Hướng dẫn chi tiết lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng
Khi nào được phép lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng và cách lập như thế nào đúng quy định? Kế toán cần nắm được những thông tin này để xử lý khi có lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bị sai sót. Đặc biệt là những doanh nghiệp mới áp dụng hóa đơn điện tử, chưa có nhiều kinh nghiệm thì cần phải tìm hiểu kỹ quy định về biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT để áp dụng khi cần thiết.
1. Quy định về trường hợp lập biên bản để điều chỉnh hóa đơn bán hàng
Căn cứ vào Khoản 3, Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp xuất hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, dịch vụ có phát hiện ra sai sót thì sẽ xử lý và lập biên bản để điều chỉnh hóa đơn bán hàng cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót đã tạo lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc chưa thực hiện kê khai Thuế sẽ xử lý theo quy định, cụ thể như sau:
- Thực hiện hủy hóa đơn điện tử bị sai sót sau khi đã có sự đồng thuận của cả bên mua và bên bán, có hiệu lực do hai bên thỏa thuận. Hóa đơn sai sót đã hủy nhưng vẫn cần lưu trữ lại theo đúng quy định.
- Bên bán tạo lập hóa đơn mới và gửi lại cho bên mua thay thế hóa đơn sai sót. Hóa đơn điện tử mới cần ghi chú rõ ràng: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn ký hiệu… gửi thời gian nào.
Xử lý các trường hợp sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót và đã gửi cho người mua, hàng hóa đã giao, đã cung ứng dịch vụ và người bán và người mua cùng đã kê khai Thuế thì cần xử lý như sau:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của cả bên mua và bên bán, ghi rõ lỗi sai sót. Ví dụ hóa đơn sai tên công ty thì biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty và ghi rõ lỗi.
- Bên bán lập lại hóa đơn mới để điều chỉnh sai sót.
- Sau khi đã xuất hóa đơn điều chỉnh, cả hai bên thực hiện kê khai Thuế lại theo hóa đơn đúng, các nghiệp vụ kê khai tuân thủ quy định của Pháp luật về Thuế và hóa đơn điện tử.
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT có thể do doanh nghiệp tự tạo theo mẫu phù hợp. Dưới đây là mẫu biên bản để điều chỉnh hóa đơn bán hàng để doanh nghiệp tham khảo:
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất 2020
2. Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng
Khi áp dụng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý như sau:
- Xác định hóa đơn sai sót đã kê khai hay chưa để áp dụng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Ngày tháng trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh phải khớp nhau.
- Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ: số hóa đơn sai sót, ngày lập hóa đơn sai sót, số hóa đơn điều chỉnh, ngày lập hóa đơn điều chỉnh.
- Đối với hóa đơn đã kê khai Thuế bị sai sót, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thì doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn mới để điều chỉnh sai sót.
- Trường hợp hóa đơn bị sai sót các thông tin về: Tên, địa chỉ, người mua nhưng vẫn đúng mã số Thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Những lưu ý đặc biệt khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót.
Trên đây là một số hướng dẫn chi tiết về lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng. Quá trình áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp khó tránh khỏi những trường hợp sai sót. Vì vậy, doanh nghiệp hãy nắm được đầy đủ các thông tin ở trên và những hướng dẫn để lập biên bản điều chỉnh hợp lệ.
Lập sai hóa đơn thì cần xử lý như thế nào để tránh bị phạt Thuế? Kế toán xem ngay hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng dưới đây.
Trong hai ngày 29 và 30/11/2016 vừa qua, Cục thuế Thành phố Hà Nội đã phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức Hội nghị triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho gần 5000 doanh nghiệp trên địa bàn.
Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018) thì trong hóa đơn điện tử có 10 nội dung sau đây:
Ngày 16/4, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký ban hành Quyết định số 526/QĐ-BTC về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Theo Quyết định này, phạm vi thực hiện Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (Quyết định 1209) được Bộ Tài chính mở rộng áp dụng cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, thay vì chỉ được áp dụng tại Hà Nội và TP.HCM như giai đoạn trước.
Ngày 27/4/2017, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung nhiều quy định về hóa đơn. Theo đó, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 31/10/2016, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 176/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 15/12/2016 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, đáng chú ý là sẽ bãi bỏ mức phạt 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định.
Ngày 17/1/2014, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn là 01 năm. Đối với hành vi vi phạm hành chính về hoá đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế là 5 năm.
Ngày 15/5/2013, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 28/9/2010, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 06/08/2015, Tổng cục thuế ban hành Quyết định 1445/QĐ-TCT về việc ban hành Quy trình thí điểm Quản lý Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế gọi tắt là Hóa đơn xác thực.
Ngày 14/03/2011 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 32/2011/TT-BTC để hướng dẫn các bộ ban ngành liên quan và các doanh nghiệp về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
