5 lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
Sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử cần lưu ý gì? Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên để tránh các rủi ro có thể gặp khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin hữu ích thiết thực khi sử dụng chữ ký số.
Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử.
1. Chữ ký số là gì
Khái niệm chữ ký số được sử dụng trong lĩnh vực kỹ thuật điện tử, thương mại điện tử. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của giao dịch điện tử, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi tại các đơn vị, doanh nghiệp khi lập hóa đơn, chứng từ.
Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 chữ ký số được định nghĩa như sau:
“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Chữ ký số đóng vai trò giống như chữ ký tay đối với cá nhân hay giống như con dấu đối với đơn vị doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử mà thông qua chữ ký số người ta có thể xác định chính xác người ký, và bảo toàn nội dng của thông điệp dữ liệu sau ký.
2. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Không phải hóa đơn điện tử nào cũng cần có chữ ký số. Tuy nhiên trường hợp hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số thì chữ ký số hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về chữ ký số và các quy định sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử.
2.1 Chữ ký số hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào
Căn cứ theo Khoản1 và Khoản 2 Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:
“Điều 8. Giá trị pháp lý của chữ ký số
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”
Trường hợp hóa đơn bắt buộc có chữ ký số của người bán được xem là đáp ứng yêu cầu khi hóa đơn điện tử đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó đảm bảo an toàn. Mặt khác, hóa đơn bắt buộc có chữ ký số của người bán là khi hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế.
Như vậy, khi hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế thì bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Chữ ký số được đảm bảo an toàn theo quy đinhh tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
2.2 Lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Đơn vị, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử khi nào và những lưu ý để đảm bảo sử dụng chữ ký số đúng quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử. Dưới đây là 05 lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
Lựa chọn chữ ký số ECA để tối ưu việc ký số trên hóa đơn điện tử.
Chủ thể của chữ ký số hóa đơn điện tử
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức;
Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Chữ ký số đảm bảo an toàn
Đối với hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số thì chữ ký số được ký trên hóa đơn phải là chữ ký đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018 NĐ-CP của Chính phủ. Cụ thể các điều kiện gồm:
Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số.
Chữ ký số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số
Theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020 một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số. Cụ thể các trường hợp gồm có:
Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh
Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.
Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử.
Trường hợp bắt buộc có cả chữ ký số của người bán và người mua
Trường hợp bắt buộc có cả chữ ký số của người bán và người mua là trường hợp hóa đơn có mã số thuế của người bán đồng thời người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn.
Thời điểm ký chữ ký số hóa đơn điện tử
Thời điểm ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
3. Tạo chữ ký số hóa đơn điện tử như thế nào
Người dùng có thể ký số cho từng hóa đơn hoặc ký số cho nhiều hóa đơn cùng một lúc. Để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử kế toán thực hiện lần lượt các bước như sau:
Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, chọn hóa đơn cần ký số.
Bước 2: Bấm chọn mục ký số (bấm chọn biểu tượng chữ ký số).
Bước 3: Chọn chữ ký số cần sử dụng.
Bước 4: Nhập mã PIN chữ ký số tương ứng với chữ ký.
Bước 5: Nhấn chọn "Ký" để tạo chữ ký số.
Sau khi hoàn tất các bước trên, chữ ký số sẽ được gắn trên hóa đơn điện tử dưới dạng một đoạn mã QR. Chữ ký số được gắn trên toàn bộ hóa đơn điện tử, bao gồm cả nội dung và phụ lục.
Trên đây Thái Sơn cung cấp các lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử. Chữ ký số phải được gắn trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn và giao dịch điện tử.
Hợp đồng kỳ hạn và hợp đồng tương lai - Hai hình thức hợp đồng đặc trưng được sử dụng rất phổ biến trong thị trường chứng khoán phái sinh. Dù có một số những đặc điểm chung nhưng hai loại hợp đồng vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt. Cùng phân biệt hai loại hợp đồng này trong bài viết dưới đây.
Phiếu giao nhận hồ sơ BHXH 607 là thành phần hồ sơ quan trọng trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội. Theo đó, cá nhân và đơn vị tổng hợp thông tin, ghi chính xác, đầy đủ nội dung theo yêu cầu
Chữ ký số hải quan là cách gọi của chữ ký số kê khai hải quan điện tử, được đăng ký với cơ quan hải quan. Việc sử dụng chữ ký số hải quan mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo an toàn, bảo mật cho các giao dịch hải quan.
Hợp đồng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến bởi sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với hợp đồng truyền thống. Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào? Những điều quan trọng cần biết về hợp đồng điện tử là gì? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây!
Trong quá trình tham gia BHXH có rất vấn đề mà người lao động chưa nắm được. Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội miễn phí giúp người lao động giải đáp các thắc mắc, hỗ trợ cung cấp thông tin cho người tham gia
Phụ cấp trách nhiệm được người sử dụng lao động sử dụng nhằm khuyến khích động viên nhân viên người lao động làm việc chăm chỉ, cẩn thận hay người lao động có sự cầu tiến trong công việc.
Chữ ký số ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch điện tử như: ký hợp đồng, ký hóa đơn chứng từ, kê khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội hay hay kê khai hải quan điện tử… Theo đó, mua chữ ký số uy tín ở đâu tốt là một trong những vấn đề được các đơn vị, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu thế tất yếu, thay thế dần cho hợp đồng giấy truyền thống bởi những lợi ích mà nó mang lại cho các bên tham gia. Hiện nay trên thị trường có những loại hợp đồng điện tử nào? Cùng tìm hiểu các quy định về hợp đồng điện tử và cách phân loại hợp đồng điện tử phổ biến nhất.
Không chỉ lao động nữ sinh con được hưởng chế độ thai sản mà lao động nam khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc có vợ sinh con cũng được hưởng chế độ thai sản.
Hợp đồng khoán việc là một loại hợp đồng khá phổ biến trong xã hội hiện nay. Tuy nhiên, vấn đề đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người nhận khoán việc vẫn còn nhiều tranh cãi. Hợp đồng khoán việc có phải đóng BHXH không là thắc mắc của nhiều độc giả. Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
Dưới đây là infographic biểu thị những quyền lợi mà người lao động tham gia BHXH được hưởng khi thất nghiệp và cách tính số tiền được hưởng khi thất nghiệp.
Hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu thế tất yếu, thay thế dần cho hợp đồng giấy truyền thống bởi những lợi ích mà nó mang lại cho các bên tham gia. Hiện nay trên thị trường có những loại hợp đồng điện tử nào? Cùng tìm hiểu các quy định về hợp đồng điện tử và cách phân loại hợp đồng điện tử phổ biến nhất.