5 lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
Sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử cần lưu ý gì? Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên để tránh các rủi ro có thể gặp khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin hữu ích thiết thực khi sử dụng chữ ký số.
Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử.
1. Chữ ký số là gì
Khái niệm chữ ký số được sử dụng trong lĩnh vực kỹ thuật điện tử, thương mại điện tử. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của giao dịch điện tử, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi tại các đơn vị, doanh nghiệp khi lập hóa đơn, chứng từ.
Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 chữ ký số được định nghĩa như sau:
“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Chữ ký số đóng vai trò giống như chữ ký tay đối với cá nhân hay giống như con dấu đối với đơn vị doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử mà thông qua chữ ký số người ta có thể xác định chính xác người ký, và bảo toàn nội dng của thông điệp dữ liệu sau ký.
2. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Không phải hóa đơn điện tử nào cũng cần có chữ ký số. Tuy nhiên trường hợp hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số thì chữ ký số hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về chữ ký số và các quy định sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử.
2.1 Chữ ký số hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào
Căn cứ theo Khoản1 và Khoản 2 Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:
“Điều 8. Giá trị pháp lý của chữ ký số
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”
Trường hợp hóa đơn bắt buộc có chữ ký số của người bán được xem là đáp ứng yêu cầu khi hóa đơn điện tử đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó đảm bảo an toàn. Mặt khác, hóa đơn bắt buộc có chữ ký số của người bán là khi hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế.
Như vậy, khi hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế thì bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Chữ ký số được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
2.2 Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Đơn vị, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử khi nào và những lưu ý để đảm bảo sử dụng chữ ký số đúng quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử. Dưới đây là 05 lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
Lựa chọn chữ ký số ECA để tối ưu việc ký số trên hóa đơn điện tử.
Chủ thể của chữ ký số hóa đơn điện tử
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức;
Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Chữ ký số đảm bảo an toàn
Đối với hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số thì chữ ký số được ký trên hóa đơn phải là chữ ký đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018 NĐ-CP của Chính phủ. Cụ thể các điều kiện gồm:
Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số.
Chữ ký số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số
Theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020 một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số. Cụ thể các trường hợp gồm có:
Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh
Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.
Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử.
Trường hợp bắt buộc có cả chữ ký số của người bán và người mua
Trường hợp bắt buộc có cả chữ ký số của người bán và người mua là trường hợp hóa đơn có mã số thuế của người bán đồng thời người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn.
Thời điểm ký chữ ký số hóa đơn điện tử
Thời điểm ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
3. Tạo chữ ký số hóa đơn điện tử như thế nào
Người dùng có thể ký số cho từng hóa đơn hoặc ký số cho nhiều hóa đơn cùng một lúc. Để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử kế toán thực hiện lần lượt các bước như sau:
Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, chọn hóa đơn cần ký số.
Bước 2: Bấm chọn mục ký số (bấm chọn biểu tượng chữ ký số).
Bước 3: Chọn chữ ký số cần sử dụng.
Bước 4: Nhập mã PIN chữ ký số tương ứng với chữ ký.
Bước 5: Nhấn chọn "Ký" để tạo chữ ký số.
Sau khi hoàn tất các bước trên, chữ ký số sẽ được gắn trên hóa đơn điện tử dưới dạng một đoạn mã QR. Chữ ký số được gắn trên toàn bộ hóa đơn điện tử, bao gồm cả nội dung và phụ lục.
Trên đây Thái Sơn cung cấp các lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử. Chữ ký số phải được gắn trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn và giao dịch điện tử.
Các tin tức liên quan:
Đáo hạn là thuật ngữ đặc thù được sử dụng phổ biến trong hoạt động tài chính ngân hàng, kinh doanh bảo hiểm. Để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn cần tìm hiểu khái niệm đáo hạn, quy định và thủ tục đáo hạn như thế nào? Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về đáo hạn ngân hàng.
Hợp đồng giao khoán là một trong những loại hợp đồng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh và lao động. Đây là công cụ giúp quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên khi thực hiện công việc, đảm bảo quá trình làm việc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về hợp đồng giao khoán, nội dung và quy trình thanh lý hợp đồng.
Việc xử lý hợp đồng lao động bị vô hiệu được quy định tại Điều 51, Bộ Luật lao động 2019 và được Chính phủ hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các trường hợp dẫn đến hợp đồng lao động vô hiệu và hệ quả của nó.
Trong các giao dịch thương mại, không phải lúc nào các bên tham gia hợp đồng cũng tuân thủ đầy đủ các thỏa thuận, dẫn đến những vi phạm hợp đồng. Để xử lý những vi phạm này, pháp luật thương mại đã quy định nhiều chế tài khác nhau, trong đó phạt vi phạm hợp đồng thương mại là một biện pháp phổ biến. Bài viết này sẽ phân tích quy định về mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại theo Luật thương mại mới nhất và mối quan hệ của nó với các chế tài khác.
Nhằm đảm bảo quyền lợi cho Quý khách hàng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft tiến hành cấp bổ sung MIỄN PHÍ thời gian sử dụng Chữ ký số CA2-Nacencomm theo đúng thời hạn quy định trên hợp đồng, tuân thủ theo cấp phép mới của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Các trường hợp được chuyển tuyến khám chữa bệnh BHYT căn cứ theo điều kiện chuyển tuyến khám chữa bệnh quy định tại Điều 5, Thông tư số 14/2014/TT-BYT.
Chủ thể của hợp đồng thương mại là một trong những nội dung quan trọng cần lưu ý khi các bên giao kết hợp đồng. Đây cũng là một trong những tiêu chí để phân biệt rõ ràng giữa hợp đồng thương mại và hợp đồng dân dự. Chủ thể của hợp đồng thương mại được quy định là những đối tượng nào, có tư cách pháp nhân như thế nào?
Tạo chữ ký số cá nhân miễn phí là cách nhanh chóng nhất để người dùng tăng cường bảo mật cho các giao dịch trực tuyến. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể sở hữu một chữ ký số cá nhân, đảm bảo tính xác thực và pháp lý cho mọi giao dịch trực tuyến. Cùng tìm hiểu cách tạo chữ ký số đơn giản, tiện lợi ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Nhằm hưởng ứng Ngày “Chuyển đổi số quốc gia” và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn mang đến chương trình ưu đãi hấp dẫn: Tặng đến 9 tháng sử dụng Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Đây là cơ hội “vàng” để doanh nghiệp trải nghiệm và tận hưởng những tiện ích vượt trội mà chữ ký số mang lại.
Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký nháy từng trang văn bản theo đúng quy định hiện hành.
Lãnh tiền bảo hiểm xã hội có bị trừ tiền thai sản không? Những lưu ý trước khi rút BHXH một lần
26/09/2024
Việc rút bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần là lựa chọn của nhiều người lao động khi không muốn chờ đến tuổi nghỉ hưu. Tuy nhiên, liệu khi lãnh tiền BHXH có bị trừ tiền thai sản không?
Hợp đồng thương mại là một trong những hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về bản chất và thường nhầm lẫn hợp đồng thương mại với hợp đồng dân sự. Vậy hợp đồng thương mại là gì và có những đặc điểm nào khác biệt so với hợp đồng dân sự?
