Hợp đồng scan có giá trị pháp lý không? Ưu nhược điểm của hợp đồng
Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?
Hợp đồng scan để lưu trữ hợp đồng thuận tiện và dễ dàng nhất.
1. Hợp đồng scan là gì?
Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử, thường được thể hiện dưới định dạng file PDF hoặc file ảnh (thường ở định dạng JPG, JPEG). Tuy nhiên, loại hợp đồng này không được coi là hợp đồng điện tử mà chỉ là một bản sao của hợp đồng.
Hợp đồng scan được sử dụng chủ yếu để gửi hợp đồng qua mạng, lưu trữ hợp đồng được nhanh chóng, thuận tiện, góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ,...
2. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng scan
Sử dụng hợp đồng scan có nhiều lợi ích.
Việc scan hợp đồng mang lại các lợi ích sau:
Lưu trữ các hợp đồng quan trọng
Scan hợp đồng là hình thức đơn giản và thuận tiện để sao lưu và bảo quản các hợp đồng quan trọng. Việc lưu trữ bằng cách này để khi cần đến, bạn dễ dàng tìm kiếm, phòng trừ các trường hợp bị mất, cháy, hỏng hợp đồng giấy.
Sử dụng máy scan hoặc ứng dụng scan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất các thông tin quan trọng trên hợp đồng, tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn hợp đồng.
Bảo mật thông tin
Lưu trữ thông tin dưới bản scan có cài đặt mã bảo mật truy cập là cách nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng cường an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp. Hình ảnh scan được lưu trữ dưới dạng PDF nên tính bảo mật tương đối cao.
Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng
Việc scan để chuyển hợp đồng giấy sang các file mềm lưu trữ trong máy tính, điện thoại sẽ giúp việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện, hiện đại. Người dùng dễ dàng truy cập để tìm kiếm thông tin hợp đồng.
3. Hợp đồng scan có tính pháp lý không?
Căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các bản sao được công nhận có giá trị pháp lý bao gồm:
Bản sao được cấp từ bản gốc: Là việc tổ chức, cơ quan đang quản lý bản gốc, căn cứ vào bản gốc để cấp bản sao. Nội dung của bản sao từ sổ gốc sẽ đầy đủ và chính xác như bản gốc.
Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực từ bản chính được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính.
Theo các quy định trên, chỉ có bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao từ bản gốc được cấp xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền thì mới có giá trị pháp lý.
Vì vậy, hợp đồng scan sẽ không có tính pháp lý.
4. Có nên lưu trữ hợp đồng theo hình thức scan?
Lưu trữ hợp đồng scan có nhiều ưu, nhược điểm.
Có nên sử dụng hợp đồng scan không? Hợp đồng scan có những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm của hợp đồng scan
Hợp đồng scan có những ưu điểm sau:
Thuận tiện, nhanh chóng: Việc scan hợp đồng được thao tác nhanh chóng, gửi - nhận dễ dàng qua email, mạng xã hội => Thuận tiện và dễ dàng phù hợp với phần lớn doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí: Scan hợp đồng góp phần tiết kiệm chi phí lưu trữ, vì hợp đồng scan dễ dàng lưu trữ trên máy tính, điện thoại mà không cần sử dụng đến giấy.
Bảo vệ môi trường: Vì hợp đồng scan tồn tại ở dạng file mềm, không sử dụng giấy in ấn nên sẽ góp phần giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Nhược điểm của hợp đồng scan
Ngoài những ưu điểm trên, hợp đồng scan vẫn có những hạn chế:
Không có giá trị pháp lý: vì vậy, không thể sử dụng hợp đồng scan để giao dịch, để làm căn cứ pháp lý.
Dễ bị giả mạo: Hợp đồng scan có khả năng bị giả mạo bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh.
Giải pháp tối ưu để lưu trữ hợp đồng
Hợp đồng điện tử iContract - Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng.
Vì hợp đồng scan vẫn có một số hạn chế nhất định nên doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng hợp đồng điện tử - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số hóa.
iContract là giải pháp hợp đồng điện tử được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công như: Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Hải quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,...
Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp iContract là phần mềm ký kết hợp đồng điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp, đảm bảo pháp lý, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số, bứt phá trong kỷ nguyên số.
Như vậy, Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử. Hợp đồng scan không có giá trị pháp lý nên không được dùng trong các giao dịch. Vì hợp đồng scan vẫn có một số điểm hạn chế trong lưu trữ, tính pháp lý nên doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu hóa quy trình ký kết, lưu trữ hợp đồng.
Hợp đồng thương mại là một trong những hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về bản chất và thường nhầm lẫn hợp đồng thương mại với hợp đồng dân sự. Vậy hợp đồng thương mại là gì và có những đặc điểm nào khác biệt so với hợp đồng dân sự?
Là một phương thức quản lý mới trong quá trình đầu tư xây dựng, hợp đồng EPC không còn xa lạ đối với các nhà thầu. Việc áp dụng hợp đồng EPC mang lại nhiều lợi ích đối với các nhà thầu trong việc giảm bớt gánh nặng chi phí, nhân lực, quản lý dự án. Trước khi ký kết hợp đồng này, nhà thầu cần lưu ý 6 vấn đề quan trọng dưới đây.
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là một dạng của hợp đồng lao động được sử dụng phổ biến hiện nay. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn có đặc điểm gì? ưu điểm nhược điểm của loại hợp đồng này như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Hợp đồng mua bán hàng hóa là một phần quan trọng trong các giao dịch thương mại, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm hợp đồng mua bán hàng hóa theo quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời giải thích chi tiết về các quy định liên quan đến việc giao hàng và thanh toán.
Trong hoạt động thương mại không thể thiếu đi các hoạt động chuyển nhượng cổ phần, theo đó việc ký kết hợp chuyển nhượng cổ phần được xác lập. Vậy, hợp đồng chuyển nhượng cổ phần là gì? Nội dung chính của hợp đồng như thế nào? Những thông tin dưới đây sẽ làm rõ hơn về vấn đề này.
Trong thời đại số hóa hiện nay, hợp đồng điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong các giao dịch thương mại và dân sự bởi những lợi ích nổi bật mà hợp đồng điện tử mang lại. Tuy nhiên, những rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử vẫn là mối lo của nhiều cá nhân, tổ chức. Bài viết này sẽ chỉ ra những nguy cơ tiềm ẩn khi thực hiện hợp đồng điện tử và các biện pháp phòng ngừa rủi ro.
Luật hợp đồng thương mại bao gồm những quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận nhằm điều chỉnh quan hệ hợp đồng. Đây là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng khi thực hiện giao kết hợp đồng. Khái niệm, những nguyên tắc cơ bản, đặc điểm pháp lý, điều kiện có hiệu lực,... là những nội dung quan trọng cần nắm được khi ký kết hợp đồng thương mại.
Chữ ký số là phương tiện không thể thiếu trong các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về giá cả của loại hình dịch vụ này. Vậy giá chữ ký số là bao nhiêu? Nên mua chữ ký số ở đâu? Làm sao để biết nhà cung cấp chữ ký số nào uy tín? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Để đăng nhập ứng dụng VssID trên thiết bị điện thoại người dùng có thể sử dụng nhiều cách khác nhau như đăng nhập bằng tài khoản mật khẩu hoặc đăng nhập bằng tài khoản VNeID
Hợp đồng thuê tài sản là văn bản pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên thuê và bên cho thuê. Việc lập hợp đồng đầy đủ, chi tiết sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp có thể xảy ra. Dưới đây mà quy định về hợp đồng thuê tài sản và mẫu hợp đồng theo đúng chuẩn để độc giả áp dụng.
Chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến trong các giao dịch điện tử, mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính bảo mật cao. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ về an ninh mạng nếu không được quản lý đúng cách. Do đó, việc áp dụng các biện pháp quản lý chữ ký số an toàn là vô cùng quan trọng để bảo vệ thông tin người dùng.
Báo giá phần mềm hợp đồng điện tử là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm ký kết hợp đồng điện tử. Bên cạnh các yếu tố như tính năng phần mềm, uy tín nhà cung cấp thì giá cả là một trong những yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp quyết định khi lựa chọn phần mềm phù hợp.
