo các bước chặt chẽ.
Để xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau đây:
Bước 1: Ký kết hợp đồng - Lưu ý những thông tin quan trọng
Khi tham gia xây dựng và ký kết hợp đồng, để thuận tiện cho việc quản lý hợp đồng sau này, doanh nghiệp lưu ý các yếu tố:
- Số thứ tự file của hợp đồng.
- Mã số hợp đồng.
- Thời gian ký kết hợp đồng.
- Giá trị, phụ lục hợp đồng.
Đây sẽ là những thông tin quan trọng để làm các tiêu chí phân loại hợp đồng, quản lý hợp đồng hiệu quả.
Bước 2: Thực hiện lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng
Sau khi phân loại hợp đồng theo các tiêu chí nêu trên, người quản lý tiến hành phân chia hợp đồng theo các nhóm có cùng đặc điểm tương đồng và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Bước 3: Quản lý bổ sung các thông tin trong hợp đồng
Nếu có sự thay đổi thông tin ký kết hợp đồng, các bên tham gia có trách nhiệm thông báo cho bên còn lại. Từ đó, hai bên sẽ cùng nhau thống nhất, hoàn chỉnh nội dung cả bản chính và bản sao hợp đồng, đảm bảo cho việc đối chiếu, quản lý được dễ dàng, hiệu quả.
Bước 4: Báo cáo về việc thực hiện hợp đồng
Trong quá trình lưu trữ, quản lý hợp đồng, doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện theo dõi tiến độ ghi trong hợp đồng. Trường hợp có bên không thực hiện đúng quy định, thỏa thuận trong hợp đồng, bên còn lại có thể khiếu nại theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, việc báo cáo thường niên về việc thực hiện hợp đồng cũng sẽ góp phần đảm bảo công việc.
Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện hợp đồng
Khi quản lý hợp đồng, doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng. Đây là bước quan trọng không thể thiếu để kiểm soát hoạt động thực hiện hợp đồng, đảm bảo cho công việc hiệu quả hơn, đồng thời xây dựng lộ trình phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
3. Lưu ý khi quản lý hợp đồng
Việc quản lý hợp đồng đòi hỏi tính khoa học, chặt chẽ, sát sao và chịu ảnh hưởng khá lớn từ các bên tham gia giao kết hợp đồng. Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro hay những sự cố phát sinh ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình quản lý hợp đồng thì ngay từ khâu thiết lập hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Phân công nhiệm vụ quản lý hợp đồng rõ ràng, cụ thể.
- Sắp xếp và lưu trữ hợp đồng khoa học, chi tiết theo từng danh mục để thuận lợi cho việc tìm kiếm.
- Kiểm tra kỹ lưỡng tính pháp lý của hợp đồng.
- Tìm hiểu, đánh giá khả năng thực hiện hợp đồng của bên đối tác.
4. iContract - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
iContract - giải pháp hỗ trợ quản lý hợp đồng hiệu quả.
iContract là một trong những giải pháp hợp đồng điện tử do ThaisonSoft phát triển và cung cấp. Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử sẽ khắc phục những hạn chế trong quá trình quản lý hợp đồng thủ công.
Phần mềm hợp đồng điện tử iContract có nhiều tính năng nổi bật:
- Đầy đủ quy trình về hợp đồng từ khâu khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
- Thông báo cho khách hàng tự động qua Email, SMS giúp người dùng nhận được thông tin nhanh chóng.
- Hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu chuyên nghiệp đúng quy chuẩn, kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
- Tích hợp tính năng quản lý tài khoản truy cập và phân quyền người dùng theo từng cấp nâng cao tính an toàn và bảo mật thông tin.
- Hệ thống báo cáo hợp đồng chi tiết, trực quan và chính xác.
- Tính năng phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng một thời điểm.
Trên đây ThaisonSoft đưa ra quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả cho doanh nghiệp. Quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng, hạn chế thất lạc giấy tờ, tài liệu đồng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhiều bộ phận. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước quản lý hợp đồng ở trên, đồng thời áp dụng các giải pháp phần mềm hợp đồng điện tử để hỗ trợ quản lý hợp đồng hiệu quả.
Các tin tức liên quan:
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
Tiệc tất niên 2024 – Mừng xuân Ất Tỵ 2025 là sự kiện thường niên của công ty PTCN Thái Sơn đã diễn ra thành công tốt đẹp trên khắp các chi nhánh cả nước. Đây cũng là dịp toàn thể cán bộ, nhân viên và gia đình cùng nhau nhìn lại những dấu ấn nổi bật, chia sẻ những khoảnh khắc ý nghĩa, đồng thời thắp sáng niềm tin và khát vọng cho một năm mới đầy hứa hẹn.
Hợp đồng chính và hợp đồng phụ là gì, khác nhau ở điểm gì và mối quan hệ như thế nào? Hợp đồng không chỉ là giao kết đơn thuần mà còn là căn cứ quan trọng xác lập và thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Trong đó, hợp đồng chính và hợp đồng phụ vẫn là khái niệm nhiều người chưa nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể nhất để bạn phân biệt được hai loại hợp đồng này.
Chuyển đổi số là xu thế không thể đảo ngược, diễn ra mạnh mẽ tạo nên sự thay đổi tích cực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển. Song hành cùng đó là vấn đề đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong không gian số, đặt ra bài toán về công tác đảm bảo an toàn thông tin, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, một trong những thay đổi quan trọng trong hệ thống BHXH sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp là việc thực hiện thay đổi lịch nộp tiền BHXH từ năm 2015 và thời gian phạt chậm nộp BHXH
Dịch vụ chứng thực chữ ký số E-CA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC) của Bộ Thông tin và truyền thông chứng nhận là “Top 5 CA có chất lượng dịch vụ tốt nhất năm 2024” và là đơn vị “CA tuân thủ pháp lý tốt nhất năm 2024”.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty trong suốt thời gian qua.
Đáo hạn là thuật ngữ đặc thù được sử dụng phổ biến trong hoạt động tài chính ngân hàng, kinh doanh bảo hiểm. Để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn cần tìm hiểu khái niệm đáo hạn, quy định và thủ tục đáo hạn như thế nào? Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về đáo hạn ngân hàng.
Hợp đồng giao khoán là một trong những loại hợp đồng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh và lao động. Đây là công cụ giúp quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên khi thực hiện công việc, đảm bảo quá trình làm việc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về hợp đồng giao khoán, nội dung và quy trình thanh lý hợp đồng.
