Cách tải hóa đơn điện tử file XML như thế nào thuận tiện?
Cách tải hóa đơn điện tử file XML như thế nào nhanh chóng là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử. Khi tiến hành tải và đọc file hóa đơn điện tử XML, phần lớn các doanh nghiệp đều lúng túng hoặc gặp lỗi không mở được. Dưới đây là hướng dẫn để tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp.
1. Định dạng XML của hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 68/2018/TT-BTC, định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm 2 thành phần:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số của doanh nghiệp.
- Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, định dạng hóa đơn điện tử có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.
Để tải hóa đơn điện tử về máy, Kế toán cần biết, hóa đơn điện tử sẽ ở 2 dạng là XML hoặc PDF. Trong đó:
- File XML: Chứa toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
- File PDF: Còn được gọi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, có giá trị như một tờ hóa đơn thông thường, thể hiện nội dung kinh tế và các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, không có giá trị pháp lý.
File XML của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.
2. Hướng dẫn tải hóa đơn điện tử file XML
Doanh nghiệp có thể xem và tải hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, cách tải nhanh chóng và thuận tiện nhất là truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Dưới đây là hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử XML đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp.
Bước 1: Truy cập website của E-invoice
Để tải và xem những hóa đơn điện tử đã lập, đã phát hành, bạn truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo đường link: https://einvoice.vn/.
Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử
Để tải hóa đơn điện tử, trước tiên bạn cần thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống. Tại giao diện chính, bạn bấm “Tra cứu”, hệ thống sẽ tự động chuyển sang giao diện tra cứu hóa đơn, bạn nhập các thông tin bao gồm “Mã nhận hóa đơn” và “mã kiểm tra”, bấm “Tra cứu hóa đơn”.
Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của E-invoice.
Bước 3: Tải hóa đơn điện tử file XML về máy
Nếu các thông tin nhập ở mục tra cứu hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử ở hai định dạng là .pdf và .zip. Bạn ấn nút “Tải về”, click vào ô “Dạng XML” để thực hiện tải hóa đơn điện tử file XML.
Tải hóa đơn điện tử về máy.
3. Lưu trữ hóa đơn điện tử sau khi tải như thế nào?
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11 thuộc Thông tư 32/2011/TT-BTC, quy định việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử:
“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”
Cũng theo Khoản 2 của Điều này, điều kiện để lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:
- Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng, tham chiếu khi cần thiết.
- Việc lưu trữ cần đảm bảo giữ nguyên khuôn dạng mà hóa đơn điện tử được khởi tạo, gửi hoặc nhận trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn điện tử.
- Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, thời gian gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.
Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử.
Từ những quy định trên, có thể rút ra quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
Đối với bên mua:
- Sử dụng một email riêng để lưu trữ (email này cần thông báo để bên bán được biết).
- Email lưu trữ được chuyển tiếp về email riêng của giám đốc để quản lý và phòng trừ trường hợp Kế toán nghỉ.
- Lập riêng một thư mục Google Drive từ các email lưu trữ.
- Khi nhận được email hóa đơn điện tử của bên bán thì cần tải xuống và lưu trữ thêm trên máy tính theo một file danh sách trên excel.
Đối với bên bán:
- Kiểm tra kỹ các thông tin, dữ liệu của hóa đơn điện tử trước khi thực hiện ký số.
- Trước khi gửi cho bên mua, cần xem lại để tránh sai sót.
- Lưu trữ vào một thư mục riêng trên máy tính.
- Gửi hóa đơn điện tử vào một email riêng của công ty và sao lưu email đó lên một email khác đã tạo trước đó.
- Cập nhật các thông tin hóa đơn điện tử bằng một file danh sách trên excel để quản lý hóa đơn.
Trên đây là hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử file XML. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện tải và lưu trữ, phục vụ cho các nghiệp vụ liên quan. Mọi thắc mắc, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.
Bài viết liên quan:
Cách tải hóa đơn điện tử file XML như thế nào là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Trong hai ngày 29 và 30/11/2016 vừa qua, Cục thuế Thành phố Hà Nội đã phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức Hội nghị triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho gần 5000 doanh nghiệp trên địa bàn.
Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018) thì trong hóa đơn điện tử có 10 nội dung sau đây:
Ngày 16/4, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký ban hành Quyết định số 526/QĐ-BTC về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Theo Quyết định này, phạm vi thực hiện Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (Quyết định 1209) được Bộ Tài chính mở rộng áp dụng cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, thay vì chỉ được áp dụng tại Hà Nội và TP.HCM như giai đoạn trước.
Ngày 27/4/2017, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung nhiều quy định về hóa đơn. Theo đó, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 31/10/2016, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 176/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 15/12/2016 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, đáng chú ý là sẽ bãi bỏ mức phạt 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định.
Ngày 31/03/2014 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/06/2014 và bãi bỏ Thông tư số 64/2013/TT-BTC...
Ngày 17/1/2014, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo đó, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn là 01 năm. Đối với hành vi vi phạm hành chính về hoá đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế là 5 năm.
Ngày 17/01/2014, Chính phủ ban hành Nghị đinh số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Theo đó, các nhân kinh doanh không được đặt in, tự in hóa đơn mà phải mua hóa đơn ở cơ quan thuế.
Ngày 15/5/2013, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 28/9/2010, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
