Tại sao lại gọi là văn phòng điện tử?
Hiểu một cách đơn giản, nôm na thì văn phòng điện tử là một văn phòng làm việc trên hệ thống điện tử. Điều này cũng đồng nghĩa với những hình dung về một không gian làm việc có đồng nghiệp mặt đối mặt, có cả tá hồ sơ, sổ sách, tài liệu lưu trữ, máy móc xung quanh… sẽ không còn nữa. Thay vào đó, mọi hoạt động, mọi giấy tờ, mọi giao dịch hay thậm chí là tất cả các cuộc họp sẽ được thực hiện với chỉ các thao tác click, click và click.
Nghe có vẻ khó tin, tuy nhiên đây là cách mà rất nhiều các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng. Với kiểu văn phòng này, công ty của bạn, phòng làm việc của bạn sẽ có thể là tại quán cafe, công viên, một khu nghỉ dưỡng xa xỉ hay thậm chí là trên giường ngủ. Chỉ cần bạn có phần mềm, có internet, có máy tính hoặc smart phone là bạn có thể làm việc, có thể giao tiếp với đồng nghiệp, có thể thực hiện các cuộc họp mà chẳng cần phải tốn thời gian trà nước hay căng thẳng khi phải nhìn mặt đồng nghiệp, đối mặt với sếp.
Hơn thế nữa, bạn sẽ không phải loay hoay lục tìm cả đống tài liệu ố vàng hay sấp ngửa với cả tập báo cáo, hồ sơ in vội để trình ký như cách làm việc trước đây. Tất cả các thao tác sẽ được mã hoá và việc của bạn chỉ là nhấp chuột – kiểm tra – gửi đúng địa chỉ.
Vậy hiệu quả của mô hình làm việc này đến đâu?
Đây là câu hỏi khiến người dùng băn khoăn nhiều nhất trước khi quyết định áp dụng. Rõ ràng việc băn khoăn, ngập ngừng này không phải là không có lý do của nó.
Trước tiên phải thừa nhận một thực tế rằng, tại các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, các văn phòng theo mô hình truyền thống vẫn còn đang tồn tại khá nhiều. Thậm chí, nếu tiếp tục giữ nguyên và làm việc theo mô hình này thì … cũng chẳng sao. Các hoạt động vận hành bộ máy quản lý, bộ máy làm việc hàng ngày vẫn được vận hành, duy trì theo một nhịp độ ổn định, bền vững.
Vậy lý do gì để các doanh nghiệp, cơ quan phải chuyển đổi sang văn phòng điện tử?
Chuyển đổi để hoà nhập
An toàn, ổn định, không rủi ro là những điều thuyết phục chúng ta giữ lại một mô hình truyền thống. Nhưng nếu cứ chỉ sống trong vầng hào quang xưa cũ thì chắc chắn doanh nghiệp, cơ quan của bạn không còn là điều khác biệt nữa mà sẽ trở thành dị biệt. Bạn không thể mỗi ngày đều ngồi vào phòng họp lúc 8h sáng cùng cả công ty, đọc những tập báo cáo dày cộp trên mặt bàn hay chờ cả nửa tháng mới ký phê duyệt một hạng mục vì phải đi công tác… Thêm vào đó, đối tác của bạn cũng không có đủ kiên nhẫn để chờ những bưu phẩm chuyển qua đường bưu điện hay bay cả nửa vòng trái đất chỉ để đóng một con dấu. Do đó, nếu không muốn đơn độc, nếu không muốn bị gạt ra khỏi vòng xoay của sự phát triển thì doanh nghiệp, cơ quan của bạn bắt buộc phải thay đổi.
Chuyển đổi để phát triển
Khi đã hoà nhập, khi không còn đơn độc thì chẳng có lý do gì khiến doanh nghiệp của bạn không thể bứt phá. Với việc chuyển đổi này, những quyết định, những ý tưởng sẽ được triển khai nhanh chóng, kịp thời hơn; các hoạt động làm việc, quản lý sẽ được thực hiện chặt chẽ hơn để từ đó tăng năng suất, tăng chất lượng và hiệu quả cho cả bộ máy.
Văn phòng điện tử sẽ thay thế văn phòng truyền thống?
Đây là một câu hỏi không hề khó để trả lời. Rõ ràng là với sự cần thiết, với những lợi ích có thể dễ dàng nhìn thấy thì hiển nhiên, đây sẽ là mô hình làm việc của tương lai. Nói như vậy không có nghĩa là mô hình làm việc theo cách thức truyền thống sẽ bị xoá bỏ. Chúng ta vẫn cần những cuộc gặp mặt trực tiếp, vẫn cần một không gian làm việc theo đúng nghĩa, vẫn cần những văn bản, giấy tờ. Tuy nhiên, những điều này sẽ được hạn chế một cách tối đa để nhường chỗ cho những hình thức làm việc thực tế hơn, hiệu quả hơn, đáp ứng được những nhu cầu chung của sự phát triển.
Văn phòng điện tử Cloudoffice: Linh hoạt, hiệu quả, thiết thực
Nằm trong xu hướng hiện đại hoá hình thức, mô hình làm việc, phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice đã được cây dựng. Đây là phần mềm văn phòng hiện đại, linh hoạt và đặc biệt thiết thực, hiệu quả trong mô hình làm việc hiện nay.
CloudOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Nó không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…
Bởi những ưu điểm như trên, hiện nay văn phòng điện tử đang được rất nhiều các cơ quan, tổ chức đưa vào sử dụng như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam ,Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…
Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223
Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286