6 Lưu ý về sổ BHXH người lao động nên biết

Tham gia BHXH, ngoài những quy định về quyền lợi, chế độ, những lưu ý về sổ BHXH cũng rất quan trọng. Không chỉ để lưu trữ thông tin, dữ liệu của người tham gia, sổ BHXH còn là căn cứ để theo dõi và giải quyết các chế độ BHXH. Xung quanh vấn đề sổ BHXH, có rất nhiều vấn đề người lao động vẫn còn vướng mắc.

Một số lưu ý về sổ BHXH mà người lao động nên biết.

1. Tra cứu số sổ BHXH

Theo Công văn 3340/BHXH-ST năm 2017, cụm từ “Số sổ” in trên tờ bìa và tờ rời sổ BHXH được thay thế bằng “Mã số”. Nghĩa là về bản chất, số sổ BHXH và mã số BHXH là như nhau.

Mã số BHXH mà số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia BHXH, được cấp và ghi trên sổ BHXH và thẻ BHYT. Như vậy, mỗi cá nhân tham gia BHXH sẽ chỉ có một mã số BHXH duy nhất. 

Tra cứu mã số BHXH như thế nào?

• Cách 1: Xem trên tờ bìa sổ BHXH.
• Cách 2: Xem trên thẻ Bảo hiểm y tế, mã số BHXH được thể hiện ở ô thứ 4 gồm 10 số tự nhiên trên thẻ BHYT.
• Cách 3: Tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại đây. 

Một số cách tra cứu mã số BHXH người lao động có thể áp dụng.

2. Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH

Người lao động bị mất sổ BHXH có thể xin cấp lại được hay không? Theo Khoản 2, Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động có thể được cấp lại sổ BHXH khi bị mất, hỏng.

Về thủ tục xin cấp lại sổ, theo Khoản 2, Điều 97 Luật BHXH năm 2014 và Khoản 1, Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bởi Quyết định 505/Đ-BHXH, để xin cấp lại sổ BHXH trong trường hợp bị mất, hỏng, người lao động cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
• Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH của người lao động.

Người lao động nộp bộ hồ sơ trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thông qua đơn vị đang làm việc trong thời hạn không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác, thời gian để thực hiện và xét duyệt hồ sơ không quá 45 ngày.

3. Đổi sang Căn cước công dân không đổi sổ BHXH

Theo Điều 27, Quyết định 595/QĐ-BHXH, các trường hợp quy định cấp lại sổ BHXH bao gồm: Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng; cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch.

Như vậy, trường hợp đổi từ Chứng minh thư nhân dân sang Căn cước công dân không thuộc quy định trên. Vì vậy, trường hợp này người lao động không cần đổi sổ BHXH.

Đổi sang căn cước công dân, người lao động không cần đổi sổ BHXH.

4. Bắt buộc thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH khi thay đổi chỗ làm

Theo quy định, sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với người sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải hoàn thành các thủ tục chốt sổ để trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ đã giữ của người lao động.

Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt, người sử dụng lao động không thực hiện chốt sổ cho người lao động hoặc đang nợ tiền BHXH nên không thể chốt sổ, người lao động có thể liên hệ Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ can thiệp.

Ngoài ra, nếu sang công ty mới, người lao động có thể cung cấp mã số BHXH (số sổ BHXH) để tham gia BHXH ở công ty mới để tiếp tục quá trình đóng BHXH, kể cả trường hợp chưa chốt được sổ.

5. Người sử dụng lao động chốt sổ BHXH cho người lao động

Theo các nội dung trên, nếu người sử dụng lao động không chốt sổ, người lao động có thể tự chốt sổ hay không? Theo Khoản 5, Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động cần:

“5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Vì vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động, người lao động không thể tự chốt sổ BHXH cho mình.

6. Thủ tục chốt sổ BHXH

Để thực hiện chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ bìa sổ BHXH.
• Các tờ rời của sổ BHXH (nếu có).
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
• Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS).

Sau khi chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như trên, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội. Thời gian giải quyết là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trên đây là 6 lưu ý về sổ BHXH mà người lao động cần nắm được. Sổ BHXH là căn cứ quan trọng để theo dõi quá trình đóng BHXH và hưởng các quyền lợi, người lao động có thể tham khảo thông tin để dễ dàng thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ BHXH.

Xem thêm >> 5 Lợi ích của Bảo hiểm xã hội điện tử mang lại cho doanh nghiệp