Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
Quản lý hồ sơ, tài liệu không đơn thuần chỉ là những tập hợp, thống kê hay hệ thống lại những giấy tờ, văn bản có liên quan và sắp xếp chúng lại thành một kho lưu trữ. Việc quản lý hồ sơ còn là cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra...
Phần mềm CloudOffice có phiên bản cài đặt trên các thiết bị di động thông minh Smartphone cho phép lãnh đạo và người trực tiếp thực hiện xử lý công việc có thể giao tiếp từ xa với nhau
Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư
Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu
Theo kế hoạch, ngày 01/10/2014 Cục Hải quan Bình Dương sẽ chính thức chạy phần mềm điều hành và quản lý công việc CloudOffice thay cho phần mềm Net office cũ.
Sáng ngày 11/6/2014, tại Hội trường Cục Hải quan Bình Dương đã diễn ra buổi tập huấn giới thiệu và hướng dẫn sử dụng phần mềm xử lý công việc và văn bản CloudOffice. Buổi tập huấn do Cục Hải quan Bình Dương phối hợp với Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn thực hiện. Tham dự tập huấn có hơn 60 cán bộ công chức của Cục Hải quan Bình Dương
Phần mềm quản lý điều hành công việc CloudOffice có nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kiểm soát và phân công nhiệm vụ một cách đơn giản, nhanh chóng, và chính xác thông qua các thiết bị di động thông minh SmartPhone
Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice là phần mềm được thiết kế chuyên dụng nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
