Cách sửa hóa đơn điện tử khi có sai sót thực hiện như thế nào?

Ngày đăng: 09:35 - 09/06/2020 Lượt xem: 2171 Cỡ chữ

Cách sửa hóa đơn điện tử như thế nào khi xảy ra sai sót? Mặc dù việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế rất nhiều nguy cơ sai sót chứng từ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, do nhiều yếu tố khách quan tác động, không tránh khỏi hóa đơn bị nhầm lẫn. Kế toán cần làm thế nào để xử lý trong trường hợp này? Hướng dẫn chi tiết sẽ có trong bài viết dưới đây.

1. Những trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót

Việc áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp là bước tiến vượt bậc giúp tối ưu nhiều quy trình liên quan đến hóa đơn. Sử dụng hóa đơn điện tử, các vấn đề sai sót khi viết tay hóa đơn giấy cũng được hạn chế đáng kể. 

Một số sai sót khó tránh khỏi khi xuất hóa đơn điện tử

Một số sai sót khó tránh khỏi khi xuất hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, dù hạn chế tối đa sai sót, doanh nghiệp vẫn không tránh khỏi một số trường hợp Kế toán bị nhầm lẫn về số lượng hàng hóa, thuế suất, đơn giá hoặc các thông tin về bên bán và bên mua. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp quy mô lớn, số lượng hóa đơn xuất ra một ngày nhiều, khối lượng công việc Kế toán cần xử lý lớn nên khó tránh khỏi tình trạng này.

Vậy những trường hợp trên cách sửa hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào? Việc xử lý sai sót thực chất không có nhiều thao tác phức tạp, về căn bản Kế toán xử lý tương tự như đối với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, kế toán cần lập các mẫu biên bản và gửi trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

2. Cách sửa hóa đơn điện tử sai sót

Các cách sửa hóa đơn điện tử được áp dụng tùy theo trường hợp và thời điểm thực hiện sửa hóa đơn.

2.1 Trường hợp hóa đơn điện tử lập sau nhưng chưa gửi cho người mua

Trường hợp nếu người bán phát hiện ra lỗi sai sót trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua:

  • Bước 1: Người bán sử dụng Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119) để thông báo với Cơ quan Thuế về việc sai sót.
Sử dụng mẫu số 04 để thông báo cho Cơ quan Thuế về hóa đơn sai sót.

Sử dụng mẫu số 04 để thông báo cho Cơ quan Thuế về hóa đơn sai sót.

  • Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ký điện tử và gửi cho Cơ quan Thuế để được cấp lại mã hóa đơn mới.

2.2 Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót đã gửi cho người mua

Trường hợp sau khi gửi hóa đơn điện tử cho người mua thì phát hiện sai sót:

Nếu hóa đơn điện tử chỉ sai tên, địa chỉ, các nội dung khác không sai thì người bán cần:

  • Thỏa thuận với người mua để lập văn bản ghi rõ sai sót.
  • Thông báo với Cơ quan Thuế bằng mẫu số 04 và không cần lập hóa đơn điện tử thay thế.

Nếu hóa đơn điện tử bị sai các thông tin về: Mã số Thuế, số tiền, thuế suất, tiền Thuế hoặc sai thông tin hàng hóa, người bán cần:

  • Thỏa thuận với người mua để lập văn bản ghi rõ trường hợp sai sót.
  • Sử dụng Mẫu số 04 để thông báo với Cơ quan Thuế để hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
  • Lập hóa đơn điện tử mới để thay thế. Hóa đơn cần ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn... số hóa đơn, ngày...tháng...năm…”.
Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn bị sai sót.

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn bị sai sót.

  • Gửi hóa đơn điện tử lên Cơ quan Thuế để thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

2.3 Trường hợp Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử cấp mã bị sai sót

Trường hợp Cơ quan Thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử đã cấp mã bị sai sót thì cần thông báo cho người bán bằng Mẫu số 05. Sau khi người bán nhận được thông báo, trong vòng 2 ngày cần lập mẫu số 04 để gửi lên Cơ quan Thuế thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử sai sót và lập hóa đơn mới, ký điện tử để thay thế sau đó gửi cho người mua.

Cơ quan Thuế thông báo cho doanh nghiệp rà soát hóa đơn điện tử bằng Mẫu số 05

Cơ quan Thuế thông báo cho doanh nghiệp rà soát hóa đơn điện tử bằng Mẫu số 05.

Nếu người bán không thực hiện gửi mẫu 04 thì Cơ quan Thuế tiếp tục thông báo để người bán thực hiện sửa hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử đã bị hủy mặc dù không còn giá trị sử dụng nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải lưu trữ.

3. E-invoice - Phần mềm hóa đơn điện tử tiện dụng, thuận tiện

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được cung cấp bởi Thaisonsoft. Với đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn, E-invoice giúp Kế toán có thể dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn trên phần mềm.

E-invoice được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Kế toán thực hiện các thao tác dễ dàng và thuận tiện trong việc xuất hóa đơn, hạn chế những sai sót phát sinh khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice giúp Kế toán thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng, dễ dàng

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice giúp Kế toán thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng, dễ dàng.

Đồng thời, với đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm, xử lý dễ dàng đối với các nghiệp vụ hoặc vấn đề phát sinh.

Trên đây là cách sửa hóa đơn điện tử khi có sai sót. Kế toán nên dựa vào từng trường hợp cụ thể để có phương án xử lý đúng quy định. Để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử thuận tiện, dễ sử dụng và hạn chế sai sót, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, miền Nam/Trung: 1900 4768.

Tin liên quan

Tin tức cùng chuyên mục