5 lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cần biết

Ngày đăng: 14:37 - 11/06/2024 Lượt xem: 1562 Cỡ chữ

Trong quá trình sử dụng chữ ký số, người dùng có thể gặp phải một số lỗi khiến không thể thực hiện việc ký số. Điều này có thể làm giảm hiệu quả và tiến độ hoàn thành công việc, dẫn đến rủi ro trong quan hệ hợp tác kinh doanh. Bài viết này sẽ đưa ra 5 lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục hiệu quả.

Lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số.

1. Ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp 

Chữ ký số đóng vai trò quan trong trong giao dịch điện tử, đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản điện tử được ký đồng thời đảm bảo toàn vẹn thông tin ký. Trong doanh nghiệp chữ ký số được sử dụng để:

  • Kê khai và nộp thuế điện tử

  • Ký hóa đơn, chứng từ điện tử

  • Kê khai hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử

  • Thực hiện giao dịch chứng khoán điện tử

  • hợp đồng điện tử: hợp đồng mua bán, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng lao động, hợp đồng chuyển giao công nghệ…

  • Thực hiện giao dịch với ngân hàng

  • Đấu thầu điện tử 

  • Ký các văn bản, giấy tờ, quyết định, trong nội bộ doanh nghiệp, đơn vị

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số mang đến nhiều lợi ích. Không chỉ tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức mà còn tối ưu hóa hiệu quả công việc, thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi số một cách toàn diện. Đối với các đơn vị doanh nghiệp nhà nước, việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, giải quyết được nhiều vấn đề trong quản lý thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội…

2. 5 lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số

Chữ ký số là một sản phẩm công nghệ do đó trong quá trình sử dụng doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi gặp lỗi dẫn đến không thể thực hiện ký số. Dưới đây là 5 lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách xử lý.

2.1 Lỗi nhập sai mã Pin (mật khẩu) hoặc lỗi chữ ký số bị khóa 

Khi sử dụng chữ ký số người dùng bắt buộc phải nhập mã PIN (mật khẩu) để có thể ký số. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp người dùng quên mật khẩu hoặc nhập sai mật khẩu sẽ không thể ký số được.

Thông thường người dùng nhập sai quá 5 năm chữ ký số sẽ bị tạm khóa. Ngoài ra trường hợp chữ ký số hết hạn chữ ký số cũng bị khóa.

Để giải quyết lỗi này người dùng cần liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để được mở khóa và cấp lại mật khẩu mới. Nếu là chữ ký số hết hạn người dùng cần 

2.2 Lỗi không tìm thấy chữ ký số 

Lỗi không tìm thấy chữ ký số là một trong những lỗi mà người dùng thường gặp nhất. Nguyên nhân có thể là do cắm sai chữ ký số, USB Token bị hỏng hoặc ổ kết nối USB bị hỏng.

Để giải quyết lỗi này người dùng cần xác định nguyên nhân dẫn đến lỗi là nguyên nhân gì sau đó áp dụng các biện pháp phù hợp.

  • Trường hợp lỗi do cắm sai chữ ký số: Người dùng tìm đúng chữ ký số và cắm vào ổ

  • Trường hợp ổ kết nối bị hỏng: Người dùng thử chuyển ổ cắm USB Token sang ổ cắm khác trên máy tính.

  • Trường hợp USB Token bị hỏng do va đập, dính nước, cháy… người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp để được cấp USB Token mới.

2.3 Lỗi chưa update phần mềm quản lý chữ ký số hoặc chưa cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số

Khi sử dụng chữ ký số người dùng bắt buộc phải cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số của nhà cung cấp chữ ký số trên máy vi tính. Trường hợp chưa cài đặt người dùng sẽ không thể sử dụng chữ ký số để ký số. Bên cạnh đó 

Bên cạnh đó, để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và cập nhật thêm chức năng mới hệ thống quản lý chữ ký số sẽ được nâng cấp thường xuyên, theo đó người dùng cần thực hiện update các phiên bản mới nhất của phần mềm quản lý chữ ký số để có thể ký số thuận lợi.

Lỗi chưa update phần mềm ký số.

2.4 Lỗi hệ điều hành máy tính không tương thích với máy tính

Trên thực tế để cài đặt và sử dụng phần mềm chữ ký số, người dùng cần lưu ý máy tính phải đáp ứng được yêu cầu về cấu hình, hệ điều hành. Trường hợp hệ điều hành không phù hợp sẽ không thể đọc được dữ liệu đồng nghĩa với việc người dùng sẽ không thể thực hiện ký số. 

Cách khắc phục là người dùng nâng cấp hệ điều hành, sử dụng máy tính vi tính có cấu hình cao để phù hợp với nhiều phần mềm chữ ký số. 

2.5 Không đọc được tờ khai 

Lỗi không đọc được tờ khai xảy ra khi định dạng file tờ khai không chính xác. Phần mềm hỗ trợ đọc tờ khai chưa được cài đặt hoặc cài đặt chưa đúng phiên bản.

Cách khắc phục lỗi như sau:

  • Kiểm tra lại định dạng file tờ khai và tải về file đúng định dạng.

  • Cài đặt phần mềm hỗ trợ đọc tờ khai phù hợp với hệ điều hành máy tính.

3. Lưu ý tránh các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số

Để tránh các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số người dùng lưu ý một số các vấn đề sau: 

  • Sử dụng máy vi tính có cấu hình hệ điều hành cao

  • Bảo mật thông tin tài khoản chữ ký số, mã Pin không chia sẻ cho bất kỳ ai.

  • Update phần mềm hỗ trợ chữ ký số thường xuyên theo thông báo từ nhà cung cấp.

  • Sử dụng dịch vụ chữ ký số của nhà cung cấp uy tín để được hỗ trợ kịp thời khi xảy ra các vấn đề.

  • Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ khi gặp sự cố không tìm ra nguyên nhân hoặc không biết cách giải quyết.

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu đối với đơn vị, doanh nghiệp hiện nay để có thể thực hiện giao dịch điện tử an toàn. Tuy nhiên, để sử dụng chữ ký số có hiệu quả đồng thời tránh các rủi ro không đáng có, người dùng cần nắm rõ các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và các cách giải quyết phù hợp. 

Các tin tức liên quan:

Tin tức cùng chuyên mục