Cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2020

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là một trong những loại biên bản quan trọng mà doanh nghiệp cần biết. Đặc biệt là đối với nhiều doanh nghiệp triển khai giải pháp hóa đơn điện tử chưa lâu, chưa thành tạo toàn bộ các thủ tục liên quan đến xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử. Vậy biên bản hủy hóa đơn GTGT sử dụng khi nào và mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất quy định ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết.

1. Khi nào cần sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Hiểu rõ khái niệm biên bản để hủy hóa đơn điện tử nhằm áp dụng đúng Luật

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những trường hợp có xảy ra sai sót hoặc các vấn đề dẫn tới phải hủy hóa đơn. Trước tiên, doanh nghiệp cần nắm được khái niệm biên bản hủy hóa đơn và những trường hợp cần sử dụng. vậy biên bản hủy hóa đơn là gì?

Biên bản hủy hóa đơn là biên bản sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ quá trình, diễn biến các sự việc trong quá trình hủy hóa đơn. Đối tượng thực hiện việc này phải là người nắm giữ và sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ pháp lý đối với mẫu biên bản này tuân thủ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. 

Theo đó, biên bản hủy hóa đơn được hiểu đơn giản là sử dụng trong trường hợp người nộp Thuế hoặc người in ấn, phát hành, sử dụng hóa đơn gặp sai sót trong quá trình in ấn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử nên muốn hủy và không sử dụng hóa đơn cũ.

• Tin liên quan: Khi nào lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là hợp lý nhất

2. Các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử

Một số trường hợp cần sử dụng biên bản hủy hóa đơn.

Biên bản hủy hóa đơn GTGT được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Tổ chức hoặc cá nhân có hóa đơn nhưng không sử dụng thì phải làm biên bản hủy hóa đơn không sử dụng. Thời gian hủy tối thiểu là 30 ngày kể từ ngày thông báo với bên Thuế.
• Cơ quan Thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng. Khi đó, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.
• Đối với các đơn vị kế toán, các hóa đơn đã tạo lập sẽ hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Đối với các hóa đơn chưa tạo lập nhưng là vật chứng hoặc có liên quan tới các vụ án thì cần lưu trữ lại, không được hủy và xử lý theo pháp luật.

Xem thêm >> Các trường hợp hủy hóa đơn và những điều cần biết khi hủy hóa đơn

3. Phân biệt biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn

Rất nhiều Kế toán doanh nghiệp vẫn mơ hồ và dễ bị nhầm lẫn giữa hai loại biên bản này. Việc sử dụng tùy tiện các khái niệm dẫn đến nhiều người hiểu sai về bản chất của từng nghiệp vụ trong xử lý các vấn đề về hóa đơn điện tử.

Phân biệt biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn điện tử.

Vì vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào các Điều Khoản của Luật để phân biệt rõ ràng hai khái niệm này. Biên bản thu hồi hóa đơn là gì?

Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, khái niệm biên bản thu hồi hóa đơn được sử dụng trong trường hợp người bán đã tạo lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Người bán và người mua đều chưa kê khai Thuế. Sau khi giao dịch kết thúc thì phát hiện sai sót, bên bán và bên mua cùng lập biên bản thu hồi hóa đơn để bên bán thu hồi lại hóa đơn sai sót và lập hóa đơn khác thay thế.

Như vậy, so với khái niệm trên, biên bản hủy hóa đơn điện tử hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Kế toán doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng để tránh lập nhầm biên bản.

4. Cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất năm 2020

Doanh nghiệp có thể tự tạo lập mẫu phù hợp hoặc tham khảo mẫu sau đây để sử dụng:

Tải về mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 

Trên đây là thông tin hướng dẫn các trường hợp và cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp nào cần hủy để lựa chọn lập biên bản áp dụng đúng luật, tránh nhầm lẫn với biên bản thu hồi hóa đơn điện tử.