Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng, hạn chế thất lạc giấy tờ, tài liệu đồng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhiều bộ phận. Vậy xây dựng quy trình quản lý hợp đồng như thế nào cho doanh nghiệp?
1. Tại sao phải xây dựng quy trình quản lý hợp đồng?
Quy trình quản lý hợp đồng rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Hợp đồng là văn bản ghi lại và làm căn cứ xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp tác. Vì vậy, việc lưu trữ hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa những vấn đề rủi ro có thể gặp phải.
Quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các vấn đề về thất lạc giấy tờ, tài liệu. Đồng thời, đây cũng là quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hỗ trợ tra cứu hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư và nhiều phòng ban khác:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Lưu trữ hợp đồng tối ưu giúp doanh nghiệp tra cứu hợp đồng hiệu quả, khi cần thông tin chỉ cần tra cứu theo mã số, số thứ tự của file, tiết kiệm thời gian tra cứu, đồng thời tiết kiệm chi phí lưu trữ thủ công.
- Hạn chế rủi ro thất lạc, mất, hỏng hợp đồng: Việc áp dụng quy trình quản lý hợp đồng bài bản, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những rủi ro về thất lạc hợp đồng. Vì theo quy trình này, các bộ phận lưu trữ phải báo cáo chi tiết tình hình quản lý hợp đồng, nắm được thông tin những bên tham gia tra cứu, truy vấn thông tin hợp đồng.
- Góp phần xây dựng quy trình hoạt động hiện đại, chuyên nghiệp: Quy trình quản lý hợp đồng là một mắt xích không thể thiếu, góp phần quan trọng đối với quy trình quản lý chung của doanh nghiệp. Quản lý hợp đồng tối ưu sẽ góp phần đáng kể xây dựng quy trình chung hiệu quả.
2. Hướng dẫn quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng theo các bước chặt chẽ.
Để xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau đây:
Bước 1: Ký kết hợp đồng - Lưu ý những thông tin quan trọng
Khi tham gia xây dựng và ký kết hợp đồng, để thuận tiện cho việc quản lý hợp đồng sau này, doanh nghiệp lưu ý các yếu tố:
- Số thứ tự file của hợp đồng.
- Mã số hợp đồng.
- Thời gian ký kết hợp đồng.
- Giá trị, phụ lục hợp đồng.
Đây sẽ là những thông tin quan trọng để làm các tiêu chí phân loại hợp đồng, quản lý hợp đồng hiệu quả.
Bước 2: Thực hiện lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng
Sau khi phân loại hợp đồng theo các tiêu chí nêu trên, người quản lý tiến hành phân chia hợp đồng theo các nhóm có cùng đặc điểm tương đồng và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Bước 3: Quản lý bổ sung các thông tin trong hợp đồng
Nếu có sự thay đổi thông tin ký kết hợp đồng, các bên tham gia có trách nhiệm thông báo cho bên còn lại. Từ đó, hai bên sẽ cùng nhau thống nhất, hoàn chỉnh nội dung cả bản chính và bản sao hợp đồng, đảm bảo cho việc đối chiếu, quản lý được dễ dàng, hiệu quả.
Bước 4: Báo cáo về việc thực hiện hợp đồng
Trong quá trình lưu trữ, quản lý hợp đồng, doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện theo dõi tiến độ ghi trong hợp đồng. Trường hợp có bên không thực hiện đúng quy định, thỏa thuận trong hợp đồng, bên còn lại có thể khiếu nại theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, việc báo cáo thường niên về việc thực hiện hợp đồng cũng sẽ góp phần đảm bảo công việc.
Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện hợp đồng
Khi quản lý hợp đồng, doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng. Đây là bước quan trọng không thể thiếu để kiểm soát hoạt động thực hiện hợp đồng, đảm bảo cho công việc hiệu quả hơn, đồng thời xây dựng lộ trình phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
3. Lưu ý khi quản lý hợp đồng
Việc quản lý hợp đồng đòi hỏi tính khoa học, chặt chẽ, sát sao và chịu ảnh hưởng khá lớn từ các bên tham gia giao kết hợp đồng. Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro hay những sự cố phát sinh ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình quản lý hợp đồng thì ngay từ khâu thiết lập hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Phân công nhiệm vụ quản lý hợp đồng rõ ràng, cụ thể.
- Sắp xếp và lưu trữ hợp đồng khoa học, chi tiết theo từng danh mục để thuận lợi cho việc tìm kiếm.
- Kiểm tra kỹ lưỡng tính pháp lý của hợp đồng.
- Tìm hiểu, đánh giá khả năng thực hiện hợp đồng của bên đối tác.
4. iContract - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
iContract - giải pháp hỗ trợ quản lý hợp đồng hiệu quả.
iContract là một trong những giải pháp hợp đồng điện tử do ThaisonSoft phát triển và cung cấp. Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử sẽ khắc phục những hạn chế trong quá trình quản lý hợp đồng thủ công.
Phần mềm hợp đồng điện tử iContract có nhiều tính năng nổi bật:
- Đầy đủ quy trình về hợp đồng từ khâu khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
- Thông báo cho khách hàng tự động qua Email, SMS giúp người dùng nhận được thông tin nhanh chóng.
- Hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu chuyên nghiệp đúng quy chuẩn, kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
- Tích hợp tính năng quản lý tài khoản truy cập và phân quyền người dùng theo từng cấp nâng cao tính an toàn và bảo mật thông tin.
- Hệ thống báo cáo hợp đồng chi tiết, trực quan và chính xác.
- Tính năng phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng một thời điểm.
Trên đây ThaisonSoft đưa ra quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả cho doanh nghiệp. Quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng, hạn chế thất lạc giấy tờ, tài liệu đồng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhiều bộ phận. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước quản lý hợp đồng ở trên, đồng thời áp dụng các giải pháp phần mềm hợp đồng điện tử để hỗ trợ quản lý hợp đồng hiệu quả.
Dương Thúy
Các tin tức liên quan:
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5 NĂM 2025
28/04/2025
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, Đối tác lịch nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/4) và Quốc tế Lao động (1/5) năm 2025 như sau
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác! Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, đối tác về lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 2025 như sau
Hiện nay, người tham gia bảo hiểm xã hội đã có thể cập nhật căn cước công dân trên vssid tại nhà mà không cần ra cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục thay đổi thông tin căn cước.
Hậu quả pháp lý của đình chỉ hợp đồng như thế nào? Đình chỉ hợp đồng hay hủy bỏ hợp đồng là một trong những chế tài nghiêm khắc được áp dụng đối với những vấn đề vi phạm của hợp đồng. Khi giao kết hợp đồng, nắm được các chế tài này cũng là điều quan trọng để đảm bảo quyền lợi.
Người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động được tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng thì không được đóng.
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
