Các trường hợp nào nên ký hợp đồng điện tử mới 2025

Trong bối cảnh kỷ nguyên số bùng nổ, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử trong giao dịch với đối tác, với khách hàng hay với nhà cung cấp. Tuy nhiên, khi áp dụng hợp đồng điện tử không đúng trường hợp có thể dẫn đến tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý. Vậy các trường hợp nào nên ký hợp đồng điện tử để vừa tiện lợi, vừa đảm bảo an toàn pháp lý?

Trường hợp nên ký hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng điện tử là gì? Tại sao nên sử dụng hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử là hình thức giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Việc hiểu rõ hợp đồng điện tử là gì và tại sao nên sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp người dùng xác định rõ hơn các trường hợp nên ký hợp đồng điện tử. 

1.1. Khái niệm về hợp đồng điện tử

Theo Khoản 16, Điều 3, Luật giao dịch điện tử 2023 quy định hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu (thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như máy vi tính, laptop, điện thoại, ipad…). 

Như vậy, có thể hiểu hợp đồng điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự thông qua thông điệp dữ liệu.

1.2. Tại sao nên sử dụng HĐĐT?

Lợi ích của ký hợp đồng điện tử.

Có rất nhiều lý do mà doanh nghiệp nên lựa chọn ký hợp đồng điện tử, trong đó các nguyên nhân chính bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp không cần phải gặp mặt trực tiếp để ký hợp đồng điện tử, không cần in ấn, chuyển phát, lưu trữ giấy tờ hay tổ chức lễ ký kết tốn kém.
• An toàn: Ký hợp đồng điện tử có thể dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản, chống giả mạo với chữ ký số. 
• Tăng tốc độ giao dịch: Rút ngắn đáng kể thời gian ký kết, đặc biệt với các đối tác ở xa.
• Dễ dàng quản lý: Thuận tiện trong lưu trữ , tra cứu nhanh và dễ dàng khi cần.
• Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại.

2. Các trường hợp nên ký hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp có thể ký hợp đồng điện tử trong nhiều trường hợp các nhau, đặc biệt phù hợp khi đối tác và khách hàng ở xa, doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia, hoạt động trong lĩnh vực logistics, doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn, hay có nhiều lao động và văn bản nội bộ, ... 

2.1.  Đối tác, khách hàng ở xa về địa lý

Đây là trường hợp phổ biến và rõ ràng nhất cho thấy sự ưu việt của hợp đồng điện tử. Thay vì phải chờ đợi chuyển phát nhanh, hay tốn kém chi phí đi lại để gặp mặt trực tiếp, doanh nghiệp có thể ký HĐĐT ở bất kỳ đâu chỉ cần có thiết bị kết nối internet và chữ ký số hợp lệ.

Ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi xóa bỏ rào cản địa lý.

2.2. Doanh nghiệp có nhiều lao động và các văn bản nội bộ

Hiện nay, việc ký hợp đồng lao động điện tử đã không còn xa lạ, đây là giải pháp lý tưởng đối với doanh nghiệp nhiều lao động giúp tối ưu việc quản lý. Doanh nghiệp có thế tra cứu thông tin hợp đồng nhanh chóng, lưu trữ hợp đồng an toàn và tránh rủi ro mất, hỏng. 

2.3 Số lượng hợp đồng lớn, cần ký kết nhanh chóng và liên tục

Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, sàn giao dịch bất động sản, hay các nền tảng thương mại điện tử… có tần suất ký kết hợp đồng cao, do đó sử dụng hợp đồng giấy là một gánh nặng lớn về quản lý, lưu trữ và thời gian. Sử dụng HĐĐT mang đến lợi thế cao, không chỉ giải quyết được vấn đề thời gian, lưu trữ mà việc quản lý hợp đồng cũng thuận lợi hơn rất nhiều.

2.4. Các loại hợp đồng mang tính lặp đi lặp lại hoặc có mẫu chung

Nhiều loại hợp đồng có cấu trúc và nội dung tương tự nhau, chỉ thay đổi một vài thông tin về đối tác, giá trị hoặc thời gian, ví dụ như: 

• Hợp đồng dịch vụ thuê bao;
• Hợp đồng cung cấp phần mềm;
• Hợp đồng cho thuê xe;
• Hợp đồng cho thuê mặt bằng;
• …

Khi sử dụng HĐĐT cho phép doanh nghiệp tạo mẫu hợp đồng sẵn có, tự động điền thông tin và ký kết nhanh chóng, tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo và kiểm tra thủ công.

2.5. Các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia hướng đến sự hiện đại, chuyên nghiệp 

Đối với các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia, vấn đề khoảng cách, thời gian sẽ được tối ưu nhờ ký HĐĐT. Xây dựng hệ thống làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, tạo ra một hệ sinh thái vận hành không giấy tờ, nâng cao năng lực cạnh tranh là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp thành công, mở rộng thị trường hoạt động. 

3. Trường hợp không được ký hợp đồng điện tử 

Trên thực tế, không phải tất cả các loại hợp đồng đều có thể ký kết dưới dạng hợp đồng điện tử. Pháp luật quy định một số trường hợp không được ký hợp đồng điện tử bao gồm:

• Giao dịch bất động sản: Mua bán nhà ở, chuyển nhượng nhà đất, quyền sử dụng đất;
• Thừa kế, phân chia tài sản: Thừa kế đất đai, tài sản, phân chia tài sản;
• Mua bán, nhượng quyền sở hữu các giấy tờ có giá: Hối phiếu, séc, trái phiếu, cổ phiếu…;
• Giấy tờ hôn nhân và gia đình: Đăng ký kết hôn, ly hôn, nhận con nuôi.

Nếu bạn đang xem xét việc ký hợp đồng điện tử, hãy đảm bảo rằng loại hợp đồng đó được phép thực hiện dưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật để tránh các vấn đề pháp lý về sau. 

Việc làm rõ các trường hợp nào nên ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp, cá nhân có thể phòng ngừa rủi ro. Việc áp dụng hợp đồng điện tử hiện nay không chỉ là xu thế mà còn là lựa chọn thông minh để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và thích nghi với môi trường kinh doanh số hóa ngày càng phát triển.

Thu Hương