Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Để giúp các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tránh khỏi những bỡ ngỡ và vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu tiên, bài viết hôm nay sẽ chia sẻ tới bạn đọc 3 bước sử dụng hóa đơn điện tử và những thông tin bổ ích về hóa đơn điện tử mới nhất 2020.
1. Hóa đơn điện tử và lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn cuối đến ngày 1/11/2020.
Vậy hóa đơn điện tử là gì? lợi ích của hóa đơn điện tử và các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? khiến không ít các doanh nghiệp đơn vị kinh doanh bối rối khi áp dụng.
1.1 Khái niệm hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
1.2 Lợi ích của hóa đơn điện tử
Có rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử so với việc sử dụng hóa đơn giấy mà bạn cần biết. Nếu như hóa đơn giấy bộc lộ những khuyết điểm từ việc tìm kiếm hóa đơn, lưu trữ, bảo quản cho đến việc chuyển phát hóa đơn mất khá nhiều thời gian và tốn kém tiền bạc công sức. Hóa đơn điện tử lại khắc phục được mọi nhược điểm này đồng thời bộc lộ những ưu điểm giúp doanh nghiệp có thể quản lý và làm việc hiệu quả hơn.
Lợi ích của hóa đơn điện tử E-invoice.
- ạo lập, xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên thiết bị điện tử, máy tính, laptop, điện thoại di động.
- Truy cập, tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng
- Không tốn thời gian vận chuyển hóa đơn, lưu trữ sắp xếp hóa đơn
- Tiết kiệm chi phí nhân lực, kho lưu trữ, thời gian
- Giảm thiểu tối đa các rủi ro, mất, hỏng hóa đơn, ghi sai hóa đơn
- Đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ khi làm việc với cơ quan nhà nước.
Hóa đơn điện tử ra đời đem đến một cuộc cách mạng trong lĩnh vực quản lý hóa đơn chứng từ cho mọi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh doanh.
2. Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Đối với doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh để sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi nhất sẽ tiến hành theo 3 bước được chia sẻ ngay sau đây.
Bước 1: Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử uy tín
Có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tuy nhiên với mỗi nhà cung cấp khác nhau sẽ có những phần mềm khác nhau và dịch vụ cung cấp cũng sẽ khác nhau. Những nhà cung cấp uy tín sẽ đem đến những sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt phục vụ quý khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.
ThaisonSoft (Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn) là một trong những đơn vị lớn, chuyên nghiệp với kinh nghiệm 17 năm cung cấp các giải pháp phần mềm công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng đột phá cao so với các phần mềm khác.
ThaisonSoft nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín cho mọi doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thân thiện với người sử dụng, xuất lập hóa đơn nhanh chóng trên điện thoại di động, dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý, bảo mật tuyệt đối bằng công nghệ blockchain. Hỗ trợ tư vấn trực tuyến 24/7 và hỗ trợ tại doanh nghiệp bất cứ khi nào.
Hiện tại là nhà cung cấp cho rất nhiều doanh nghiệp lớn như Grab; Honda; cj.CGV; Samsung; Lotte…
Bước 2: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp uy tín doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng hóa đơn thực tế của đơn vị mình sau đó tính toán mức sử dụng hóa đơn và lựa chọn các gói phù hợp.
Tuy nhiên, để giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn các chuyên viên của ThaisonSoft sẽ tư vấn và đưa ra các lời khuyên giúp bạn lựa chọn được gói phù hợp nhất.
Bước 3: Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp và đánh giá được nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử lựa chọn gói phù hợp thì bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó là làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Trong bước 3 doanh nghiệp sẽ thực hiện 3 bước nhỏ.
Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Bước 3.1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)
Ở bước này doanh nghiệp thực hiện ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu có sẵn. Cuối cùng lập hóa đơn điện tử mẫu có thể tự thiết kế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Nếu hồ sơ được gửi qua cổng thông tin điện tử hóa đơn điện tử mẫu phải được ký số/ký điện tử trước khi gửi bằng phương thức. Nếu chưa có chữ ký số doanh nghiệp có thể được hỗ trợ mua trực tiếp của nhà cung cấp chữ ký số ThaisonSoft.
Bước 3.2: Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Sau khi doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định sẽ thực hiện gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể gửi qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra bản giấy để nộp và gửi trực tiếp lên Cơ quan quản lý Thuế.
Bước 3.3: Sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 sau khi gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thành công nếu Cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.
Tuy nhiên, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Như vậy thời gian được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau gửi hồ sơ đã được rút ngắn xuống 1 ngày làm việc.
Nếu thông báo chấp sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó. Nếu không được chấp thuận doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đăng ký phát hành lại với cơ quan Thuế.
Sử dụng xuất, lập hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Quý khách hàng khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp sẽ được các chuyên viên của chúng tôi thực hiện tư vấn, hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nhanh chóng theo đúng quy định của pháp luật mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức.
Trên đây là những chia sẻ về các bước sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng để các doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng trước ngày 1/11/2020 (hạn chót cho các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Nếu các bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ với Hóa đơn điện tử E-invoice. Hotline: Miền Bắc: 19004767/ Miền Nam - Miền Trung: 19004768, chúng tôi luôn sẵn lòng được giúp đỡ.
Các tin tức liên quan:
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.
Từ ngày 1/1/2025, Nghị định số 02/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm y tế
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác! Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, đối tác về lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 2025 như sau
Hiện nay, người tham gia bảo hiểm xã hội đã có thể cập nhật căn cước công dân trên vssid tại nhà mà không cần ra cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục thay đổi thông tin căn cước.
Hậu quả pháp lý của đình chỉ hợp đồng như thế nào? Đình chỉ hợp đồng hay hủy bỏ hợp đồng là một trong những chế tài nghiêm khắc được áp dụng đối với những vấn đề vi phạm của hợp đồng. Khi giao kết hợp đồng, nắm được các chế tài này cũng là điều quan trọng để đảm bảo quyền lợi.
Người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động được tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng thì không được đóng.
Quy trình quản lý hợp đồng như thế nào hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí? Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, quản lý hợp đồng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp lao động là vấn đề ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Liên quan trực tiếp đến tiền lương, thu nhập và hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần nắm được các quy định pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, góp phần ổn định của quan hệ lao động.
Ngày 01/11/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện với nhóm người làm việc không theo hợp đồng lao động.
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
