5 lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết

Sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử cần lưu ý gì? Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên để tránh các rủi ro có thể gặp khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin hữu ích thiết thực khi sử dụng chữ ký số.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử.

1. Chữ ký số là gì 

Khái niệm chữ ký số được sử dụng trong lĩnh vực kỹ thuật điện tử, thương mại điện tử. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của giao dịch điện tử, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi tại các đơn vị, doanh nghiệp khi lập hóa đơn, chứng từ.

Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 chữ ký số được định nghĩa như sau:

“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Chữ ký số đóng vai trò giống như chữ ký tay đối với cá nhân hay giống như con dấu đối với đơn vị doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử mà thông qua chữ ký số người ta có thể xác định chính xác người ký, và bảo toàn nội dng của thông điệp dữ liệu sau ký.

2. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử 

Không phải hóa đơn điện tử nào cũng cần có chữ ký số. Tuy nhiên trường hợp hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số thì chữ ký số hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về chữ ký số và các quy định sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử. 

2.1 Chữ ký số hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào

Căn cứ theo Khoản1 và Khoản 2 Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau: 

“Điều 8. Giá trị pháp lý của chữ ký số

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”

Trường hợp hóa đơn bắt buộc có chữ ký số của người bán được xem là đáp ứng yêu cầu khi hóa đơn điện tử đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó đảm bảo an toàn. Mặt khác, hóa đơn bắt buộc có chữ ký số của người bán là khi hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế.

Như vậy, khi hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế thì bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Chữ ký số được đảm bảo an toàn theo quy đinhh tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. 

2.2 Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử

Đơn vị, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử khi nào và những lưu ý để đảm bảo sử dụng chữ ký số đúng quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử. Dưới đây là 05 lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Lựa chọn chữ ký số ECA để tối ưu việc ký số trên hóa đơn điện tử.

1. Chủ thể của chữ ký số hóa đơn điện tử 

• Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; 

• Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

2. Chữ ký số đảm bảo an toàn

Đối với hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số thì chữ ký số được ký trên hóa đơn phải là chữ ký đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018 NĐ-CP của Chính phủ. Cụ thể các điều kiện gồm:

• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số.

• Chữ ký số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

3. Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số

Theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020 một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số. Cụ thể các trường hợp gồm có:

• Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh 

• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã. 

• Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh  

• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử.           

4. Trường hợp bắt buộc có cả chữ ký số của người bán và người mua

Trường hợp bắt buộc có cả chữ ký số của người bán và người mua là trường hợp hóa đơn có mã số thuế của người bán đồng thời người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn.

5. Thời điểm ký chữ ký số hóa đơn điện tử

Thời điểm ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. 

3. Tạo chữ ký số hóa đơn điện tử như thế nào

Người dùng có thể ký số cho từng hóa đơn hoặc ký số cho nhiều hóa đơn cùng một lúc. Để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử kế toán thực hiện lần lượt các bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, chọn hóa đơn cần ký số.

• Bước 2: Bấm chọn mục ký số (bấm chọn biểu tượng chữ ký số). 

• Bước 3: Chọn chữ ký số cần sử dụng.

• Bước 4: Nhập mã PIN chữ ký số tương ứng với chữ ký.

• Bước 5:  Nhấn chọn "Ký" để tạo chữ ký số.

Sau khi hoàn tất các bước trên, chữ ký số sẽ được gắn trên hóa đơn điện tử dưới dạng một đoạn mã QR. Chữ ký số được gắn trên toàn bộ hóa đơn điện tử, bao gồm cả nội dung và phụ lục. 

Trên đây Thái Sơn cung cấp các lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử. Chữ ký số phải được gắn trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn và giao dịch điện tử.

Các tin tức liên quan:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ SME: Chữ ký số - Khóa mở hiện đại