Mẫu biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội

Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội là mẫu biên bản xác nhận về việc bàn giao sổ bảo hiểm xã hội. Dưới đây là nội dung chi tiết về mẫu biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội đơn vị cần lưu ý khi thực hiện bàn giao. 

Mẫu biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội.

1. Trường hợp dùng mẫu biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội

Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là mẫu biên bản xác nhận về việc bàn giao sổ BHXH giữa bên bàn giao và bên nhận. Nội dung bàn giao sổ bao gồm bên giao đã giao bao nhiêu cuốn sổ, tình trạng sổ còn nguyên vẹn hay không…

Trường hợp bàn giao sổ BHXH:

• Khi đơn vị bàn giao sổ BHXH cho cơ quan BHXH;

• Khi trung tâm dịch vụ việc làm bàn giao sổ BHXH cho cơ quan BHXH.

Mẫu biên bản giao nhận sổ BHXH được ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định thi hành một số điều của Luật việc làm về bảo hiểm thất nghiệp. 

2. Hướng dẫn quy trình bàn giao sổ BHXH cho người lao động

Do sổ BHXH là một trong những căn cứ quan trọng ghi lại quá trình tham gia BHXH của người lao động, là căn cứ để người lao động hưởng các chế độ BHXH. Do đó, việc bàn giao sổ BHXH phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ đảm bảo không xảy ra sơ xuất dẫn đến làm hỏng hoặc mất sổ. Quy trình bàn giao sổ BHXH như sau:

Bước 1: Tập hợp sổ gửi bên được bàn giao

Đơn vị sử dụng lao động tập hợp sổ BHXH của người lao động trong đơn vị gửi cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 2: Cơ quan BHXH đối chiếu sổ BHXH

Cơ quan BHXH nhận sổ nhập kiểm tra kỹ lưỡng sau đó thực hiện đối chiếu số liệu. Sau khi số liệu đối chiếu chính xác in mẫu 03 trả lại cho đơn vị sử dụng lao động. 

Đơn vị nhận hồ sơ qua đường điện tử hoặc bản giấy từ cơ quan BHXH quản lý bao gồm:

• Phiếu đối chiếu quá trình đóng đóng BHXH Mẫu số 03;

• Danh sách giao nhận sổ BHXH Mẫu số 01

Bước 3: Đơn vị đối chiếu rà soát

Đơn vị thực hiện việc đối chiếu rà soát giữa sổ BHXH và mẫu số 03 như sau:

• Thông tin nhân thân: Nếu thông tin thân nhân sai sót đơn vị làm điều chỉnh theo Mẫu số 02 và kèm theo các giấy tờ như: Giấy khai sinh, CMTND/thẻ căn cước/hộ chiếu photo công chứng; nếu là đảng viên thì cung cấp thêm lý lịch Đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp Đảng,…

• Thời gian tham gia BHXH, BHTN: là khoảng thời gian tham gia đóng BHXH, BHTN căn cứ trên Từ tháng – Đến tháng ghi trên sổ BHXH của NLĐ.

Nếu trong trường hợp trước năm 2015 về trước, đơn vị dưới 10 NLĐ không thuộc đối tượng đóng BHTN.

• Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề nghiệp, công việc, tên đơn vị: là thông tin chức vụ, chức danh, công việc, nghề nghiệp của đơn vị.

• Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BHTN: Theo tiền lương, phụ cấp đóng BHXH; BHTN của NLĐ từng giai đoạn.

Trường hợp thiếu hoặc sai thông tin đơn vị điều chỉnh theo Mẫu số 02. Nơi làm việc/địa danh nơi làm việc của NLĐ là căn cứ tính vùng lương và mức lương tối thiểu vùng. Đơn vị sau khi thực hiện đối chiếu xong Mẫu số 03 của toàn bộ NLĐ sẽ thực hiện chuyển NLĐ kiểm tra và ký nhận đồng ý bàn giao sổ BHXH cho cơ quan BHXH trên Mẫu số 01.

Bước 4: Đơn vị nộp lại cho cơ quan BHXH

Đơn vị nộp lại cho cơ quan BHXH các giấy tờ sau:

• Danh sách giao nhận sổ BHXH Mẫu 01

• Sổ BHXH

• Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ Mẫu 02 kèm theo các giấy tờ điều chỉnh (nếu có)

• Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH Mẫu 03

Bước 5: Cơ quan BHXH trả sổ

Cơ quan BHXH thực hiện in sổ trả lại cho đơn vị sử dụng lao động để trả sổ cho từng người lao động. Trong trường hợp đơn vị còn nợ đọng tiền BHXH, BHTN thì in tờ rời sổ BHXH, xác nhận thời gian đến năm đơn vị đã đóng đủ. Người lao động có từ 02 số sổ BHXH trở lên có thời gian đóng trùng nhau thì ghi quá trình đóng theo thời gian tham gia BHXH, BHTN phát sinh trước, thời gian đóng trùng ghi trên sổ BHXH mới thì được hoàn trả cho NLĐ không bao gồm lãi.

Lưu ý: Đơn vị phối hợp với cơ quan BHXH trong việc rà soát sổ BHXH. Cơ quan BHXH thực hiện việc kiểm tra đối chiếu lại Mẫu số 02 và Mẫu số 03 in; cấp lại sổ BHXH cho đơn vị theo mẫu mới.

Trên đây Thái Sơn đã đưa ra mẫu biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội và hướng dẫn quy trình bàn giao sổ BHXH. Đơn vị khi thực hiện bàn giao cần làm đúng quy trình để đảm bảo không xảy ra sai sót dẫn đến mất sổ.