Phần mềm quản lý văn thư Cloudoffice: Quản lý văn thư chuyên nghiệp, hiệu quả
Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice là một trong những phần mềm được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong các tổ chức cơ quan hành chính và các đơn vị doanh nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu về quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đầy đủ, toàn diệnm khả năng tra cứu nhanh chóng, kịp thời
Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice là một trong những phần mềm được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong các tổ chức cơ quan hành chính và các đơn vị doanh nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu về quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đầy đủ, toàn diện khả năng tra cứu nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời cung cấp bộ công cụ hỗ trợ quản lý mạnh mẽ trong điều hành công việc của tổ chức, cơ quan.
Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice là giải pháp tối ưu trong việc tin học hóa công tác hành chính, văn thư lưu trữ. Phần mềm giúp giảm tải công việc cho bộ phận văn thư, mang đến hiệu quả nhất định, quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và không gian lưu trữ tài liệu văn bản. Hiện đại hóa, đổi mới và nâng cao vai trò quan trọng của bộ phận văn thư góp phần hiện đại hóa công tác quản lý của tổ chức, cơ quan nói chung.
1. Phần mềm quản lý văn thư cloudoffice: Các chức năng và tiện ích
- Các chức năng quản lý văn thư với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật văn bản đi, đến, tờ trình, chức năng phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, có thể xem trực tiếp văn bản đính kèm và thống kê công văn theo ngày, tuần, tháng, năm.
- Chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ một cách đầy đủ và khoa học. Người dùng quản lý sắp xếp các tài liệu theo từng thời kỳ, theo vụ việc liên quan hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc.
- Chức năng đính kèm file nội dung văn bản kèm theo tiêu đề của văn bản. Điều này giúp cán bộ, công chức trong cơ quan có thể dễ dàng truy cập và xem nội dung văn bản thay vì chỉ nắm được tiêu đề của văn bản nếu như không có gắn file đính kèm. Việc đính kèm file có thể được thực hiện đối với hàng loạt văn bản cùng 1 lúc chứ không phải thực hiện với từng văn bản.
- Chức năng bình luận văn bản: Người dùng khi xem văn bản có thể thực hiện bình luận hoặc đưa ra ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản. Tính năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp văn bản có phát sinh vướng mắc trong quá trình triển khai áp dụng hoặc lấy ý kiến dự thảo văn bản. Người dùng thông qua chức năng này gửi và chia sẻ ý kiến để đơn vị phát hành văn bản nắm để có điều chỉnh kịp thời đối với các vướng mắc phát sinh
- Chức năng cho phép tạo mối quan hệ giữa các văn bản. Thông qua sơ đồ quan hệ, người dùng có thể biết được văn bản đang xem đã bị thay thế hoặc thay thế văn bản nào khác, là cơ sở để ban hành những văn bản nào hoặc được ban hành trên cơ sở văn bản nào.
- Chức năng cho phép xác định số ngày hoặc thời hạn phải xử lý xong. Những văn bản phải xử lý sẽ được phân công cho những đơn vị cấp dưới thực hiện theo bảng phân công xử lý văn bản. Các đơn vị này nhìn vào nội dung phân công sẽ tổ chức thực hiện xử lý văn bản theo thời hạn đã ghi. Chức năng này giúp cơ quan triển khai quản lý văn bản đến một cách chặt chẽ, những đơn vị chậm xử lý văn bản hoặc xử lý chưa triệt để đều thể hiện rõ trên chương trình, là cơ sở để lãnh đạo cơ quan đánh giá khả năng hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, mức độ tồn đọng công việc của các phòng ban, đơn vị cấp dưới.
- Chức năng cho phép từng đơn vị tự in, thống kê văn bản theo biểu mẫu quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ; thống kê các văn bản còn tồn chưa xử lý hoặc quá hạn xử lý kèm theo lý do về sự chậm trễ xử lý….Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với các cơ quan, đơn vị thường hay phải xử lý trả lời văn bản đến.
- Và rất nhiều tính năng khác…
2. Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice: Các lợi ích đem lại.
Đối với cấp lãnh đạo.
- Hỗ trợ việc chỉ đạo điều hành công tác văn thư của lãnh đạo.
- Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị di động thông minh với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể và có thể chỉ đạo từ xa khi họp ở ngoài hoặc đi công tác.
- Cho phép lãnh đạo các đơn vị từ văn bản nhận được có thể khởi tạo công việc liên quan giao cho công chức trong đơn vị xử lý và theo dõi thông qua đầu công việc đó.
- Cho phép lãnh đạo cơ quan thực hiện xem và phê duyệt các văn bản do các đơn vị trình ban hành.
- Theo dõi đánh giá đình hình xử lý văn bản của các đơn vị chức năng cấp dưới.
Đối với cấp nhân viên:
- Giúp bộ phận văn thư hiện đại hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản khi có yêu cầu.
- Xử lý văn bản đi văn bản đến hiệu quả, giảm thiểu sai sót, thất lạc.
- Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn
- Tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí hành chính.
Mọi chi tiết về phần mềm cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ CloudOffice:
Điện thoại: 1900 1286, email: info@thaison.vn
Website: http://thaison.vn, http://cloudoffice.com.vn
Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice là một trong những phần mềm được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong các tổ chức cơ quan hành chính và các đơn vị doanh nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu về quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đầy đủ, toàn diệnm khả năng tra cứu nhanh chóng, kịp thời
Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
Phần mềm quản lý hồ sơ không chỉ mang đến cho các doanh nghiệp, cơ quan một văn phòng không bị choáng ngợp bởi hồ sơ, giấy tờ, sổ sách mà còn tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và hiện đại
Quản lý văn bản và những điều cần biết
25/05/2015
Quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Và để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị
Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice là phần mềm được thiết kế chuyên dụng nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Phần mềm quản lý điều hành công việc CloudOffice có nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kiểm soát và phân công nhiệm vụ một cách đơn giản, nhanh chóng, và chính xác thông qua các thiết bị di động thông minh SmartPhone
Sáng ngày 11/6/2014, tại Hội trường Cục Hải quan Bình Dương đã diễn ra buổi tập huấn giới thiệu và hướng dẫn sử dụng phần mềm xử lý công việc và văn bản CloudOffice. Buổi tập huấn do Cục Hải quan Bình Dương phối hợp với Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn thực hiện. Tham dự tập huấn có hơn 60 cán bộ công chức của Cục Hải quan Bình Dương
Theo kế hoạch, ngày 01/10/2014 Cục Hải quan Bình Dương sẽ chính thức chạy phần mềm điều hành và quản lý công việc CloudOffice thay cho phần mềm Net office cũ.
Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu
Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư
