Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật

Ngày đăng: 09:00 - 14/02/2020 Lượt xem: 2011 Cỡ chữ

 Xuất hóa đơn điện tử là một nghiệp vụ cơ bản mà mọi kế toán đều phải biết. Nếu bạn vẫn thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử sao cho đúng thì đừng bỏ qua bài viết này, thaison.vn sẽ giải đáp ngay tới bạn.

1. Những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử

Trước khi muốn biết cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào hay quy trình xuất hóa đơn điện tử ra sao thì bạn cần phải nắm được những kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử: hóa đơn điện tử là gì, có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử,...

Những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử.

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán. Cũng tương tự như hóa đơn thông thường nhưng hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Tại Điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ quy định hóa đơn điện tử bao gồm những loại sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử  hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ nội dung yêu cầu với một hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, theo Thông tư, quy định về hóa đơn điện tử thì hóa đơn này còn được phân thành 2 loại là: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Sự khác biệt lớn nhất giữa 2 loại hóa đơn điện tử này là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì nội dung hóa đơn phải thể hiện mã được cấp, còn với hóa đơn đơn không có mã của cơ quan thuế thì không có mã.

2. Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể:

  • Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
  • Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.
  • Phục cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
  • Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, những hóa đơn điện tử hợp pháp thì được xuất ra giấy và gọi là chứng từ giấy. Chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Xuất hóa đơn như thế nào cho đúng quy định?

Xuất hóa đơn như thế nào cho đúng quy định?

Để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được đúng theo quy định pháp luật, quy trình xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo 5 bước cơ bản dưới đây:

  • Bước 1: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
  • Bước 2: Bạn tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
  • Bước 3: Bạn nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
  • Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
  • Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Thông thường, các doanh nghiệp thường xuất hóa đơn điện tử từ các phần mềm hóa đơn điện tử mình sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Nhìn chung, cách xuất hóa đơn điện tử của các phần mềm khác nhau có các thao tác không hẳn giống nhau nhưng cơ bản đều có sự tương đồng và không hề khó.

Như vậy, bài viết trên đây thaison.vn hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định đến bạn.

Mọi thắc mắc về xuất hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí của ThaisonSoft, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

  • Miền Bắc: 1900 4767
  • Miền Nam/Trung: 1900 4768

Các tin tức liên quan:

Tin tức cùng chuyên mục