Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Để giúp các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tránh khỏi những bỡ ngỡ và vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu tiên, bài viết hôm nay sẽ chia sẻ tới bạn đọc 3 bước sử dụng hóa đơn điện tử và những thông tin bổ ích về hóa đơn điện tử mới nhất 2020.

1. Hóa đơn điện tử và lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn cuối đến ngày 1/11/2020.

Vậy hóa đơn điện tử là gì? lợi ích của hóa đơn điện tử và các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? khiến không ít các doanh nghiệp đơn vị kinh doanh bối rối khi áp dụng.

1.1 Khái niệm hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

1.2 Lợi ích của hóa đơn điện tử

Có rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử so với việc sử dụng hóa đơn giấy mà bạn cần biết. Nếu như hóa đơn giấy bộc lộ những khuyết điểm từ việc tìm kiếm hóa đơn, lưu trữ, bảo quản cho đến việc chuyển phát hóa đơn mất khá nhiều thời gian và tốn kém tiền bạc công sức. Hóa đơn điện tử lại khắc phục được mọi nhược điểm này đồng thời bộc lộ những ưu điểm giúp doanh nghiệp có thể quản lý và làm việc hiệu quả hơn.

Lợi ích của hóa đơn điện tử E-invoice.

• ạo lập, xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên thiết bị điện tử, máy tính, laptop, điện thoại di động.
• Truy cập, tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng
• Không tốn thời gian vận chuyển hóa đơn, lưu trữ sắp xếp hóa đơn
• Tiết kiệm chi phí nhân lực, kho lưu trữ, thời gian
• Giảm thiểu tối đa các rủi ro, mất, hỏng hóa đơn, ghi sai hóa đơn
• Đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ khi làm việc với cơ quan nhà nước.

Hóa đơn điện tử ra đời đem đến một cuộc cách mạng trong lĩnh vực quản lý hóa đơn chứng từ cho mọi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh doanh.

2. Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Đối với doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh để sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi nhất sẽ tiến hành theo 3 bước được chia sẻ ngay sau đây.

Bước 1: Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử uy tín

Có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tuy nhiên với mỗi nhà cung cấp khác nhau sẽ có những phần mềm khác nhau và dịch vụ cung cấp cũng sẽ khác nhau. Những nhà cung cấp uy tín sẽ đem đến những sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt phục vụ quý khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.

ThaisonSoft (Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn) là một trong những đơn vị lớn, chuyên nghiệp với kinh nghiệm 17 năm cung cấp các giải pháp phần mềm công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng đột phá cao so với các phần mềm khác. 

ThaisonSoft nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín cho mọi doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thân thiện với người sử dụng, xuất lập hóa đơn nhanh chóng trên điện thoại di động, dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý, bảo mật tuyệt đối bằng công nghệ blockchain. Hỗ trợ tư vấn trực tuyến 24/7 và hỗ trợ tại doanh nghiệp bất cứ khi nào.

Hiện tại là nhà cung cấp cho rất nhiều doanh nghiệp lớn như Grab; Honda; cj.CGV; Samsung; Lotte…

Bước 2:  Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp uy tín doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng hóa đơn thực tế của đơn vị mình sau đó tính toán mức sử dụng hóa đơn và lựa chọn các gói phù hợp.

Tuy nhiên, để giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn các chuyên viên của ThaisonSoft sẽ tư vấn và đưa ra các lời khuyên giúp bạn lựa chọn được gói phù hợp nhất. 

Bước 3: Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp và đánh giá được nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử lựa chọn gói phù hợp thì bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó là làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Trong bước 3 doanh nghiệp sẽ thực hiện 3 bước nhỏ.

Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Bước 3.1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)

Ở bước này doanh nghiệp thực hiện ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu có sẵn. Cuối cùng lập hóa đơn điện tử mẫu có thể tự thiết kế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. 

Lưu ý: Nếu hồ sơ được gửi qua cổng thông tin điện tử hóa đơn điện tử mẫu phải được ký số/ký điện tử trước khi gửi bằng phương thức. Nếu chưa có chữ ký số doanh nghiệp có thể được hỗ trợ mua trực tiếp của nhà cung cấp chữ ký số ThaisonSoft.

Bước 3.2: Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Sau khi doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định sẽ thực hiện gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể gửi qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra bản giấy để nộp và gửi trực tiếp lên Cơ quan quản lý Thuế.

Bước 3.3: Sử dụng hóa đơn điện tử 

Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 sau khi gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thành công nếu Cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử  một cách hợp pháp. 

Tuy nhiên, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Như vậy thời gian được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau gửi hồ sơ đã được rút ngắn xuống 1 ngày làm việc.

Nếu thông báo chấp sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó. Nếu không được chấp thuận doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đăng ký phát hành lại với cơ quan Thuế.

Sử dụng xuất, lập hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Quý khách hàng khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp sẽ được các chuyên viên của chúng tôi thực hiện tư vấn, hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nhanh chóng theo đúng quy định của pháp luật mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức.

Trên đây là những chia sẻ về các bước sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng để các doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng trước ngày 1/11/2020 (hạn chót cho các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Nếu các bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ với Hóa đơn điện tử E-invoice. Hotline: Miền Bắc: 19004767/ Miền Nam - Miền Trung: 19004768, chúng tôi luôn sẵn lòng được giúp đỡ.

Các tin tức liên quan:

• Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng
• Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
• Các bước đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh