Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Làm sao để quản lý hợp đồng một cách thông minh, hiệu quả nhất mà vẫn an toàn, tiết kiệm tối đa chi phí? Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
1. Thế nào là quản lý hợp đồng?
Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, thống kê, sắp xếp hợp đồng, đảm bảo hợp đồng không bị thất lạc hoặc hư hỏng. Quản lý hợp đồng là khâu quan trọng, giúp dễ dàng tra cứu hợp đồng khi cần, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng theo nội dung các bên đã thống nhất, qua đó, hạn chế tranh chấp có thể phát sinh.
Quản lý hợp đồng là hoạt động lưu trữ, sắp xếp hợp đồng khoa học.
Hiện nay, các văn bản trong công ty được chia làm 3 loại chính: Công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Với những hợp đồng quan trọng, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý để có thể quản lý văn bản hiệu quả nhất.
2. Ý nghĩa của việc quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp
Quản lý hợp đồng có ý nghĩa quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Bởi hợp đồng là căn cứ pháp luật xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp khác. Do đó, lưu trữ hợp đồng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro có thể gặp phải.
Tránh thất lạc, hư hỏng hợp đồng. Ngoài ra, khi cần truy xuất để gia hạn hợp đồng, hủy bỏ hoặc thay đổi các điều khoản, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, tra cứu dễ dàng.
Quản lý hợp đồng có vai trò quan trọng với doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức tìm kiếm, tối ưu quy trình làm việc cho nhân viên, giúp công ty hoạt động chuyên nghiệp hơn. Do đó, các doanh nghiệp cần tìm kiếm, xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng tối ưu nhất.
3. Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả
Để xây dựng thành công quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, các doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian, công sức, đưa ra những yêu cầu, quy chuẩn nhất định cho từng bước của quy trình hiện tại. Các doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
3.1. Soạn thảo và ký kết hợp đồng
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hợp đồng đó là xây dựng và ký hợp đồng. Khi xây dựng và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số yếu tố quan trọng như: Mã số hợp đồng, số thứ tự trên file hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có).
Sau khi hợp đồng đã được hoàn thiện và nhận được sự đồng thuận từ các bên tham gia thì sẽ đi đến ký kết. Quá trình ký kết cần được tiến hành nhanh chóng chính xác và có sự giám sát chặt chẽ của các bên.
3.2. Phân loại, lưu trữ giấy tờ, hợp đồng
Sau khi ký kết, người quản lý cần tiến hành phân loại hợp đồng để lưu trữ, bảo quản. Đây là bước quan trọng để hạn chế rủi ro.
Việc lưu trữ hợp đồng có thể được tiến hành thủ công trên các giá kệ hoặc lưu trữ hợp đồng điện tử trên phần mềm. Việc lưu trữ trực tiếp trên các phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp vừa tiết kiệm được không gian, vừa tiết kiệm chi phí nhân công, và tối ưu quá trình tìm kiếm sau này.
Quản lý hợp đồng hiệu quả với phần mềm iContract.
3.3. Quản lý bổ sung thông tin hợp đồng
Sau khi ký kết hợp đồng, trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi về nội dung, bên thay đổi có nghĩa vụ thông báo với bên còn lại. Nếu có sự chấp thuận sửa đổi thì điều khoản đó trong hợp đồng đó sẽ thông qua thay thế. Nếu không, hợp đồng sẽ vẫn được giữ nguyên để đảm bảo được quyền lợi cho các bên đúng như thỏa thuận.
3.4. Báo cáo về việc thực hiện hợp đồng
Các bên cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng để đảm bảo hợp đồng thực hiện theo đúng dự kiến ban đầu. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có sai sót thì các bên có thể phát hiện nhanh chóng để xử lý kịp thời.
3.5. Gia hạn hợp đồng nếu cần thiết
Trước khi gia hạn hợp đồng, các bên tham gia cần đánh giá kỹ càng và toàn diện xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Dựa vào đó, để quyết định chấm dứt hay gia hạn hợp đồng khi hợp đồng hết hiệu lực.
3.6. Giai đoạn sau khi kết thúc hợp đồng
Sau khi hợp đồng kết thúc, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện chấm dứt đã được đáp ứng, thanh toán các hóa đơn cuối cùng và tiến hành lưu trữ hợp đồng. Việc thực hiện nghiệm thu sau hợp đồng cũng rất quan trọng để cải thiện chất lượng thực hiện các hợp đồng sau này.
Trên đây Thái Sơn đưa ra một số thông tin hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng tối ưu cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả.
Các tin tức liên quan:
Nhằm đảm bảo quyền lợi cho Quý khách hàng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft tiến hành cấp bổ sung MIỄN PHÍ thời gian sử dụng Chữ ký số CA2-Nacencomm theo đúng thời hạn quy định trên hợp đồng, tuân thủ theo cấp phép mới của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Các trường hợp được chuyển tuyến khám chữa bệnh BHYT căn cứ theo điều kiện chuyển tuyến khám chữa bệnh quy định tại Điều 5, Thông tư số 14/2014/TT-BYT.
Chủ thể của hợp đồng thương mại là một trong những nội dung quan trọng cần lưu ý khi các bên giao kết hợp đồng. Đây cũng là một trong những tiêu chí để phân biệt rõ ràng giữa hợp đồng thương mại và hợp đồng dân dự. Chủ thể của hợp đồng thương mại được quy định là những đối tượng nào, có tư cách pháp nhân như thế nào?
Tạo chữ ký số cá nhân miễn phí là cách nhanh chóng nhất để người dùng tăng cường bảo mật cho các giao dịch trực tuyến. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể sở hữu một chữ ký số cá nhân, đảm bảo tính xác thực và pháp lý cho mọi giao dịch trực tuyến. Cùng tìm hiểu cách tạo chữ ký số đơn giản, tiện lợi ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Nhằm hưởng ứng Ngày “Chuyển đổi số quốc gia” và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn mang đến chương trình ưu đãi hấp dẫn: Tặng đến 9 tháng sử dụng Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Đây là cơ hội “vàng” để doanh nghiệp trải nghiệm và tận hưởng những tiện ích vượt trội mà chữ ký số mang lại.
Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký nháy từng trang văn bản theo đúng quy định hiện hành.
Lãnh tiền bảo hiểm xã hội có bị trừ tiền thai sản không? Những lưu ý trước khi rút BHXH một lần
26/09/2024
Việc rút bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần là lựa chọn của nhiều người lao động khi không muốn chờ đến tuổi nghỉ hưu. Tuy nhiên, liệu khi lãnh tiền BHXH có bị trừ tiền thai sản không?
Hợp đồng thương mại là một trong những hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về bản chất và thường nhầm lẫn hợp đồng thương mại với hợp đồng dân sự. Vậy hợp đồng thương mại là gì và có những đặc điểm nào khác biệt so với hợp đồng dân sự?
Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?
Là một phương thức quản lý mới trong quá trình đầu tư xây dựng, hợp đồng EPC không còn xa lạ đối với các nhà thầu. Việc áp dụng hợp đồng EPC mang lại nhiều lợi ích đối với các nhà thầu trong việc giảm bớt gánh nặng chi phí, nhân lực, quản lý dự án. Trước khi ký kết hợp đồng này, nhà thầu cần lưu ý 6 vấn đề quan trọng dưới đây.
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là một dạng của hợp đồng lao động được sử dụng phổ biến hiện nay. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn có đặc điểm gì? ưu điểm nhược điểm của loại hợp đồng này như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Hợp đồng mua bán hàng hóa là một phần quan trọng trong các giao dịch thương mại, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm hợp đồng mua bán hàng hóa theo quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời giải thích chi tiết về các quy định liên quan đến việc giao hàng và thanh toán.
